Se você chegou até este conteúdo, provavelmente está buscando saber mais sobre a redução de custos para a sua PME, não é mesmo? Basicamente, o conceito refere-se a um conjunto de estratégias que promovem a otimização dos recursos financeiros de uma empresa, agindo como um diferencial competitivo capaz de impulsionar sua lucratividade e sua competitividade no mercado consumidor.

Mas de que forma o domínio da redução de custos pode transformar sua empresa em um modelo de eficiência sem prejudicar sua capacidade operacional? Para descobrir, é só continuar com a gente até o final deste blogpost. Assim, você encontrará as ferramentas e as estratégias necessárias para passar por esse processo de forma inteligente e alcançar resultados concretos!

Quais são os tipos de custos de uma empresa?

Os custos de uma empresa geralmente são divididos em 4 categorias principais, fixos, variáveis, diretos e indiretos, e se diferenciam pela regularidade dos seus pagamentos. Se você nota que o seu empreendimento precisa de uma gestão financeira eficiente, é essencial que entenda cada um deles:

1. Custos fixos: são aqueles que permanecem constantes, independentemente do volume de vendas da organização ou do seu nível de produção. Podem ser despesas com aluguel, salários dos funcionários administrativos, taxas e impostos fixos, seguros e depreciação de equipamentos;
2. Custos variáveis: estão diretamente relacionados ao volume de produção ou vendas. Por exemplo, matéria-prima, reembolso de despesas corporativas, comissões de vendas e custos de transporte são considerados custos variáveis, pois aumentam ou diminuem conforme a atividade da empresa;
3. Custos diretos: são aqueles facilmente atribuíveis a um produto ou serviço específico. Os custos da matéria-prima, por exemplo, estão diretamente relacionados à produção do item ao qual foi destinado;
4. Custos indiretos: ao contrário dos custos diretos, eles não podem ser facilmente atribuídos a um único produto ou serviço. Dentre eles, podemos citar os custos de manutenção de instalações, marketing e despesas administrativas.

Métodos para categorizar os custos

Ah! E você sabia que existem métodos para analisar e categorizar todos esses tipos de custos? Pois bem! Isso é importante, afinal, do que adianta reconhecer cada um deles e não saber dividi-los para que haja uma gestão correta, não é mesmo? Então, aqui vão alguns dos mais comuns:

• Análise custo-volume-lucro (CVL): avalia como as mudanças no volume de vendas afetam os custos, as receitas e os lucros da empresa e ajuda a determinar o ponto de equilíbrio no cálculo de lucratividade — quando as receitas totais igualam os custos totais, resultando em lucro zero;
• Análise ABC (Activity-Based Costing): atribui custos indiretos a produtos ou a serviços com base nas atividades necessárias para produzi-los e identificar quais atividades consomem mais recursos, bem como onde os cortes de custos podem ser mais eficazes;
• Análise de margem de contribuição: calcula a margem de contribuição de cada produto, subtraindo os custos variáveis das receitas geradas por ele. Assim, ela ajuda na tomada de decisões sobre quais produtos ou serviços devem ser priorizados com base em sua contribuição para cobrir os custos fixos e gerar lucro;
• Análise de custos padrão: estabelece custos esperados para materiais, mão de obra e custos gerais de fabricação com base em padrões pré-determinados. É feita uma comparação dos custos reais com os custos padrão para identificar desvios e tomar medidas corretivas.

7 estratégias efetivas para fazer a redução de custos da sua empresa

Agora que você entendeu o que é a redução de custos e como parametrizá-los, vamos ao que interessa. Abaixo, trouxemos 7 dicas de como colocá-la em prática com a implementação de tecnologias, de metodologias de liderança e gestão de clima organizacional, de atividades sustentáveis, de controle de estoque e de renegociações. Confira!

1. Reduza custos fixos e determine um orçamento para cada área

A primeira dica para fazer a redução de custos é: identifique as despesas fixas da sua empresa (como telefone, internet e água) para entender de que forma elas podem ser diminuídas.

