A alta competitividade no mercado pede que as empresas de todos os portes busquem padrões de qualidade mais reconhecidos, seja nos processos internos ou externos. Para pequenos e médios negócios, no entanto, palavras como "ISO 9000" podem parecer complexas ou distantes demais. A boa notícia? Essas normas foram criadas exatamente para simplificar processos complicados e garantir resultados satisfatórios, independentemente do tamanho da empresa.

Falta de gestão estratégica, perda de clientes por falhas recorrentes e dificuldade em padronizar serviços são alguns dos desafios que gestores e líderes de PMEs enfrentam dentro das organizações. É muito comum que esses líderes acreditem que os sistemas de gestão da qualidade são exclusivos para grandes corporações, por falta de orientação objetiva e esclarecedora.

Neste post da Serasa Experian, vamos explicar o que é a ISO 9000, como ela se diferencia da ISO 9001 e, principalmente, como obtê-la, mesmo em negócios menores. Esse certificado pode ser a chave para o progresso da sua empresa se tornar realidade! Confira todos os detalhes a seguir:

O que é a ISO 9000 e para que ela serve?

A ISO 9000 é um conjunto de normas que estabelece diretrizes para que as empresas organizem seus processos internos de forma eficiente, a fim de garantir a qualidade de seus serviços ou produtos. Criada pela International Organization for Standardization (ISO), essa série de normas serve como base para a implementação de sistemas de gestão da qualidade, não certificando diretamente uma empresa.

Evitar desperdícios, aumentar a satisfação do cliente e promover a melhoria contínua são os objetivos principais da ISO 9000, quando aplicadas pelo negócio em seus processos. Um negócio, independentemente do seu tamanho, consegue estruturar processos mais previsíveis, reduzir falhas operacionais e entregar valor ao consumidor ao aplicar todas essas diretrizes importantes.

Exemplo de situação: imagine uma padaria organizada com seus horários diários e que estabelece critérios específicos para avaliar a qualidade do pão antes de ele ir à venda. Perceba, empreendedor, que esse cuidado garante que todos os produtos seguirão um mesmo padrão, ao mesmo tempo que aumenta a satisfação dos clientes e minimiza os desperdícios.

Esse exemplo pode resumir a aplicação dos princípios da ISO 9000, em que processos bem definidos conseguem impactar diretamente na reputação de uma empresa e em sua qualidade de entrega e apresentação.

ISO 9000 e ISO 9001: qual é a diferença entre as duas?

Ainda que os dois termos sejam mencionados juntos, a ISO 9000 e a ISO 9001 têm propósitos diferentes dentro do sistema de gestão da qualidade, ou seja, a ISO 9000 estabelece conceitos e terminologias fundamentais que descrevem suas funções, enquanto a ISO 9001 elenca todos os requisitos que uma empresa deve exercer ou cumprir para obter o certificado.

Para o entendimento ficar mais fácil, a ISO 9000 trabalha como um guia teórico que explica os conceitos mais importantes do selo, como o que significa "qualidade" dentro de uma empresa e como os processos podem ser reformulados e postos em prática para elevar a eficiência e estabelecer uma melhoria contínua. Aliás, as empresas que desejam adotar padrões de gestão da qualidade podem ir atrás da ISO 9000 para entender os princípios fundamentais antes mesmo de aplicá-los.

A ISO 9001 é mais prática e é direcionada para a empresa conseguir a certificação. Esse termo apresenta os passos concretos que as empresas precisam seguir para garantir a legalidade com um sistema de gestão da qualidade que é reconhecido internacionalmente! Os negócios que desejam demonstrar qualidade e padronização nos produtos (POP) e processos devem implementar os requisitos da ISO 9001 e, após isso, buscar a certificação com auditorias especializadas no assunto.

A analogia a seguir te fará entender mais facilmente esse termo: a ISO 9000 é como um dicionário que é definido por termos e conceitos importantes. Em contrapartida, a ISO 9001 age como um manual de instruções detalhadas que orienta as empresas sobre como aplicar esses conceitos na prática, ou seja, na empresa.

ISO 9000 e a sua importância para as empresas

A adoção das normas da ISO 9000 não age apenas na organização dos processos internos de uma empresa: elas também criam impactos positivos para todos que se relacionam com a instituição, como os funcionários. Entenda como diferentes grupos são beneficiados:

1. Os clientes

A satisfação dos clientes estará garantida, uma vez que a ISO 9000 exige que a empresa priorize a qualidade dos produtos e dos serviços para garantir que as expectativas dos clientes serão atendidas. Além disso, a melhoria contínua dos sistemas de pesquisa de satisfação — como enquetes ou feedbacks — é obrigatória, pois permite que ajustes rápidos em falhas identificadas sejam resolvidos.

