Dicas valiosas para otimizar seu controle de fornecedores

Os fornecedores são um componente crucial na cadeia produtiva de qualquer empresa, independentemente do setor ou porte. Eles são responsáveis por garantir os insumos, matérias-primas, serviços e equipamentos necessários para que a empresa possa produzir ou distribuir seus bens ou serviços.

Por isso, fazer o monitoramento de parceiros comerciais para a proteção do seu negócio e observar constantemente suas atividades é essencial para que seu empreendimento prospere e seus fornecedores aprimorem cada vez mais os serviços, o que diminui riscos ao seu negócio, minimiza danos, aumenta a transparência e fideliza ainda mais os consumidores.

Já pensou se seu principal fornecedor declara falência? Ou então, se o seu parceiro de logística enfrenta dificuldades financeiras e compromete o escoamento da produção? É importante pensar em como tudo isso afetaria seu negócio, e pensando nisso, vamos explicar melhor todos os aspectos, vantagens e como fazer um bom controle, com estratégias otimizadas para seu negócio. Vamos lá?

O que é controle de fornecedores?

Basicamente, a gestão de fornecedores é a constância de monitorar as ações cotidianas e o desempenho dos seus parceiros dentro e fora da sua empresa, a fim de avaliar se continuam sendo bons aliados e se cumprem com suas obrigações, trazem produtos de qualidade, têm eficiência, cumprem prazos, etc.

Esse acompanhamento próximo traz bons frutos ao seu negócio por meio da definição de parâmetros inovadores para otimizar os resultados a curto, médio e longo prazo, e até mesmo auxiliar na escolha de parceiros novos para aumentar a performance de sua gestão de carteira de crédito, caso fornecedores antigos parem de cumprir com deveres acordados.

De modo geral, ele traz inúmeras vantagens para ambos, por exemplo:

• Aumentar cada vez mais os níveis de qualidade para os consumidores;
• Minimizar as perdas na produção;
• Satisfazer e fidelizar ainda mais os clientes;
• Ampliar as vendas e o fluxo comercial;
• Agilizar os processos internos empresariais;
• Controlar eficientemente os gastos;
• Fazer negociações vantajosas;
• Analisar a capacidade produtiva e financeira dos fornecedores;
• Agregar valor em produtos, serviços e até matéria-prima;
• Garantir maior competitividade e reconhecimento no mercado;
• Prever possíveis riscos de inadimplência;
• Perceber falta de suprimentos em estoque;
• Auxiliar na organização e preparação em momentos de altas demandas, como Black Friday, Natal, Páscoa etc.

Para que todos os benefícios sejam alcançados, é preciso fazer um controle estratégico e vamos ensinar isso no próximo tópico. Continue a leitura e descubra!

Como fazer um bom controle de fornecedores? Aprenda com 6 passos!

A forma mais eficiente de fazer um bom controle de fornecedores é definindo e apurando processos estratégicos para melhorar as relações interempresariais e até mesmo selecionar diferentes fontes de parcerias. Essas ações são possíveis por meio da implementação da Supplier Relationship Management (SRM) ou Gestão de Relacionamento com Fornecedores.

Esse processo controla e analisa a maior parte das atividades interativas entre uma organização e seus parceiros, com o intuito de administrar, gerenciar, monitorar e identificar meios de aquisição de produtos e recursos, e ainda ajustar o limite de crédito de acordo com a alteração de risco do seu parceiro comercial, em casos mais extremos.

Com a ajuda de ferramentas tecnológicas que analisam o comportamento de clientes e fornecedores, os negócios são potencializados ao determinar o plano de ação empresarial, promover a comunicação assertiva, investir em um relacionamento saudável e realizar avaliações de desempenho regulares, mitigando até mesmo os riscos de inadimplência ou falência.

Além destas, elas podem ser um bom caminho para automatizar as fases e aumentar o fluxo de produção dos setores e dos processos logísticos, já que essas funções demandam muito tempo e produtividade. Assim, se voltadas para a gestão de fornecedores, vão contemplar os melhores recursos para otimizar as tomadas de decisão.

1. Trace objetivos claros para cada tipo de fornecedor

O primeiro passo é traçar objetivos e metas claras e alcançáveis de acordo com os recursos disponíveis, divididas para pequeno, médio e longo prazo, independentemente do tipo, porte da empresa e do momento em que se encontram.

Começar pela análise da situação dos clientes atuais é fundamental, por meio de listas informativas do seu desempenho passado, qualidade dos produtos ou serviços, preços e prazos de entrega.

Com base nessa análise, você poderá estabelecer novas metas e parâmetros para cada fornecedor, definindo expectativas e critérios específicos a cada situação.

Dentro desses parâmetros, você pode definir ainda os itens essenciais para manter no empreendimento, táticas de ampliação de vendas comerciais, tarefas semanais e mensais, elaboração de estratégias de marketing digital e até mesmo aprender como ter segurança de dados na gestão de carteira para não ter perdas significativas vindas de um mau planejamento.