As contas de água, por exemplo, podem ter alterações significativas se você reutilizar. Que tal optar por planos de telefonia que já vêm com a internet incluída? Dependendo da escolha, o valor pode vir mais baixo no final do mês!

Outra opção bem vantajosa é implementar o modelo de home-office para reduzir despesas com a energia, os materiais de escritório e até mesmo com o aluguel do seu ponto comercial.

Com a economia obtida na redução de custos fixos, você terá mais liberdade para estipular um orçamento para cada setor da sua empresa e, assim, implementar melhorias em áreas nas quais antes não seria possível em razão da defasagem do seu capital de giro.

2. Implemente tecnologias e automatize os processos

Como podemos notar com o passar dos últimos anos, a tecnologia vem desempenhando um papel fundamental não apenas no dia a dia da população, mas também na redução de custos de empresas de todos os portes e segmentos.

Softwares e ferramentas automatizadas desenvolvidos com inteligência artificial podem ser utilizados para gerenciar estoques, finanças, projetos e outras áreas da empresa, automatizando tarefas manuais, aumentando expressivamente a sua eficiência e reduzindo os riscos de erros.

Um exemplo disso são os sistemas de gestão empresarial (ERP), que integram e automatizam processos como contabilidade, estoque, vendas e recursos humanos. Com eles, as empresas têm uma visão muito mais abrangente das operações internas, além de facilitar a tomada de decisões com base em um grande big data.

Outras ferramentas, como softwares de gestão de projetos e de atendimento ao cliente, também podem ajudar a melhorar a eficiência e a reduzir os custos operacionais. Aquelas online servem para comunicação interna e colaboração entre equipes, como videoconferências e chats, e soluções em nuvem podem ser opções para armazenar dados e reduzir custos com infraestrutura de TI.

3. Aplique a gestão de recursos humanos

Nossa terceira dica para fazer a redução de custos dentro da sua empresa é o investimento no desenvolvimento e no treinamento dos funcionários. Isso pode ser alcançado por meio de programas de capacitação, workshops e cursos de aperfeiçoamento profissional, resultando em força de trabalho mais produtiva e qualificada.

Além disso, é importante otimizar a alocação de recursos humanos para garantir que cada funcionário esteja desempenhando um papel que agregue valor ao seu negócio. Algumas opções envolvem a reorganização das equipes, a implementação de sistemas de gestão de desempenho e a terceirização de tarefas não essenciais.

Criar um plano de carreira também é uma opção para motivar os colaboradores e reduzir a rotatividade de mão de obra, o que geraria custos com demissões e novas contratações. Por fim, não se esqueça de incentivar a cultura de feedback constante entre os colaboradores e gestores para identificar oportunidades de melhoria e fortalecer o trabalho em equipe, viu?

4. Utilize a sustentabilidade como estratégia de redução de custos

Pode parecer incomum de primeira, mas além dos benefícios ambientais, a adoção de práticas sustentáveis pode resultar em economias financeiras por meio da redução de custos operacionais a longo prazo. Algumas opções são:

• Reduzir o consumo de energia: utilize lâmpadas LED, desligue equipamentos eletrônicos quando não estiverem em uso e implemente medidas de eficiência energética;
• Recicle e reuse: reutilize materiais e busque alternativas para que eles sejam úteis em novos processos;
• Diminua o consumo de água: instale torneiras com temporizador, utilize vasos sanitários com descarga eficiente.

Essas são apenas algumas práticas ESG simples, mas que podem proporcionar um grande impacto na redução de custos da sua empresa ao longo do tempo. Se campanhas de conscientização entre os colaboradores forem feitas, os resultados serão muito mais tangíveis.

5. Gerencie seu estoque

Você sabia que existem sistemas de gestão que permitem registrar entradas e saídas de produtos, definir níveis mínimos de estoque e receber alertas quando necessário? Esse é mais um dos impactos positivos da tecnologia na redução de custos das empresas.

