A competitividade no mercado atual exige que empresas de todos os tamanhos adotem práticas efetivas para se destacarem e entenderem o perfil dos seus clientes. É por isso que a ISO 9001 surge como uma ferramenta estratégica para organizações que desejam padronizar processos, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes! Para implementar o sistema de gestão da qualidade (SGQ), essa certificação de cunho internacional explora diretrizes rigorosas.

Para pequenas e médias empresas (PMEs), assim como também para microempreendedores individuais (MEIs), a ISO 9001 pode ser um diferencial decisivo. Ao adotar essa norma, as empresas de pequeno porte demonstram compromisso com a excelência ao conquistar credibilidade junto a clientes, parceiros e fornecedores. Aliás, essa certificação auxilia na identificação de falhas operacionais e em outras que forem encontradas.

Neste post exclusivo da Serasa Experian, exploraremos o que é a ISO 9001, benefícios para as empresas e os princípios fundamentais alicerçados com a sua aplicação. Você, empreendedor, entenderá como essa certificação pode transformar a gestão da sua empresa, inclusive em setores específicos, como a saúde. Confira o conteúdo a seguir!

O que é a ISO 9001 e para o que serve?

Desenvolvida pela Organização Internacional para Padronização (ISO), a ISO é uma norma internacional que estabelece critérios para a criação e a manutenção de um sistema de gestão da qualidade (SGQ), que tem como foco a padronização de processos, o aumento da eficiência operacional e a redução de erros. A sua principal função é assegurar que as empresas ofereçam aos consumidores produtos e serviços que atendam às expectativas dos clientes e às exigências da ISO.

Independentemente do tamanho ou segmento, essa certificação pode ser obtida por qualquer empresa. Para PMEs e MEIs, por exemplo, ela serve como um guia prático para organizar e estruturar processos internos, desde a fabricação até o atendimento ao cliente. As empresas conseguem, ao seguir as diretrizes da ISO 9001:

  • Documentar todos os procedimentos e metodologias de forma clara;
  • Identificar falhas e corrigi-las rapidamente;
  • Obter uma cultura de melhoria nos processos será criada.

Além disso, você sabia que a ISO 9001 é reconhecida globalmente? Isso facilita a expansão dos negócios para mercados internacionais!

Benefícios da ISO 9001 para os negócios

É inegável que a implementação do sistema de gestão da qualidade em um negócio pode trazer diversos benefícios imperdíveis. O principal da ISO 9001 é oferecer diferencial competitivo no segmento para uma empresa que implementou e obteve a certificação.

Quando uma empresa conquista esse certificado, ela está expondo seu reconhecimento nacional e internacional do compromisso com a seriedade e com a qualidade do trabalho a todos, uma vez que a ISO 9001 define boas práticas de relacionamento entre clientes, fornecedores e gestão. Aliás, a ISO também serve como uma propiciadora de condições para competitividade no mercado, busca pela qualidade e desenvolvimento entre os colaboradores.

A otimização dos processos, a redução de custos e o diferencial dos demais também são uma realidade. Mas você sabe o que isso significa? Quando o seu negócio obter a ISO 9001, a certificação propiciará:

  • Melhora na qualidade, uma vez que a implementação das normas ISO ajuda na identificação e na correção de falhas durante o processo de fabricação de produtos ou desenvolvimento de serviços;
  • Aumento na eficiência de todos os processos dentro de uma empresa, logo, por consequência, o aumento da produtividade por parte dos colaboradores acontecerá e a redução de custos também será uma realidade;
  • Crescimento da confiança dos consumidores da empresa, pois essa certificação demonstra que seu negócio se preocupa com os padrões de qualidade, além de trazer notoriedade aos produtos e serviços;
  • Abertura de novas portas e oportunidades para a sua empresa! Diversos negócios pedem para que os seus fornecedores tenham essa norma em vigência;
  • Alinhamento com diversas regulamentações e questões legais;
  • Melhora da reputação e da visão que o público geral tem do seu negócio por seus processos seguirem às exigências da ISO 9001.

Com ela em vigência na sua empresa, tanto os clientes quanto a empresa obterão benefícios: os consumidores terão produtos e serviços de qualidade e a sua instituição terá lucro e visibilidade maiores!

ISO 9001: 7 princípios fundamentais

A ISO 9001 é baseada em 7 princípios fundamentais que servem como normas para uma gestão da qualidade de confiança. Entender cada uma delas é muito importante, caso você deseje implementar a ISO de maneira eficaz. Assim, você garantirá a satisfação dos clientes, processos bem definidos e a melhoria vitalícia do negócio. Entenda:

1. Foco no cliente

O cliente deve ser o protagonista das estratégias organizacionais, uma vez que o sucesso de um negócio está fielmente ligado à habilidade da empresa de entender profundamente suas demandas, expectativas e visões.

É claro que esse processo não se resume apenas a coletar feedbacks pontuais, mas envolve a análise de dados comportamentais, a identificação de padrões e a proatividade dos gestores em antecipar tendências e permitir a criação de propostas de valor personalizadas.

Como exemplo, imagine uma empresa de cosméticos que, ao verificar avaliações e comentários nas redes sociais, identifica um acréscimo na busca por sustentabilidade na empresa ou nos produtos. Com essa percepção, a empresa pode reestruturar seu portfólio e substituir alguns produtos por alternativas eco-friendly ou adotar embalagens recicláveis.

2. Liderança

A liderança faz toda a diferença na hora de colocar a ISO 9001 em prática, pois são os líderes que motivarão a equipe, definirão os objetivos para todos e criarão um ambiente em que a qualidade será prioridade em cada detalhe. A estratégia principal deve incluir os funcionários desde o início — mudanças repentinas não costumam funcionar.