Além disso, você pode traçar estratégias para parceiros que se encontram em processo de recuperação judicial ou em pendências com a Receita Federal, por exemplo, e alinhar seus objetivos com as situações reais de fornecedores inadimplentes, que demonstram interesse em resolver os conflitos e reatar o vínculo com sua empresa.

Outra opção para quando pensamos em fornecedores de insumos, serviços e logística para indústrias, por exemplo, é usar as ferramentas de gestão e monitoramento para analisar individualmente os perfis, de acordo com as demandas de cada tipo de empresa, pedidos de clientes, entrega de fornecedores e afins.

É importante revisitar os planos e garantir que todos esses alinhamentos estejam bem claros para ambos os lados do contrato, além de estarem acordados e planejados em conformidade com cada época do ano, dependendo do setor de produção e do incremento de vendas.

Acompanhando todas as mudanças e evoluções das empresas no mercado, fica mais simples traças metas para manter uma constância de produção efetiva, desenvolver novos objetivos de entregas, estipular prazos personalizados e compor com excelência toda a oferta.

Portanto, não hesite em deixar claro todos os objetivos idealizados para que, em conjunto, sejam mais bem desenvolvidos e assim corram menos riscos de impactos financeiros negativos, com uma produtividade mal gerenciada que pode resultar em inadimplências com o governo e até perda de credibilidade.

2. Faça a homologação dos fornecedores

A homologação de fornecedores é o processo no qual a empresa que a realiza submete seus fornecedores a condições específicas com os objetivos de garantir o funcionamento dos seus serviços e soluções e ainda verificar se estão aptas para continuar atuando.

Por meio dele, as empresas se aproximam mais e negociam melhores estratégias de produtividade para ambos os lados, resultando em melhores prazos, condições de pagamento, segurança, entregas sem atrasos e preços mais atraentes. Tão importante quanto isso, evitam parcerias com organizações que possuem pendências financeiras ou judiciais, por exemplo.

Depois de definido, é importante certificar que os níveis de qualidade do fornecimento se mantenham elevados e ficar alerta a possíveis alterações na cadeia produtiva e de fornecimento!

3. Aposte em relacionamentos saudáveis com os parceiros

Nos contratos criados atualmente, cada vez mais se preza por relações humanizadas, transparentes e saudáveis em ambientes de trabalho leves e respeitosos. Assim, a gestão, tanto de colaboradores internos quanto de fornecedores e parceiros comerciais, deve ser pautada na boa comunicação e vínculos confiáveis.

Essa relação vai permitir que todos os lados tenham segurança para traçar estratégias vantajosas aos seus respectivos negócios, com comprometimento e empatia para elevar o nível satisfatório dos consumidores e destacar ainda mais seus serviços no mercado.

Então, aposte em boas práticas de efeito garantido, como:

• Escolha os canais de comunicação mais usados por cada um;
• Compartilhe sempre ideias, pautas e novidades;
• Alinhe todos os objetivos com clareza;
• Resolva conflitos com empatia e passividade;
• Promova relações e conversas leves e confortáveis.

Dessa forma, temos certeza de que este será mais um diferencial para sua empresa, pois empreendimentos que prezam por toda essa proximidade e companheirismo saem ganhando. Esse comportamento fortalece a parceria, ajuda na reconciliação com fornecedores de longa data, se refletindo na melhoria da prospecção de novos leads e fidelização dos clientes.

4. Invista em KPIs

Resumidamente, a sigla KPI significa Key Performance Indicator, ou seja, um Indicador-chave de Performance.

Essa metodologia é utilizada para monitorar e medir a eficiência das ações executadas pela empresa, analisando se suas ações e departamentos estão de acordo com os ideais propostos pela organização, identificando falhas nos processos e percebendo pontos a serem melhorados.

Você pode adaptar este conceito à gestão de carteira de fornecedores e aumentar a eficiência dos seus processos.

É possível usar esses indicadores para mensurar fornecedores que apresentam mais inovações, produtos que apresentaram defeitos e foram devolvidos pelos consumidores, exigiram recall ou encalharam por defeito de insumos, que melhoraram a qualidade do produto final ou agregaram valor a ele. Também é possível avaliar parceiros de logística que entregaram encomendas no prazo ou com atraso a consumidores ou lojistas e como isso impactou na reputação do negócio.

5. Promova avaliações de desempenho regulares

A partir de métricas e KPIs utilizadas para analisar pontos estratégicos, o próximo passo para que os resultados continuem sendo obtidos é promover avaliações regulares de desempenho. Elas vão ajudar a certificar que os fornecedores estão cumprindo seus deveres acordados e, caso haja alguma desconexão, alinhar novas projeções.

Para ter mais eficiência, devem ser realizadas constantemente, a fim de manter o alinhamento entre os setores e os parceiros, garantir boas entregas e expectativas alcançadas.

