Administrar uma empresa não é fácil, afinal, os gestores devem se preocupar com diversos aspectos importantes para uma organização, como financeiro, marketing digital, orçamento empresarial e muito mais. Esse processo pode ser confuso, principalmente para as PMEs (pequenas e médias empresas) que estão no mercado há pouco tempo.

Apesar disso, com disciplina e organização, é possível atingir ótimos resultados. Por exemplo, existem planilhas que podem auxiliar no processo de manutenção do orçamento empresarial. Para te ajudar com isso, preparamos esse conteúdo sobre o assunto, além de um e-book completo ao final. Continue conosco e entenda!

O que é um orçamento empresarial?

O orçamento empresarial está muito relacionado com o ato de controlar e estimar gastos, despesas e lucros de uma empresa a médio prazo. Esse processo pode estar ligado com planilhas e outras ferramentas de controle que ajudam na análise dessas informações.

Ele é um plano financeiro que auxilia na gestão e no controle das finanças da empresa, oferecendo uma visão estruturada das atividades financeiras projetadas. Outro ponto importante a ser reforçado é que o orçamento empresarial auxilia no processo de análise do fluxo de caixa da empresa, promovendo uma gestão financeira mais eficiente e saudável.

Apesar de que essa estratégia tenha o objetivo de auxiliar no processo de organização de um negócio a longo prazo (entre 1 a 3 anos, a depender do segmento), ela também ajuda a avaliar o resultado mensal da sua empresa de forma mais rápida e eficiente. Afinal, o orçamento empresarial colabora no estabelecimento de metas e objetivos para comparar os resultados e tomar ações corretivas quando necessário.

Um orçamento empresarial típico inclui diversas categorias de receitas e despesas, como vendas, custos de produção, despesas operacionais, investimentos e financiamentos. Ele é uma ferramenta dinâmica que pode ser ajustada conforme as condições de mercado mudam ou novas informações tornam-se disponíveis.

Qual é a importância do orçamento empresarial para as empresas?

Toda empresa, independentemente de sua área de atuação ou porte, precisa ter total controle sobre os aspectos financeiros da organização. Afinal, os negócios devem ser capazes de se manter saudáveis e competitivos no mercado. Além disso, é válido ressaltar que a falta de organização é um dos principais fatores que contribuem para o fracasso das empresas atualmente.

A verdade é que o orçamento empresarial nada mais é do que uma forma avançada de organização dos aspectos de gestão de microempresas, assuntos administrativos e financeiros de um negócio. É com essa abordagem que as empresas podem manter um fluxo de caixa seguro e saudável, tendo sempre a estimativa de gastos e ganhos dos próximos meses.

Outro ponto a ser ressaltado é que o orçamento empresarial pode desempenhar um papel muito importante para os empreendedores que estão iniciando seus negócios agora. Afinal, esse estudo ajuda a planejar os custos iniciais que a empresa terá, fazendo com que o empresário já inicie sua organização com uma previsão segura dos gastos e ganhos.

Passo a passo de como fazer um orçamento empresarial

Entendemos como fazer um orçamento empresarial pode ser difícil, uma vez que envolve diversos dados e aspectos da empresa. Por isso, preparamos uma série de dicas úteis para você colocar em prática e conseguir avaliar melhor o desempenho da sua organização. Veja:

1. Entenda a situação atual da organização

O primeiro passo para criar o seu orçamento empresarial é entender com clareza a situação empresarial da sua organização. Isto é, esse é o momento de avaliar diversos aspectos organizacionais com franqueza, ou seja, não omita seus problemas, dores e dificuldades.

Para obter resultados satisfatórios, antes de tudo, você deve aceitar que sua empresa não é perfeita, pois só assim você conseguirá identificar o ponto de equilíbrio do negócio, bem como os aspectos a serem melhorados e as oportunidades não vistas anteriormente.

Mas existe um “porém”: você deve analisar os dados anteriores da sua organização para enxergar quais são esses problemas. Nossa dica é avaliar as informações dos últimos três anos, caso sua empresa seja mais nova que isso, busque os dados de todo o período de funcionamento do negócio.

Entre as informações que você precisa considerar, estão: a média de lucratividade dos outros anos, os gastos variados (incluindo com tributos, situações ordinárias e custos fixos), o funcionamento da sazonalidade na sua empresa e outros aspectos similares.