O segredo para uma boa liderança é investir em capacitação, abraçar ideias e deixar claro que o papel de todos é importante durante a jornada de desenvolvimento e produção do produto ou serviço.

3. Envolvimento de pessoas

Os colaboradores de todos os setores e níveis devem estar em constante capacitação e ser incentivados a participar ativamente dos processos e demandas da empresa para que a melhora vitalícia aconteça. Quando os funcionários entendem o papel que eles têm na gestão da qualidade, sentem-se valorizados e se tornam mais proativos para desempenhar suas funções profissionais.

Além disso, quando uma equipe é bem treinada e orientada, ela consegue garantir que os processos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) sejam seguidos com sucesso e o risco de retrabalho diminui consideravelmente, tudo para garantir a satisfação do cliente no processo final de aquisição.

4. Abordagem baseada em processos

Os processos internos de uma empresa devem ser mapeados, monitorados e melhorados continuamente para assegurar a eficiência, manter a qualidade dos produtos e reduzir desperdícios com os produtos ou serviços oferecidos. Um processo bem estruturado permite a identificação de problemas, a padronização de atividades e torna toda a operação do negócio mais ágil e transparente.

5. Gestão de relacionamento

As parcerias com fornecedores e stakeholders precisam e devem ser gerenciadas de maneira estratégica para garantir a qualidade dos produtos e serviços e a eficiência, confiabilidade e sustentabilidade de toda a cadeia produtiva da empresa.

Alinhar expectativas, garantir que os envolvidos trabalhem em sintonia para um único propósito e estabelecer padrões de desempenho são frutos de networking bem definido entre os colaboradores: tudo isso é fruto de uma gestão de relacionamento coerente com a ISO.

6. Melhoria contínua

É claro que a busca por uma empresa que está em constante procura por inovação, adaptação e compromisso é um dos principais alicerces para continuar com o sucesso vitalício do negócio. Todas as empresas que desejam prosperar no segmento devem seguir duas estratégias:

  • Sempre monitorar como o desempenho dos funcionários está em relação às estruturas desenvolvidas pela ISO 9001;
  • Incentivar a equipe a propor novas ideias e soluções para criar um local de trabalho ainda mais dedicado à qualidade dos serviços e produtos.

7. Evidências como base para a tomada de decisões

A identificação de tendências, a antecipação de desafios e a tomada de medidas proativas para melhorar os processos e a entrega de produtos ou serviços podem ser postos em prática com a coleta e a análise dos indicadores da ISO 9001. Aliás, todas as medidas também auxiliam a empresa a estar em conformidade com a ISO.

Gestão da qualidade em saúde e como a ISO 9001 pode impactá-la

Por aumentar a segurança do paciente em relação à empresa, promover a padronização de processos e levar o foco a ele, a ISO 9001 também se mostra como responsável por elevar a gestão de qualidade no setor da saúde. Quando um negócio obtém essa certificação, todo o setor estará organizado e pronto para receber melhorias alinhadas às suas necessidades específicas.

Por exemplo, riscos que envolvem atividades profissionais de saúde em empresas desse segmento são reduzidos quando ela é certificada com a ISO 9001. Também é importante destacar que essa norma contribui fortemente para que uma comunicação direcionada aconteça entre pacientes e funcionários, como um código de conduta ética.

Resumidamente, a gestão da qualidade na saúde também preza pela melhoria vitalícia em todos os setores de uma empresa, além de fiscalizar e revisar cada um deles ao usar os 7 princípios fundamentais da ISO 9001.

O que uma empresa tem que fazer para se certificar na ISO 9001?

Primeiramente, os requisitos estabelecidos pela norma ISO 9001 deverão ser implementados sem exceções, como já discutido anteriormente. Concluída essa fase preliminar, será necessário realizar uma auditoria interna com um avaliador — que irá à empresa preferencialmente em um dia aleatório — para checar se o negócio deve obter a ISO ou se terá que passar por adequações.

Após isso, uma entidade certificadora deverá ser contratada para conduzir uma nova avaliação, caso seja necessário, para verificar a conformidade vitalícia com os critérios da ISO 9001 e, então, emitir a certificação correspondente ao negócio.

A ISO 9001 tem data de validade?

Sim, a certificação ISO não é vitalícia e possui data de validade. Após a obtenção da certificação, a empresa deve manter a conformidade contínua com os requisitos da norma ISO 9001 para assegurar que seu sistema de gestão da qualidade, em qualquer setor, permanecerá coerente aos padrões estabelecidos.

A certificação é emitida por um ciclo trienal, ou seja, de três anos, e exige uma renovação periódica após essa data para comprovar que o negócio continua ciente das exigências da norma a fim de continuar com ela ativa. Para que a empresa a obtenha novamente, será necessária a realização de uma auditoria de renovação que será conduzida pela mesma entidade certificadora responsável pela primeira avaliação.

Durante o processo de renovação, todo o sistema de gestão da qualidade da instituição será analisado de novo para verificar se cumprimento com os critérios atualizados da norma ISO aplicável continua vigente. Caso seja constatada conformidade à ISO, a certificação será revalidada por igual período de três anos.

Todos os solicitantes da ISO 9001 levam de seis a doze meses para conseguir a certificação. Logo, é muito importante destacar que o trabalho da gestão da qualidade não deve acabar com a obtenção do selo: esse certificado requer estabilidade com a estrutura determinada, sendo um trabalho perpétuo.

Agora que você já sabe tudo sobre a ISO 9001, continue navegando pelo nosso site para descobrir centenas de conteúdos relevantes que irão te ajudar a alavancar a sua empresa ao sucesso definitivo. Confira também o que é uma empresa de cobrança e como ela funciona. Até a próxima!