Um dos primeiros passos quando falamos sobre começar a empreender é entender a diferença entre nome fantasia e razão social. Apesar de diferentes, os dois são igualmente indispensáveis para que um negócios e estruture e inicie sua atuação.

Enquanto a razão social serve como a identidade formal e jurídica da empresa para procedimentos mais burocráticos, o nome fantasia é a face pública que cativa e comunica a marca com o mercado. Mas você sabe realmente a importância dos dois termos e como registrá-los?

No post de hoje, nós, da Serasa Experian, vamos explorar a importância desses dois elementos, suas diferenças e como garantir que ambos trabalhem juntos para construir uma empresa sólida e bem-sucedida. Continue conosco e aproveite a leitura!

O que é razão social de uma empresa?

A razão social, também conhecida como denominação social, é o nome jurídico e oficial de uma empresa, registrado na Junta Comercial ou no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas.

Esse nome é utilizado em documentos legais como contratos, notas fiscais, escrituras públicas e demais arquivos que são necessários para o registro e a atuação da marca. Esses materiais são indispensáveis, pois é por meio deles que órgãos governamentais e reguladores identificam a organização e verificam seu status.

Para pequenas e médias empresas (PMEs), entender a importância da razão social é tão essencial quanto estudar sobre empreendedorismo, pois ela é a base para a construção da identidade legal da empresa.

Sua escolha deve refletir a natureza do negócio e estar em conformidade com as exigências legais, além de evitar denominações que possam causar confusão ou infringir marcas registradas.

Resumidamente, a razão social deve conter informações que permitam identificar o tipo jurídico da empresa, como "LTDA" para sociedades limitadas ou "SA" para sociedades anônimas. Esse detalhe é importante para que clientes, fornecedores e parceiros de negócio saibam com que tipo de entidade estão lidando.

Qual a importância da razão social para aspectos legais e fiscais?

Como abordamos anteriormente, a razão social é o nome oficial da empresa registrado na Junta Comercial ou no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas. Isso faz com que ela seja utilizada para identificar a empresa em todos os registros e documentos legais, como em contratos firmados (para garantir a validade jurídica do documento), registros governamentais e processos judiciais.

Já no âmbito fiscal, a razão social mostra-se tão essencial quanto à conformidade e à transparência das operações. Por exemplo, todas as notas fiscais emitidas pela empresa devem conter a razão social para garantir a correta identificação da origem dos produtos ou serviços fornecidos.

Além disso, a denominação social é utilizada em todas as declarações fiscais, como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e o Simples Nacional, para assegurar que exista conformidade com as obrigações tributárias adquiridas.

Ela facilita também o controle e a auditoria de atividades financeiras da organização, fazendo com que seja possível fazer rastreamentos claros e precisos.

Por outro lado, quando falamos de proteção legal, a razão social também é importante. De forma resumida, ela evita disputas legais relacionadas ao uso do nome, protegendo a marca e a reputação da empresa, bem como proporciona a exclusividade da denominação dentro do seu segmento de atuação, fortalecendo sua identidade no mercado.

E o que é um nome fantasia?

O nome fantasia, também conhecido como nome comercial ou marca, é aquele pelo qual uma empresa é popularmente conhecida e que ela utiliza para se apresentar ao público.

Diferentemente da razão social, que é o nome jurídico e oficial registrado, o nome fantasia é mais voltado para o marketing e a identidade da marca, sendo utilizado em campanhas publicitárias, fachadas de lojas, materiais de publicidade e interações com os clientes.

Ele é criado para ser atraente, fácil de lembrar e capaz de refletir a identidade e os valores da entidade. É uma ferramenta poderosa de branding marketing, ajudando a diferenciar a empresa no mercado sem a necessidade de seguir normas específicas para ser definido e sem a obrigatoriedade da inclusão do tipo jurídico do negócio.

Para pequenas e médias empresas, o nome fantasia pode ser decisivo. Quando bem escolhido, ele pode ajudar a construir uma identidade forte e memorável, que facilita a associação com os produtos ou serviços oferecidos pela empresa e que destaca suas características e valores únicos.

Além disso, um nome comercial que ressoe com o público-alvo pode ajudar a criar uma conexão emocional com os clientes, aumentando a fidelidade e o reconhecimento da marca.

Vale lembrar que apesar de não ser obrigatório, o nome fantasia pode ser registrado junto ao INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial), onde são registradas marcas e patentes, para garantir que nenhum outro estabelecimento possa utilizá-lo. Entretanto, é indispensável que não exista mais nenhuma empresa com a mesma denominação fantasia, ok?

Quando usar um nome fantasia?

O nome fantasia é muito utilizado em anúncios e campanhas publicitárias como comerciais de TV, anúncios em redes sociais, e-mail marketing e banners, bem como em folhetos, cartazes, embalagens de produtos e merchandising para facilitar o reconhecimento da marca e transmitir uma imagem marcante.

Além disso, ele também é usado em sites oficiais e em todos os perfis de redes sociais para criar uma identidade digital forte. Outra forma de uso do nome fantasia é em estratégias de SEO (Search Engine Optimization) e marketing de conteúdo, pois pode melhorar muito a visibilidade nos mecanismos de busca e atrair mais visitantes para o site.

