Não importa o tamanho da empresa: nos momentos de aperto, é preciso avaliar a necessidade de cortar despesas para que a gestão financeira se mantenha saudável.
Implementar a redução de custos nos grandes negócios pode parecer mais simples, já que eles normalmente têm algum inchaço. Mas e nas pequenas empresas? Nesse caso, costumamos olhar em volta sem perceber (pelo menos a princípio) onde há margem para cortes.
Daí surge a importância de gerenciar minuciosamente as finanças. Só fazendo isso é que você conseguirá enxergar o momento certo para diminuir as despesas e ver como é possível fazê-lo sem prejudicar seu fluxo de operações. Esse exercício deve ser contínuo para que os cortes sejam feitos com eficácia nos momentos de crise.
Neste post, vamos mostrar algumas formas de cortar despesas com planejamento, além de dar dicas práticas de redução de consumo para que você possa começar o quanto antes. Confira!
Corte de custos: por onde começar?
Entenda desde já que existem sim maneiras de promover a redução de custos em sua pequena empresa de forma inteligente, sem prejudicar os processos. Veja algumas delas!
Acompanhamento dos principais custos
Se você já tem uma gestão financeira eficiente, está a um passo de conseguir planejar o corte de custos de forma certeira. É preciso que o orçamento seja analisado continuamente, com a verificação do faturamento e se ele está adequado para a cobertura das despesas. Isso inclui:
- a folha de pagamento;
- a quitação de tributos;
- o pagamento de fornecedores;
- os custos fixos, como aluguel, contas de energia é água;
- os investimentos.
Planejamento do orçamento de gastos
O planejamento de gastos é fundamental para que você consiga ter um panorama completo dos custos da empresa — em especial nos períodos de instabilidade econômica. É necessário conhecer todas as suas despesas para poder tomar decisões sobre áreas com possíveis excessos a serem enxutos.
Nesse caso, o olhar do gestor deve se voltar às despesas com áreas menos estratégicas para o negócio ou com atividades que não têm oferecido retorno satisfatório para o desenvolvimento da empresa. Um exemplo prático disso são produtos com custo muito alto, mas com demanda em queda.
Esse planejamento também prevê um olhar sobre a folha de pagamento. Se forem necessárias demissões, é preciso que elas sejam precedidas de uma análise profunda sobre os cargos que exigem maior qualificação, aqueles que são estratégicos. Isso porque, nesse caso, o mercado nem sempre poderá oferecer profissionais que aceitem trabalhar a um custo menor.
Por essas e outras, seu planejamento orçamentário deve conter informações sobre fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial.
Negociação de dívidas
Mesmo com uma gestão financeira eficiente e com o planejamento orçamentário, mudanças no comportamento do mercado e no cenário econômico podem fazer com que as empresas acabem contraindo dívidas, normalmente em função do atraso de pagamento dos fornecedores. Como os contratos geralmente preveem cobrança de juros, tanto a produção como a relação com os parceiros de negócios podem ficar prejudicadas.
Para cortar despesas, é preciso se antecipar a essa cobrança de juros, renegociando os pagamentos para que nem sua empresa nem o fornecedor fiquem prejudicados com essa mudança repentina na relação.
É possível fazer propostas que contemplem novas condições de pagamento e prazos diferenciados, por exemplo. Tais propostas devem ser rigidamente cumpridas para que o relacionamento entre vocês não saia estremecido e você não tenha prejuízos financeiros maiores.
Avaliação do uso de cartões de crédito
Os cartões de crédito podem tanto ser vilões como podem ser melhores amigos do empresário. Tudo depende da forma como seu uso é gerido. Caso sua empresa esteja recorrendo a financiamentos bancários para cobrir despesas, por exemplo, é preciso avaliar se o uso dos cartões poderia ser um bom substituto, garantindo um prazo maior para o pagamento de débitos sem cobrança de juros.
Cortes nos lugares certos
Se sua empresa chegou em um ponto em que cortar despesas é uma situação inevitável, lembre-se: inicialmente, faça uma análise cuidadosa para que a redução aconteça de forma eficiente e nas áreas certas.
Basicamente, o ideal é escolher aqueles setores menos estratégicos como alvos dos cortes, preservando as áreas e os projetos prioritários para que os processos não sofram prejuízos.
Um exemplo de negócios que realizam cortes na área errada são os que reduzem investimento em marketing nos momentos de crise, quando deveriam fazer justamente o contrário! Pense bem: se você precisa aumentar as vendas, não podem diminuir as verbas de divulgação, mas sim avaliar formas estratégicas de atingir seu público gastando menos.
Microempresas: como fazer os cortes?