Para garantir a convergência de informações, você pode realizar inventários periódicos. Eles consistem em contagens físicas e regulares do estoque para verificar se há divergência entre os dados do sistema e a quantidade real de produtos. Já o método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) é outra opção para evitar o vencimento e a perda de produtos com regras definidas para as compras.

Independentemente da quantidade de metodologias de gestão implementadas, é importante monitorar o giro de estoque. Essa é a relação entre o custo das vendas e o valor médio do estoque. Ela serve para identificar produtos com baixa saída e tomar decisões sobre promoções ou descontinuidades.

6. Renegocie dívidas e taxas com bancos

Negociar taxas e dívidas com bancos pode gerar uma economia significativa para a empresa, liberando recursos para investimentos e melhorando a fluência de valores que entram e que saem.

A primeira coisa a se fazer aqui é analisar os contratos bancários para identificar oportunidades de redução de taxas de juros, tarifas e encargos. Depois, compare as taxas oferecidas por diferentes bancos para negociar melhores condições com o seu banco atual.

Quanto às pendências financeiras, considere a negociação e a consolidação de dívidas em um único empréstimo com uma taxa de juros mais atrativa, pois isso simplificará a gestão do fluxo caixa.

Por fim, demonstre um bom histórico financeiro mantendo o pagamento das dívidas em dia para fortalecer a sua posição na negociação com os bancos.

7. Renegocie prazos com fornecedores

Nossa última dica é renegociar contratos com fornecedores, pois essa é uma forma eficiente de fazer a redução de custos com matérias-primas, insumos e outros serviços prestados por terceiros. Aqui vão algumas dicas de como fazer isso:

• Aumente o poder de negociação com fornecedores comprando maiores volumes ou buscando parcerias de longo prazo;
• Solicite e negocie prazos de pagamento mais longos para melhorar o fluxo de caixa da empresa. O relacionamento contínuo com fornecedores pode abrir espaço para acordos mais favoráveis;
• Avalie o mercado para identificar novos fornecedores que possam oferecer melhores preços e condições de pagamento;
• Negocie descontos por pagamento à vista ou adiantamento parcial das faturas;
• Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores para facilitar as negociações e garantir um bom atendimento.

Qual é a importância do monitoramento para a redução dos custos?

O monitoramento fornece uma visão abrangente dos gastos da empresa, desde os custos fixos até os variáveis, diretos e indiretos. Isso faz com que você possa identificar áreas com potencial de otimização e tomar decisões estratégicas embasadas em dados concretos.

Essas análises podem ser feitas por meio da implementação de sistemas de controle e monitoramento de custos capazes de fornecer insights em tempo real sobre os gastos da empresa. A partir disso, você também conseguirá:

• Detectar desperdícios, retrabalhos e outros gargalos que impactam negativamente os custos;
• Embasar as decisões estratégicas relacionadas à redução de custos, pois com base nos indicadores acompanhados, é possível definir metas realistas, implementar ações eficazes e avaliar os resultados obtidos em determinados períodos;
• Garantir de que os recursos sejam utilizados de forma eficiente, afinal, as empresas têm que se manter relevantes no mercado competitivo e oferecer produtos ou serviços com preços atrativos aos clientes;
• Aumentar sua lucratividade a partir de mais recursos para investir em crescimento, inovação e expansão dos negócios.

Além das dicas acima, é importante que você invista na implementação de indicadores de desempenho específicos para a gestão de custos, como o custo médio por unidade produzida ou o percentual de redução de custos em relação ao período anterior.

Assim, você conseguirá acompanhar o progresso da sua empresa ao longo do tempo e ajustar as estratégias conforme necessário para atingir as metas estipuladas.

Finalizamos o conteúdo de hoje com nossas 7 dicas de ouro para fazer uma redução de custos eficaz na sua empresa e esperamos que ele seja muito útil para que você alcance seus objetivos a curto, médio e longo prazo.