2. Tenha suas metas e objetivos bem estabelecidos

O orçamento empresarial é uma ferramenta essencial para o planejamento financeiro, o controle e a tomada de decisões dentro de uma organização. Para garantir a efetividade dessa abordagem, é necessário ter as metas e os objetivos bem estabelecidos. Afinal, eles são os responsáveis por estabelecer a direção estratégica da empresa. Elas definem onde a organização deseja chegar a curto, médio e longo prazo.

O orçamento deve refletir essas metas, garantindo que os recursos financeiros sejam alocados de maneira a impulsionar o progresso em direção a esses objetivos estratégicos. Além disso, objetivos específicos fornecem critérios mensuráveis para avaliar o desempenho da empresa.

Por exemplo, se a empresa está montando um plano de expansão empresarial, essa avaliação é crucial para identificar áreas de sucesso e aquelas que precisam de ajustes no orçamento para impulsionar o planejamento.

Por último e não menos importante, metas transparentes e compreensíveis ajudam a envolver a equipe, proporcionando um senso de propósito e direção. Com isso, os funcionários também conseguem compreender como suas contribuições individuais se encaixam no quadro geral, incentivando a colaboração e o alinhamento de esforços.

Tendo isso em mente, busque desenvolver metas e objetivos alinhados com as necessidades e as ambições da sua organização. Assim, as chances de alcançar resultados satisfatórios são maiores.

3. Conte com as ferramentas ideais

Existem diversas ferramentas especializadas em orçamentos que permitem a automação de tarefas, agilizando o processo de coleta e de análise de dados financeiros, sendo muito benéficas para os negócios. Afinal, a automação reduz a probabilidade de erros humanos, garantindo maior precisão nos cálculos e na apresentação dos resultados.

Esse processo pode ser simplificado e realizado com menos custos por meio de ferramentas mais simples, como planilhas feitas especificamente para o orçamento empresarial. O importante é integrar dados de diferentes fontes, como contabilidade, vendas, folha de pagamento e outras. A integração eficiente das informações permite uma visão holística das finanças da empresa, proporcionando uma base sólida para a criação de um orçamento abrangente.

Ao contar com ferramentas ideais, as empresas podem melhorar a eficiência do processo de orçamento, reduzir riscos e tomar decisões mais fundamentadas. Essas ferramentas não apenas simplificam a criação do orçamento, mas também contribuem para uma gestão financeira mais estratégica e eficaz.

4. Anote todos os seus gastos e despesas com detalhes

O processo de anotação de todos os gastos e despesas, conhecido como categorização e rastreamento de despesas, oferece uma visão detalhada das finanças da empresa e fornece informações essenciais para a elaboração de um orçamento realista.

Primeiramente, é válido lembrar que o orçamento empresarial é responsável por monitorar e analisar o fluxo de caixa da organização. Ao registrar todos os gastos, desde despesas operacionais e custos variáveis, é possível obter uma visão completa dos fluxos da empresa. Isso ajuda a identificar áreas de maior despesa e a tomar medidas para otimizar esses custos.

Além disso, o orçamento empresarial é o momento ideal para compreender como está o andamento de ações feitas ao longo dos anos e os gastos e ganhos vindos nesse período. Com isso, é possível identificar os padrões ao longo do tempo, etapa essencial para prever despesas futuras com maior precisão e para ajustar o orçamento conforme necessário.

Lembre-se de que ter informações detalhadas sobre os gastos capacita os gestores a tomar decisões informadas. Se há um entendimento claro de onde o dinheiro está sendo gasto, as decisões estratégicas podem ser alinhadas com as prioridades financeiras da empresa.

Consequentemente, torna-se mais fácil identificar as áreas de desperdício financeiro, possibilitando a implementação de estratégias para reduzir custos desnecessários e otimizar a eficiência operacional. Isso também deixará a empresa mais bem preparada para lidar com imprevistos e situações de emergência que exijam investimentos financeiros.

5. Acompanhe e analise os resultados sempre

O orçamento empresarial não se resume apenas à sua criação, mas é uma prática contínua que permite avaliar o desempenho financeiro da empresa em relação às metas estabelecidas. Acompanhar os resultados permite comparar os valores reais com as previsões orçamentárias. Essa comparação ajuda a identificar desvios e a avaliar se a empresa está aderindo ao planejamento financeiro.