Outra forma de utilização do nome fantasia é em feiras, exposições e eventos de networking com estandes, banners e materiais promocionais, bem como atividades de patrocínio de eventos. Isso ajuda a destacar a empresa, atrair visitantes ao local físico e fazer com que a marca seja remetida a causas ou eventos relevantes.

Existem muitas outras formas de utilizar o nome fantasia, como em interações com clientes, cartões de visitas, assinaturas de e-mail, fachadas, letreiros, vitrines e até mesmo em uniformes de funcionários.

Qual a diferença entre nome fantasia e razão social?

Basicamente, a razão social é o nome legal e formal que representa o nascimento de uma empresa, necessário para todas as operações burocráticas. Ele deve ser registrado na Junta Comercial ou no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas e precisa seguir normas específicas para ter validade jurídica.

Já o nome fantasia é a denominação comercial usada para marketing e branding, voltado para o público. Ele deve ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) para garantir exclusividade e proteção contra o uso por outras empresas.

Uma diferença notável entre as duas vertentes é que é obrigatório que a razão social siga um padrão de criação para poder ser respeitada:

  • Identificação própria: deve ser único e não causar confusão com outras empresas já registradas;
  • Ramo principal de atuação da empresa: deve refletir a natureza do negócio, indicando claramente o setor em que a entidade opera;
  • Enquadramento jurídico: deve incluir a indicação do tipo jurídico da empresa, como S/A (Sociedade Anônima) ou LTDA (Sociedade Limitada).

Em resumo, a razão social é a espinha dorsal legal e fiscal da empresa, enquanto o nome fantasia é a face pública e comercial que conecta a empresa aos seus clientes e ao mercado. A escolha correta e o registro de ambos são essenciais para a estruturação, proteção e sucesso de qualquer negócio.

Como registrar um nome fantasia?

Para fazer o registro do nome fantasia, você deve começar criando uma denominação atraente e fácil de lembrar, que reflita a identidade da empresa. Depois, deverá verificar a disponibilidade no INPI para garantir que o nome não está sendo usado por outra empresa no mesmo segmento. Em seguida, siga os passos abaixo:

  • Crie uma conta no sistema eletrônico do INPI (e-INPI);
  • Preencha o formulário de registro de marca com as informações necessárias;
  • Prepare a documentação detalhada do nome fantasia e a classe de atividade econômica;
  • Pague as taxas de registro de marca;
  • Acompanhe a publicação do pedido na Revista da Propriedade Industrial (RPI) e esteja preparado para responder a possíveis oposições;
  • Se aprovado, o INPI concederá o registro do nome fantasia, garantindo exclusividade e proteção legal.

Como registrar a razão social?

Para registrar a razão social, você deverá começar verificando a disponibilidade do nome na Junta Comercial ou no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas para garantir exclusividade. Certifique-se de que a denominação cumpre as exigências legais, incluindo a indicação do tipo jurídico/tipo de sociedade empresarial (ex.: LTDA, SA). Depois, siga os passos abaixo:

  • Inclua a razão social, o objeto social, a sede, o capital social e os dados dos sócios no contrato social;
  • Documente a assinatura de todos os sócios no contrato;
  • Submeta o contrato social e os documentos pessoais dos sócios;
  • Pague as taxas de registro correspondentes;
  • Solicite o CNPJ na Receita Federal para formalizar as transações fiscais e legais da empresa.

O que colocar na razão social?

A razão social deve conter:

  • Nome principal da empresa: reflete o core-business da organização;
  • Indicação do tipo jurídico: LTDA, SA, EIRELI, ME, EPP;
  • Atividade econômica (opcional): descrição da atividade principal da entidade;
  • Nomes dos sócios (opcional): inclusão dos nomes dos sócios, se relevante;
  • Localização (opcional): cidade ou região para destacar a origem local.

Como colocar o nome fantasia na razão social?

Embora não seja comum, é possível incluir o nome fantasia na razão social para facilitar o reconhecimento e manter uma identidade coesa. Isso pode ser feito de duas formas — com parênteses ou com hífen. Confira dois exemplos:

  • Com parênteses: “Tech Innovators (TechInova) LTDA”;
  • Com hífen: “Tech Innovators - TechInova LTDA”.

E aí, gostou de saber mais sobre a diferença de nome fantasia e razão social? Em suma, eles são os alicerces que sustentam a presença e a operação de uma empresa no mercado — a razão social é o nome jurídico que assegura a conformidade legal e fiscal, enquanto o nome fantasia é a ferramenta de branding que cativa o público e fortalece a identidade da marca.

É muito importante que as duas definições tenham ficado bem claras para que esteja tudo nos conformes quando você for iniciar sua atuação, combinado? Afinal, elas não só envolvem questões formais, mas também são estratégias essenciais para garantir a conformidade e a proteção jurídica do seu negócio, bem como garantir seu impacto e espaço no mercado.

Agora, que tal continuar se mantendo informado e ler outro conteúdo indispensável para aqueles que estão começando? A Serasa Experian criou o guia do empreendedor iniciante, que explica todos os conceitos, necessidades e desafios que você precisa conhecer antes de se aventurar pelo mundo dos negócios. Te esperamos lá!