Existem diferentes estratégias para se minimizar os custos da sua empresa de forma contínua, sem que isso implique prejuízos diretos ou indiretos para as suas atividades. A seguir, listamos algumas práticas que podem ser aplicadas. Confira!
Troque seu sistema de iluminação
As lâmpadas de LED podem ser utilizadas em toda a empresa como forma de reduzir os custos com energia. Para se ter ideia, os modelos de LED apresentam uma vida útil até 5 vezes maior que as fluorescentes, proporcionando a mesma eficiência na iluminação. Além disso, as lâmpadas de LED também são muito mais econômicas, o que contribui diretamente para a redução da fatura de energia. Então, que tal começar por aí?
Invista em automatização de processos
Com os avanços da tecnologia, hoje existem inúmeras tarefas que podem ser desempenhadas com eficiência e economia por softwares e sistemas informatizados. Muitos deles estão focados em tarefas repetitivas, como emissão de documentos fiscais.
Nesse contexto, investir em soluções dessa natureza pode gerar uma economia significativa dentro da empresa. Além de reduzir a probabilidade de erros e retrabalho, novas tecnologias permitem que colaboradores sejam mais bem aproveitados em atividades estratégicas, deixando as tarefas operacionais e burocráticas a cargo de softwares, por exemplo.
Use sensores de presença
Quantas campanhas já foram feitas entre seus funcionários para que eles não se esqueçam de apagar luzes e desligar equipamentos, entre outras medidas, pensando em cortar despesas com energia? Os sensores de presença ajudam nesse ponto, evitando que salas fiquem com as luzes acesas quando não estão em uso.
Nesse mesmo sentido, vale lembrar que hoje já se tornaram bastante comuns e acessíveis equipamentos inteligentes, como lâmpadas, interruptores e tomadas. Esse tipo de investimento também pode ser uma alternativa interessante, pois com esses dispositivos é possível automatizar o ambiente, programando horários para que os aparelhos sejam desligados, como o ar-condicionado, luz ou ventilador.
Aproveite a iluminação e a ventilação naturais
O hábito de acender as luzes e ligar o ar-condicionado pode se tornar automático, muitas vezes sem que haja real necessidade para isso. Durante as manhãs, por exemplo, se houver boa iluminação natural, é possível abrir as janelas e deixar que o ambiente fique mais iluminado e arejado sem recorrer à energia elétrica.
Avalie softwares e licenças pagas
Na realidade de uma empresa, os softwares se tornaram ferramentas extremamente úteis, sendo aplicados em diferentes setores. No entanto, como não poderia ser diferente, os programas de computador também têm seus custos — podendo ser bastante elevados, inclusive.
Por essa razão, é muito importante que gestores e empresários estejam sempre atentos às licenças de softwares pagos na empresa. Muitas vezes, programas são custeados de forma desnecessária, pois suas assinaturas são renovadas de forma automática.
É preciso analisar quais programas são realmente necessários e quais podem ser cancelados. Além disso, é sempre recomendando buscar novas alternativas no mercado, que sejam mais econômicas e cumpram a função de maneira satisfatória. No mais, existem inúmeros softwares gratuitos de alta qualidade que podem ser adotados em funções mais básicas.
Evite o desperdício de materiais
No dia a dia de empresas, é muito comum o manuseio de documentos e arquivos impressos. No entanto, nem sempre há um controle sobre o uso de materiais, como folhas papel, pastas e outros insumos comuns. Em razão disso, o desperdício pode acabar acontecendo, gerando custos desnecessários para o negócio.
Diante dessa situação, a solução mais indicada é ter uma política de conscientização sobre o uso racional dos materiais, evitando impressões desnecessárias, reaproveitando folhas de papel e imprimindo frente e verso, por exemplo.
Pode parecer uma atitude simples, mas no longo prazo pode gerar uma grande economia, além de reforçar a sustentabilidade nas atividades da sua empresa — o que também é muito positivo, não é verdade?
Avalie o uso do telefone
Hoje, com a internet, o telefone tem se tornado uma ferramenta menos utilizada. Muitos programas e aplicativos permitem a comunicação por voz e vídeo via internet, reduzindo a demanda sobre serviços de telefonia.
Verifique o tipo de plano de telefonia que sua empresa utiliza e se ele está de acordo com suas necessidades. Muitas vezes, acabamos pagando mais caro do que precisamos, dependendo do uso de ligações interurbanas e locais, por exemplo.
Analise os gastos com internet
Estabeleça uma política de uso da internet entre seus funcionários. Há quem use os dados para baixar filmes ou documentos desnecessários? Isso acaba deixando a rede mais lenta sem necessidade! Além disso, é preciso ter certeza de que os equipamentos e infraestrutura de rede estejam de acordo com a necessidade.