Outro ponto relevante é que a análise contínua revela variações nos resultados ao longo do tempo. Isso possibilita a identificação de tendências, como picos sazonais ou mudanças nas condições do mercado, permitindo ajustes no orçamento conforme necessário.

Além disso, os resultados em tempo real fornecem informações cruciais para a tomada de decisões rápidas. Se a empresa enfrenta desafios financeiros ou oportunidades inesperadas, a análise contínua ajuda a ajustar a estratégia rapidamente.

Com isso, também é possível revisar e atualizar o orçamento conforme necessário — processo é vital para garantir que o planejamento financeiro esteja alinhado com as condições de negócios em constante mudança.

Como simplificar o orçamento de pequenos negócios

O orçamento empresarial é um processo muito complexo, mas por incrível que pareça, é possível simplificar essa estratégia para os pequenos e médios negócios que precisam de um modelo mais simplificado e prático. Em primeiro lugar, faça um planejamento estratégico, identifique e priorize as despesas essenciais da sua organização.

Lembre-se de se concentrar nos gastos que são fundamentais para a operação do negócio, como aluguel, serviços públicos, salários e matéria-prima. Esses aspectos essenciais são os responsáveis por garantir o sucesso da empresa, afinal, uma organização que não consegue manter suas contas básicas possui poucas probabilidades de atingir o sucesso.

Além disso, aposte em uma maneira simples e efetiva de manter o seu orçamento empresarial: tenha uma planilha! Muitas pessoas consideram esse instrumento uma forma complexa de manter a organização da empresa, e é possível entender, afinal, o Excel ou o Google Sheets envolvem muitas fórmulas e "regras" específicas.

Apesar disso, se você conseguir utilizar um modelo pré-pronto de orçamento empresarial, o processo de avaliação e de controle do seu fluxo de caixa ficará muito mais simples. O importante é manter os dados sempre atualizados para realizar um monitoramento mais eficaz.

Faça previsões financeiras com base em estimativas conservadoras. Evite ser excessivamente otimista em relação às receitas e mantenha uma margem para imprevistos.

Outro aspecto muito importante a ser ressaltado é que alguns pequenos negócios possuem dificuldade em criar e manter um orçamento empresarial muito longo. Por isso, uma boa alternativa é optar por um controle mais simplificado, dividindo as despesas mensais e ajustando-as conforme necessário. Uma abordagem mensal pode ser mais fácil para realizar a gestão orçamentária do que um orçamento anual para as pequenas e médias empresas.

Baixe a planilha de orçamento empresarial da Serasa Experian!

Precisando de uma ajudinha para organizar as finanças da sua empresa? Não se preocupe! Nós preparamos um material completíssimo sobre orçamento empresarial que vai te ajudar a colocar a saúde financeira do seu negócio em dia.

Muitas empresas optam por ferramentas de gestão online, mas sabemos que os pequenos negócios geralmente preferem utilizar opções gratuitas. Por isso, a boa e velha planilha pode ser sua aliada nessa etapa. Mas calma, não precisa se preocupar, a Serasa Experian já preparou uma planilha para você! Basta você preencher o arquivo com os dados e as informações relevantes do seu negócio.

Além disso, também entendemos como mexer nesses documentos pode ser confuso, afinal, envolve diversas fórmulas e condições. Por isso, o e-book que preparamos te explica cada passo e conceito necessário para fazer o seu orçamento empresarial na planilha.

Com o material, você vai conseguir:

• Analisar o fluxo de caixa futuro da sua empresa em um período de 360 dias a partir da data atual;
• Avaliar o resultado mensal da sua empresa de forma rápida, simples e em tempo real.

Legal, não é? Já está preparado para cuidar do orçamento da sua empresa? Baixe agora, de graça, e receba o e-book com dicas essenciais para organizar suas finanças!

Esperamos que você tenha gostado desse conteúdo. A Serasa Experian se preocupa com o bem-estar das pequenas e médias empresas, por isso, em nosso blog, você encontra muitos outros conteúdos similares a esse, com dicas de gestão financeira, administrativa, marketing e muito mais.

Continue nos acompanhando para não perder nenhum outro texto ou e-book com conteúdos ricos. Até a próxima!