6. Utilize estratégias para a gestão de fornecedores

Uma das dicas mais importantes que trouxemos é essa: implementar estratégias sólidas para gerenciar sua carteira de fornecedores aprimoram ainda mais a tomada de decisão da empresa e otimizam extremamente o gerenciamento de forma personalizada, objetiva e adaptada a situações inesperadas.

O Monitoramento de Clientes e Fornecedores, da Serasa Experian, é uma dessas possibilidades. Ela acompanha seus fornecedores de forma permanente, além de clientes e parceiros comerciais, proporcionando melhorias operacionais e uma gestão de riscos mais eficiente.

A solução oferece flexibilidade para criar alertas personalizados a cada CNPJ que deseja monitorar, combinando tipo de informação, quantidade e valores.

Assim que o alerta é ativado, a solução monitora a carteira PJ automaticamente 24h por dia para detectar mudanças nas informações. A cada alteração no perfil de risco, é enviado um aviso em tempo real.

A solução conta com o portfólio de dados da maior Datatech da América Latina, com informações de restrições financeiras, dívidas negativadas, protestos, ações e recuperações judiciais, participações em falências, situações na Receita Federal e participações societárias. Tudo isso somado à tecnologia de ponta para detectar variações nos documentos.

Essa análise minuciosa e automatizada torna o processo muito mais prático e menos burocrático, proporcionando agilidade ao seu negócio para se antecipar à possibilidade de desabastecimento de insumos para a sua produção ou prestação de serviço, interrupção do escoamento de produtos. E ainda, visibilidade para revisão de limites, ajuste de prazos, ofertas de upsell e cross-sell e repescagem de clientes.

Quer alterar algum parâmetro dos alertas já criados? Você tem total autonomia para ajustar a qualquer momento o que deseja monitorar.

Vantagens do controle de fornecedores para a operação

Agora que você conheceu estratégias para gerir sua rede de fornecedores, que tal analisar de forma clara quais são as vantagens mais perceptíveis desse controle? Veja:

• Alimentar a segurança de dados na gestão de carteira;
• Substituir fornecedores mais frágeis por mais robustos, impedindo a paralisação da produção;
• Pulverizar compras, priorizando os parceiros com melhor saúde financeira;
• Desenvolver novos fornecedores para não ficar restrito a uma opção, que aumenta a vulnerabilidade ao desabastecimento;
• Negociar melhores condições de compra com os fornecedores que apresentam maior capacidade de produção e entrega;
• Auxiliar na recuperação de fornecedores estratégicos que estão passando por momentos de dificuldades;
• Acompanhar a evolução do risco de crédito desses fornecedores;
• Tomar decisões estratégicas para o seu negócio;
• Ganhar agilidade na tomada de decisão diante da possibilidade de um fornecedor ter sua saúde financeira comprometida;
• Automatizar todo o processo;
• Eliminar a necessidade de coleta de informações em diversas fontes e reduzir o tempo de análise;
• Ter maior rapidez na tomada de decisão antes de sofrer qualquer impacto na produção ou distribuição;
• Antecipar a visualização de problemas que impactam a entrega de mercadorias aos compradores;
• Aumentar a fidelidade e satisfação;
• Melhorar constantemente os serviços prestados;
• Prevenir perdas e danos;
• Transmitir maior confiabilidade e transparência entre os parceiros.

Além disso, implementando um controle eficiente de fornecedores, as empresas ganham uma vantagem competitiva valiosa. A capacidade de antecipar desafios e responder proativamente a mudanças no cenário de fornecimento permite que a organização se destaque no mercado, garantindo não apenas a continuidade operacional, mas também a construção de uma reputação sólida e duradoura.

Investir no controle estratégico de fornecedores não é apenas uma medida preventiva, mas um passo crucial em direção à excelência nas operações diárias.

As empresas que a adotam não apenas mitigam riscos, mas também estabelecem bases para um crescimento sustentável, tornando-se mais ágeis, resilientes e aptas ao desenvolvimento em ambientes comerciais dinâmicos e em crescente progresso.

Gostou do nosso conteúdo? Aqui, conseguimos sintetizar as principais vantagens e métodos para estabelecer um controle de fornecedores eficaz e inteligente, por meio de estratégias otimizadas de planejamento, organização e interação entre cliente e fornecedor.

Destacamos, ainda, ferramentas tecnológicas que podem aprimorar esse processo, mitigando potenciais problemas, como a identificação precoce de fornecedores em dificuldades financeiras por meio de relatórios individualizados elaborados e disponibilizados em primeira mão pela equipe da Serasa Experian.

Todos esses aspectos asseguram que sua empresa esteja segura ao escolher novos parceiros comerciais ou reavaliar relações já estabelecidas, contribuindo para a organização de todos os departamentos e direcionamento mais preciso de cada função interna.

Investir no aprimoramento do controle de fornecedores é um passo crucial para a sustentabilidade e o crescimento sólido da sua empresa. E para finalizar, que tal entender mais sobre a importância da recuperação de crédito para a saúde do seu negócio? Te esperamos!