Muitas vezes, empresas acabam arcando com planos de internet mais robustos e caros em razão de lentidão e outras falhas, mas o verdadeiro problema está nos equipamentos da rede. Por isso, é preciso avaliar bem a sua infraestrutura. Nesse ponto, a terceirização dos serviços de TI também pode ajudar na redução de gastos com tecnologia.
Avalie a possibilidade de trabalho home office
O trabalho remoto tem se tornado um modelo cada dia mais comum na realidade das empresas. Esse formato, na prática, gera uma série de vantagens, especialmente para os colaboradores, que podem desempenhar as suas funções do conforto de casa, seguindo jornadas de trabalho mais flexíveis e otimizadas. Além disso, o trabalho home office elimina o desgaste e desperdício de tempo com os deslocamentos até o posto de trabalho, como é feito tradicionalmente.
O home office também traz uma série de vantagens para a empresa que o adota. É possível minimizar os custos operacionais, pois a permanência de menos pessoas em ambientes internos, por exemplo, reduz o consumo de energia, equipamentos e outros insumos. Além desse ponto, existem outros que merecem ser citados, como:
- redução de encargos trabalhistas;
- maior produtividade dos profissionais;
- melhor aproveitamento do tempo e dos recursos humanos;
- retenção de talentos, já que o home office pode ser visto como um benefício;
- reforço à inovação;
- entre outros.
Como fazer uma planilha de controle financeiro?
Agora que você já sabe onde e como cortas despesas de forma mais estratégica dentro da sua empresa, é essencial que você saiba também como desenvolver um bom controle financeiro, a fim de que uma cultura de gestão eficiente de custos seja implementada.
O corte de gastos deve ser visto como uma medida emergencial, cujo objetivo é aliviar o orçamento de forma rápida e direta. No entanto, mais importante que cortar, é saber gerir as despesas do negócio, evitando que excedam os limites e sejam a causa de desorganização e outros problemas.
Por isso, pensando ajudar, trouxemos algumas orientações sobre como fazer uma planilha de controle de gastos. Acompanhe!
Estruture a planilha
Na prática, não existe um modelo pronto e acabado de planilha para controle financeiro. Na realidade, ela deve ser estruturada com base nas necessidades e realidade da sua empresa, organizando e reunindo as informações que forem mais úteis. O importante é que se consiga ter transparência na gestão dos recursos, identificando onde e como eles estão sendo utilizados.
É muito importante que a planilha contenha cada receita e cada despesa da empresa. Além disso, o recomendado é que haja um campo destinado à descrição detalhada do evento, no qual seja possível inserir data, categoria, resumo e o valor.
Defina categorias
Outro passo importante para a criação de uma planilha eficiente é a definição de categorias. Nesse ponto, vale deixar claro que o mais recomendável é manter a planilha mais enxuta, simples e de fácil compreensão. O detalhamento excessivo pode acabar gerando margem para erros e desorganização. Por isso, é preciso ajustá-la para que não se torne detalhista demais ou muito genérica.
Para que você tenha um direcionamento para a definição de categorias, algumas sugestões para as receitas são:
- vendas à vista;
- vendas a prazo;
- contribuições;
- lucro;
- empréstimos e afins.
Em relação às despesas, recomenda-se a utilização de categorias como:
- contas fixas;
- dívidas;
- serviços de terceiros;
- aluguel;
- benefícios;
- fornecedores;
- treinamentos;
- folha de pagamento;
- tributos;
- compras;
- investimentos.
Analise os dados
Muito além da organização dos gastos, a planilha tem uma função estratégica: auxiliar você a identificar como os recursos da empresa estão sendo gastos. Por isso, de nada adianta elaborar uma planilha completa, robusta e organizada, se não retirar algum insight do documento.
Nesse sentido, então, é primordial que você analise a planilha com regularidade, buscando sempre identificar os pontos que mais pesam no orçamento do negócio. Com isso, busque entender o destino final do dinheiro, se ele está sendo aplicado da maneira correta ou se existem gargalos e drenos financeiros prejudicando as finanças da sua empresa.
Além disso, compare a planilha semana a semana, mês a mês ou trimestralmente. O fundamental é que você tenha noção da dinâmica do orçamento, a fim de que organize melhor suas ações, faça um planejamento comercial mais técnico, com base em dados, visando o melhor para o seu negócio.
Uma dica valiosa é se apoiar sempre no uso da tecnologia. Hoje existem softwares e planilhas prontas que podem facilitar bastante esse controle de gastos, automatizando cálculos e organizando melhor as informações para que você seja capaz de interpretar.
Cortar despesas pode ser uma atitude necessária tanto para remediar uma crise econômica quanto uma ação contínua para ajudar a manter a saúde financeira do negócio. A base para entender por onde começa esse processo está no planejamento e na análise constante dos seus recursos e processos.
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