As empresas que recebem e as que emitem NFes precisam seguir o prazo para guardar documentos fiscais. Eles aparecem na forma de XML, isto é, uma extensão das Notas Fiscais Eletrônicas que significa “extensible markup language”. Esse é o formato universal para criar documentos.

A nota segue um padrão de escrituração fiscal que comprova o pagamento dos impostos ao comprar. É diferente do Danfe, o documento auxiliar que acompanha a compra.

O XML traz todas as informações obrigatórias, por exemplo, itens como modelo, série, dados do emitente, do destinatário, do transporte e por aí vai. É a base que a Receita Federal utiliza para conferir inconsistências tributárias. Nos próximos tópicos, você vai ver por quanto tempo você deve guardar notas fiscais e algumas outras informações. Boa leitura!

Qual o prazo para guardar documentos fiscais como NFe?

Você precisará armazenar os documentos fiscais por 5 anos, contando a partir da emissão. Eles ficam no formato XML, o formato responsável por comprovar a venda e formalizar o recolhimento dos impostos. O armazenamento da NFe acontece pelo fornecedor e pelo comprador.

A Receita pode solicitar o XML para auditá-lo. Por isso, você precisa saber bem onde ficam guardadas as NFes emitidas e mantê-las em segurança. Desde 2006, os tradicionais talões foram substituídos aos poucos pelo modelo novo, afinal, ele é mais prático. Guardar as notas também a vantajoso por ajudar a:

  • Cuidar do faturamento;
  • Gerir impostos;
  • Analisar as vendas;
  • Ter provas da regularidade do negócio;
  • Ter comprovantes para solicitar garantia;
  • Ter documentos para troca ou devolução da compra;
  • Prestar contas.

Por que é importante guardar as notas fiscais?

Guardar as notas fiscais é uma atitude importante por diversos motivos. Por exemplo, a comprovação de que a empresa não tem inconsistências tributárias vem da nota. Entenda melhor os outros motivos pelos quais você deve guardar esse documento:

  • Cumprir a lei fiscal;
  • Cuidar das finanças;
  • Preparar-se para auditoria e fiscalização;
  • Ter um histórico de operações documentado;
  • Comprovar que a empresa não sonega;
  • Análise contábil.

Aqui, vale ter em mente que outros tipos de documentos fiscais podem exigir um prazo maior ao guardá-los. Esse é o caso de notas fiscais de saída, imposto de renda de pessoa jurídica e livro de apuração do lucro real, no qual todos devem ser mantidos por um prazo de 10 anos.

Vale ressaltar que você precisará manter outros documentos fiscais pelos mesmos cinco anos da nota fiscal, como no caso da DAMEF, IPI, IPVA, ITR, ISSQN, IPTU e ITBI.

Qual o formato indicado para armazenar NFes?

A NFe é um arquivo XML, digitalmente autenticado, por isso, ela precisa manter seu formato original. Algumas pessoas a confundem com o Danfe, uma vez que ele é uma representação visual e simplificada da nota, porém em PDF.

Apesar disso, é de extrema importância ressaltar que o documento auxiliar (Danfe) não substitui a nota fiscal eletrônica. Além disso, diferentemente da NFe, seu armazenamento não é obrigatório, visto que ele só facilita o acesso aos dados.

O que acontece se eu não guardar os documentos fiscais corretamente?

Respeitar o prazo para guardar a NFe é muito importante, afinal, caso você perca os documentos, correrá o risco de recolher o imposto novamente. Também é válido lembrar que os documentos têm outras utilidades jurídicas. Por exemplo, a nota fiscal eletrônica pode ser usada para defender sua empresa em algum processo fiscal ou trabalhista.

Por ser um documento utilizado como proteção em casos jurídicos, guardar a NFe pode auxiliar a sua organização a se prevenir de prejuízos diversos. Apesar disso, existem outros documentos que também devem ser arquivados para a segurança da sua empresa. Veja quais são:

  • Guias de recolhimento;
  • Livros fiscais;
  • Declarações ao Fisco;
  • Contratos de trabalho;
  • Recibos de salários;
  • Folhas de pagamento;
  • Documentos do FGTS;
  • Ficha de registro.

