O que faz um analista administrativo: saiba tudo sobre essa função

A profissão de analista administrativo é uma das que possui os maiores índices de empregabilidade. Isso porque a atuação desse profissional é estratégica para que as organizações consigam atingir seus objetivos perante o mercado.

Praticamente todas as empresas precisam de profissionais que atuam nessa área. Além disso, em departamentos especializados há oportunidades para a atuação em rotinas administrativas gerais. Para atuar nesse cargo, é preciso ter curso superior em Administração.

Neste artigo, você confere um pouco mais sobre a função do analista administrativo, suas possibilidades de atuação e as atividades realizadas, além de informações sobre a graduação em administração. Boa leitura!

O que faz um Analista Administrativo?

Os analistas administrativos trabalham nas empresas ou organizações de forma ampla e executam tarefas administrativas referentes a diversas áreas. Seu objetivo é tornar os processos mais lucrativos e eficientes com base na análise e gestão de recursos humanos, financeiros e outros.

Assim, em sua rotina, o analista administrativo executa tarefas como:

• Coleta e análise de dados e informações;
• Elaboração de análises e relatórios de desempenho, performance, lucros, custos e outros;
• Identificação de tendências;
• Realização de estudos e previsões para definir as melhores estratégias e práticas para a organização;
• Controle de fluxos de trabalho com o objetivo de aprimorá-los;
• Planejamento organizacional;
• Criação e planejamento de novos projetos;
• Análise e criação de sistemas de controle e de organização.

Diferença entre assistente administrativo e analista administrativo

Embora as duas funções estejam relacionadas, ambas as atuações na rotina empresarial são bem diferentes. De maneira geral, o analista tem responsabilidades mais complexas e amplas, além de uma atuação com foco estratégico. Por outro lado, o foco do assistente é mais operacional, no suporte ao analista.

Em que área atua um Analista administrativo?

O analista administrativo pode atuar na empresa inteira ou em departamentos específicos, otimizando seus processos e sistemas. Para entender melhor essa atuação, é importante olhar para os segmentos especializados.

Por exemplo, o gerente administrativo atua realizando o orçamento da área, organizando os times e outras tarefas. Já o analista administrativo terá a função de analisar os sistemas e processos e atuar em sua otimização, gerando o máximo de produtividade com o menor custo possível.

Com que áreas se relaciona dentro de uma empresa?

O analista administrativo precisa se relacionar com toda a empresa. Como sua função é organizar, assessorar e controlar as organizações, ele acaba atuando junto com as áreas de Recursos humanos, Patrimônio, Materiais, Informações, Financeira e Tecnológica.

Ele pode trabalhar em qualquer instituição pública ou privada nos setores administrativo, RH, financeiro e outros. Ele executa rotinas administrativas e pode ser apoiado por auxiliares e assistentes, que são responsáveis por tarefas mais simples.

Por que ser um Analista Administrativo?

Porque os profissionais do setor da administração são essenciais para qualquer empresa, desde grandes multinacionais até pequenas empresas. Em um mercado em expansão, essa carreira é bastante atrativa e requer as ferramentas e técnicas certas.

Esta profissão tem grandes índices de empregabilidade, já que o cargo atende às necessidades de empresas de diferentes setores da economia. Além disso, há diversas oportunidades nos grandes centros brasileiros, bem como em cidades menores.

Atividades de um analista administrativo

Dentre as funções comuns do cargo de Analista Administrativo, as seguintes podem ser destacadas:

• Assistência técnica a questões de natureza administrativa;
• Análise e emissão de informações e pareceres;
• Participação do planejamento da organização e controle de fluxos de trabalhos;
• Desenvolvimento de trabalhos de natureza técnica relacionados a planos, programas e projetos de melhorias;
• Informatização e estudos de aperfeiçoamento e controle do desempenho de atividades e processos organizacionais;
• Realização de atividades relacionadas à gestão estratégica de pessoas, processos, recursos materiais, patrimoniais, orçamentários e financeiros, licitações, contratos, controle interno e auditoria;
• Gerenciamento dos trabalhos;
• Análise de sistemas de controles e métodos administrativos em geral;
• Desenvolvimento de indicadores, padrões de desempenho e controles da área;
• Participação no desenvolvimento de estudos técnicos de viabilidade de projetos;
• Acompanhamento a atualização de banco de dados e informações;
• Elaboração e interpretação de fluxogramas, esquemas, organogramas, gráficos, tabelas e outros instrumentos;
• Prestação de suporte técnico para a elaboração, organização, interpretação e atualização de normas e procedimentos.

Além dessas tarefas, as seguintes têm destaque:

Controle de estoque

O analista administrativo deve atuar para garantir os recursos necessários à operação da organização. Para isso, deve planejar e cuidar da manutenção do estoque, fazendo o controle de entradas e saídas de mercadorias.

