Quem ainda pensa que uma pequena empresa deve se preocupar menos com o gerenciamento dos seus fluxos em razão de ter um número reduzido de funcionários ou de demandas pode estar muito enganado. Garantir a otimização de processos, identificando gargalos e permitindo maior produtividade deve ser o foco de todo empreendedor, independentemente do tamanho do seu negócio.
Nesse sentido, a utilização de softwares de gestão para pequenas empresas ajudam a tornar os fluxos mais eficientes, reunindo e organizando os dados sobre projetos, vendas e compras, logística e finanças; inclusive, oferecendo ao gestor a possibilidade de tomar decisões de forma mais certeira. Isso acaba contribuindo com a redução de custos operacionais e com o crescimento da empresa.
Quer entender melhor como essas ferramentas beneficiam o seu negócio, ajudando a se destacar perante a concorrência? Leia este artigo e perceba como o controle empresarial mais eficaz vai ajudar sua empresa a prosperar!
Quais os benefícios de usar software de gestão para pequenas empresas?
O uso de software traz muitos benefícios, principalmente, para a gestão de pequenas empresas que enfrenta maior dificuldade de controle. Veja a seguir os benefícios que o software proporciona:
Compartilhamento de informações
A implementação dos sistemas de informações em todos os setores do seu negócio favorece a transparência dos dados que compõem essas áreas, de forma integrada e com facilidade no compartilhamento. Assim, as tomadas de decisão, tanto por parte dos líderes quanto dos profissionais que atuam em cada setor, serão mais efetivas.
Aumento da produtividade
Essa é, talvez, uma das maiores vantagens da utilização de softwares de gestão. E não dá para negar que os resultados nas finanças não podem ser ignorados, nesse caso. Com os processos burocráticos otimizados nos sistemas implantados nas companhias, sobra tempo para os profissionais manterem o foco nas tarefas mais estratégicas, como análise de dados e planejamento de diferentes processos em busca do crescimento do negócio.
Custos operacionais menores
Quando se trata de pequenas empresas, qualquer ganho em relação aos custos deve ser considerado e a utilização de softwares, certamente, ajuda nessa área. Além do aumento de produtividade que já mencionamos, eles permitem economia com o uso de sistemas individuais e não integrados, favorecendo a integração das receitas e reduzindo os gastos com manutenção de servidores e segurança da informação.
Redução dos conflitos entre setores
Com a facilidade de obtenção de dados de todas as áreas da empresa, o uso de sistemas de gestão permite que a comunicação seja favorecida, evitando conflitos entre os setores e seus profissionais. Um exemplo disso é o acesso do departamento financeiro às informações sobre estoque e compras, proporcionando uma gestão dos recursos de forma mais eficiente.
Como saber se sua empresa precisa de um software de gestão?
Como mencionamos, não importa o tamanho da empresa: a obtenção de softwares de gestão ajuda a otimizar processos e facilita o crescimento do negócio. Mas se você ainda está em dúvida sobre o momento certo de buscar sistemas que possam contribuir com o desenvolvimento dos seus profissionais e da sua empresa, responda às seguintes perguntas:
O controle de produtos e serviços é eficiente e facilitado?
O mercado em que seu negócio está inserido se enquadra em múltiplos cenários, dificultando a análise das informações?
Se a demanda de pedidos aumentar, você consegue dar conta utilizando apenas planilhas de Excel?
Quando precisa estabelecer metas e analisar métricas, consegue obter as informações de que necessita de forma facilitada e ágil?
Certamente, se você ainda não implementou software de gestão para pequenas empresas em seu negócio, vai perceber que precisa deles ao começar a responder essas questões.
Que tipos de software podem ser usados?
Existem softwares de gestão que podem ser personalizados e unificam as informações de todos os setores da sua empresa, promovendo a integração entre eles e facilitando o gerenciamento das informações em todas as áreas. Em geral, eles têm interfaces simplificadas e organizam os dados de maneira que eles possam ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento.
Mas há, ainda, alguns sistemas voltados exclusivamente a setores específicos. De toda forma, independentemente da sua escolha, eles vão ajudar você a ter mais controle sobre o negócio, possibilitando o seu crescimento mais rapidamente e de forma certeira.
Sistemas para logística
Controle de estoque, de compra e de venda dos produtos, perfil de consumo de cada um deles e outros dados são organizados pelos softwares de gestão logística. Com ele, sua empresa poderá gerenciar, até mesmo, a aceitação de cada produto pelos consumidores, assim como as movimentações no setor, com atualizações frequentes e automáticas e integração com outras áreas que interferem nesse processo.
Software de gestão financeira
Os sistemas de gerenciamento dos recursos financeiros são fundamentais para que haja uma visão ampla dos lucros, da rentabilidade, das áreas em que há gargalos, do fluxo de caixa e demais dados que são fundamentais para que a empresa faça o seu planejamento e resista às crises e à sazonalidade. Com eles, o controle dos dados é facilitado, permitindo, inclusive, a sua utilização para emissão de boletos, conciliação de cartões ou bancária, entre outras.
Sistema para gestão de pessoas
Você pode descentralizar e otimizar os serviços prestados no departamento de Recursos Humanos com a utilização desse tipo de software. Com ele, as informações podem ser compartilhadas com os gestores de todas as áreas, com atualização constante, permitindo a eles que tomem decisões sobre os funcionários de cada setor.
O sistema de gestão de pessoas garante ao RH mais tempo para atuar em suas funções mais estratégicas, podendo utilizá-lo nas ações de capacitação e desenvolvimento dos profissionais, acompanhamento de indicadores de desempenho, satisfação do funcionário. Além disso, eles podem otimizar a folha de pagamento, uma das áreas que mais tomam tempo dos trabalhadores desse setor, aumentando a sua produtividade.
Cada uma dessas alternativas é importante na hora de escolher um software de gestão para pequenas empresas. É fundamental que o seu negócio busque aquele que tenha um serviço mais completo e com possibilidade de integração entre as áreas, para que todas as suas necessidades sejam atendidas. O impacto nos fluxos, além da padronização dos processos, promoverá mais comprometimento de todos os departamentos da sua empresa.
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