Às vezes, é preciso guardar documentos fiscais por prazo indeterminado, como certos contratos de trabalho ou o livro dos profissionais. No entanto, é essencial analisar cada situação para entender quais casos exigem — ou não — o arquivamento dessas declarações e relatórios. Por exemplo, marcas que enviam informações ao eSocial não possuem essa obrigatoriedade.

Como otimizar o armazenamento de NFe?

Você pode armazenar os documentos fiscais da sua organização no computador, no e-mail ou na nuvem. O que vale é ter o arquivo disponível quando precisar, uma vez que essas "papeladas" são fundamentais para a conformidade com o Fisco.

Caso opte pelo PC, nossa dica é organizar os documentos como se fosse um arquivo físico. Isto é, deixe-os em pastas, segundo suas categorias — que podem ser definidas conforme a necessidade da sua empresa, como data da emissão ou tipo de documentação.

Se sua empresa ainda tiver documentos impressos, organize-os do mesmo jeito. Afinal, a única diferença é o uso de um arquivo físico para guardá-los. Apesar disso, nesses casos, ainda é válido ter uma cópia digital de cada um dos papéis, evitando que erros aconteçam e os arquivos sejam rasurados ou extraviados.

Por que a NFe é vantajosa?

Além de saber o prazo para guardar documentos fiscais, vale refletir sobre as vantagens de ter a NFe. Afinal, ela se destaca pela praticidade, diminuição de custos, maior gestão fiscal, confiabilidade, aumento da inteligência de dados, aumento da credibilidade e diminuição do impacto ambiental.

O XML é notável por sua alta portabilidade, isso porque um banco de dados que possui uma aplicação consegue escrever um arquivo próprio. Dessa forma, outro banco conseguirá ler o arquivo sem a necessidade de plataformas proprietárias específicas. Por isso, ganha pela versatilidade.

Outra vantagem muito clara é derivada do padrão NFe 4.0 de 2018, onde as notas passaram a ser atualizadas com mais facilidade. No entanto, o modelo de código do XML também sofre algumas críticas, por sua:

  • Complexidade;
  • Redundância;
  • Verbosidade;
  • Excesso de ruído;
  • Abundância de parênteses angulares.

O prazo para guardar documentos fiscais costuma ser de cinco anos, mas isso varia de acordo com o tipo do arquivo. Hoje, quem cuida das empresas se depara com mudanças de hábitos, uma vez que as marcas vêm trocando os papéis por arquivos digitais.

O número de impressões diminui e há um ganho sustentável para as organizações e para o meio ambiente no geral. Outra parte desse processo é a “cloudificação”, onde o processo de armazenamento em nuvem ocupou um espaço significativo na rotina das empresas. Um exemplo é o uso dos softwares SaaS (Software as a Service).

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Agora que você já compreendeu a importância da nota fiscal eletrônica para a sua empresa, está na hora de investir em uma solução que facilite e automatize as rotinas contábeis da sua empresa. O NF-e da Serasa Experian é uma solução de certificado digital que reconhece a sua organização perante órgãos públicos, como a Sefaz e o eSocial.

Com a nossa solução, você pode eliminar o excesso de papelada e o acúmulo de insumos da sua empresa, pois se torna muito mais fácil emitir a nota fiscal eletrônica.

Apesar disso, é válido ressaltar que essa ferramenta é ideal para os negócios que também precisam realizar a emissão de outros documentos, como a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Acesse o site e conheça nossa solução agora mesmo!

Seguir o prazo para guardar documentos fiscais é uma exigência legal, além de servir como uma forma de comprovação do cumprimento das obrigações legais de uma empresa. Isso é útil caso precise prestar informações e provar algo para as autoridades reguladoras.

Esperamos que você tenha gostado desse conteúdo! Para aprofundar seus conhecimentos sobre o assunto, também confira nosso material sobre as vantagens de ter a NF-e. Até a próxima!