Compras

O profissional deve manter contato com os fornecedores para adquirir matérias-primas e insumos para serem utilizados pela empresa. Além disso, é o responsável por negociar os valores e a qualidade dos serviços e produtos adquiridos.

Conciliação bancária

O analista administrativo também tem algumas funções financeiras. Por exemplo, deve fazer a comparação entre as entradas e saídas do controle financeiro e os extratos bancários para verificar se os lançamentos feitos são consistentes.

Organização e controle dos fluxos de trabalho

O profissional também pode ter a atribuição de desenhar a forma como os colaboradores precisam executar seu trabalho. Para isso, cria processos de trabalho que determinam as etapas necessárias para alcançar os resultados desejados pela organização. Além disso, é essencial averiguar se o planejamento está sendo executado.

Elaboração de relatórios de acompanhamento da área administrativa

O analista administrativo faz o acompanhamento das atividades da empresa com a intenção de coletar dados para diretores e dirigentes. Com os relatórios elaborados, a organização pode fazer planejamentos estratégicos e identificar áreas que precisam ser aprimoradas para aumentar a produtividade, competitividade e eficiência.

Execução de rotinas administrativas complexas

Normalmente, os analistas trabalham em equipes nas quais contam com o suporte de técnicos, assistentes e auxiliares administrativos. Assim, é comum que eles realizem as tarefas mais complexas e deleguem as mais simples para os times de apoio.

Assim, para a aprovação de uma compra, por exemplo, quem faz o levantamento dos fornecedores é o auxiliar. Mas, para avaliar os produtos e preços, fazer e enviar o relatório ao gerente, o analista entra em cena.

Graduação em Administração

A recomendação para quem quer se tornar um analista administrativo é cursar Administração ou fazer uma pós-graduação em áreas relacionadas, como Relações Empresariais, RH, Gestão, etc.

Para ingressar nessa função, normalmente o colaborador é contratado diretamente para ela. Mas, também existe a possibilidade de começar como aprendiz, estagiário ou com os cargos de técnico, assistente ou auxiliar e ser promovido.

A graduação em Administração oferece um treinamento completo em planejamento e organização de negócios tanto para a venda de produtos quanto para a oferta de serviços. Nela, o estudante aprende a lidar com os departamentos da empresa e tem o treinamento necessário para se tornar um profissional criativo e dinâmico.

De forma geral, o currículo de um curso de Administração engloba questões ambientais, contábeis, sociais e outras. As disciplinas costumam ter um viés prático, incentivando a análise de situações reais e a possibilidade de aplicação das teorias.

Além disso, os professores costumam apresentar casos reais retirados do mercado. Quando eles são bem-sucedidos, esses profissionais detalham cada etapa, enfatizando a atuação do analista administrativo para o resultado final do processo.

Série profissões: o que faz um analista administrativo?

O analista administrativo é um profissional essencial em organizações públicas e privadas. Isso porque uma administração eficiente está diretamente relacionada ao alcance das metas e objetivos organizacionais, independente do setor.

A função desse profissional é tornar os processos organizacionais mais eficientes. Isso é feito por meio de análises técnicas em diferentes áreas de gestão e do desenvolvimento de estratégias com o objetivo de aprimorar as atividades funcionais.

Competências de um bom analista administrativo

Visão global e capacidade de análise

O profissional deve conseguir visualizar a empresa como um todo para analisar sua estrutura organizacional interna e externa para identificar falhas e potenciais oportunidades.

Flexibilidade e adaptabilidade

O profissional deve traçar estratégias para a empresa, mas é preciso ter flexibilidade e adaptabilidade para buscar novas soluções ou mudar a direção quando as circunstâncias não forem favoráveis.

Criatividade e inovação

Empresas que querem se destacar das concorrentes precisam ser e buscar em seus colaboradores criatividade e inovação para se manterem no mercado e aumentar seus lucros.

Boa comunicação

O analista administrativo precisa lidar com diversos desafios no ambiente profissional e com o trabalho em grupo. Por isso, é essencial saber administrar conflitos, fazer cobranças, negociar, mediar, arbitrar, etc. Quem domina a comunicação tem mais chances de ser bem-sucedido em sua função.

Além dessas, destacamos as habilidades:

• Capacidade de lidar com pessoas e trabalhar em equipe;
• Busca constante por conhecimentos relacionados à gestão estratégica, relações empresariais, recursos humanos e macroeconomia.

Conclusão

A função de analista administrativo é essencial para qualquer empresa que deseja crescer e se destacar em seu mercado de atuação. Para ser bem-sucedido nessa área, é recomendado que o profissional faça uma graduação em Administração, além de pós graduação e desenvolva suas habilidades de liderança, criatividade, etc.

Esperamos que esse conteúdo te ajude a entender um pouco mais sobre a função de analista administrativo e a entender se essa é a carreira ideal para você! Continue acompanhando nossos conteúdos e não esqueça de compartilhá-los com seus amigos e em suas redes sociais.