Não menos importante, a vantagem competitiva também se torna um fator de relevância. As empresas certificadas com a ISO 9000 ganham preferência e notoriedade no segmento, especialmente em negociações B2B, em que a confiança se torna decisiva.

2. Os colaboradores

O ambiente de trabalho estruturado é um diferencial, já que os funcionários poderão receber treinamentos claros e efetivos, além de terem acesso às atas documentadas do que foi discutido, por exemplo, o que reduz significativamente improvisos ou estresse. Aliás, o desenvolvimento profissional, como capacitações regulares, também é parte dos requisitos, uma vez que aumenta a motivação e a eficiência das equipes.

3. A sociedade

É claro que a sociedade também se encaixa na relevância da ISO 9000, já que que os produtos e serviços serão confiáveis para o público geral. A competitividade e notoriedade, em consequência da ISO 9000, elevam o padrão de qualidade da sua empresa no segmento e beneficiam os consumidores.

Além disso, o compromisso social indireto também acontece: a norma desse selo incentiva práticas éticas, mesmo que isso não seja seu foco principal, como combate à corrupção e condições dignas de trabalho!

4. Os fornecedores

Não é uma regra geral, porém a maioria das empresas que segue a ISO 9000 exige que seus fornecedores também adotem processos organizados, estruturados e confiáveis. Dessa forma, uma cadeia de valor mais eficiente e com padrões altos é desenvolvida.

Aliás, quando a empresa e os fornecedores conseguem estruturar padrões rígidos de qualidade, como a ISO 9000, um relacionamento duradouro se inicia. No segmento, os fornecedores qualificados passam a ganhar preferência, enquanto os que não voltam sua atenção à qualidade são substituídos.

5. A empresa

Você sabia que a ISO 9000 ajuda a reduzir custos com retrabalho, aumenta a reputação da empresa e facilita a entrada em novos mercados, inclusive os internacionais? Tudo isso é consequência do crescimento sustentável que esse selo leva à empresa. A ISO é reconhecida em mais de 170 países, por isso, as empresas que são certificadas aumentam as oportunidades de exportações e parcerias, como uma espécie de vantagem global para o segmento.

Construir um ecossistema empresarial forte e confiável também é um dos objetivos da ISO 9000, e não apenas cumprir regras rígidas sem nenhum propósito claro. As pequenas e médias empresas que adotam esses princípios ganham vantagens para competir com igualdade com negócios maiores, além, é claro, de fortalecer suas relações com todos os envolvidos em seus processos.

Quais tipos de ISOs existem?

A International Organization for Standardization (ISO), a fim de garantir que a segurança, qualidade e eficiência aconteçam em vários setores de uma empresa, passou a desenvolver uma série de normas rígidas para os empreendedores alcançarem seu selo. Existem diversas ISOs, porém as mais reconhecidas são:

  • ISO 9000: essa ISO define conceitos e princípios para a gestão da qualidade de um negócio e estabelece diretrizes a fim de organizar processos organizacionais eficientemente;
  • ISO 9001: para garantir que as empresas seguirão padrões reconhecidos internacionalmente, a ISO 9001 especifica os requisitos necessários para a certificação em gestão de qualidade;
  • ISO 14001: com foco na gestão ambiental, ela auxilia empresas a reduzirem os impactos negativos no meio ambiente com o objetivo de cumprir os regulamentos sustentáveis de sua norma;
  • ISO 45001: a fim de minimizar os riscos aos colaboradores no ambiente de trabalho, essa ISO estabelece padrões para fortalecer a segurança e saúde ocupacional;
  • ISO 27001: essa ISO está envolvida com os processos de segurança da informação e estabelece diretrizes rigorosas para proteger dados e minimizar riscos cibernéticos.
  • ISO 22000: por fim, mas não menos importante, a ISO 22000 aplica-se ao setor de alimentos, com o objetivo de assegurar a segurança e a qualidade em toda a cadeia produtiva, da "colheita à mesa."

Todas as normas têm um objetivo em comum, apesar de fazerem parte de setores diferentes: elas auxiliam as empresas a melhorar, qualificar e estruturar seus processos de qualidade, além de reduzir riscos e entregar ou fornecer produtos e serviços com mais segurança, eficiência e qualidade. Ao adotar a ISO adequada ao seu negócio, sua empresa poderá aumentar a competitividade e se estabelecer com uma boa reputação no segmento inserido.

Como uma empresa consegue obter o certificado ISO 9000?

A ISO 9000 não é uma norma de certificação, mas um conjunto de diretrizes que explicam os conceitos fundamentais da gestão da qualidade, como já explicitado anteriormente. Para uma empresa conseguir obter uma certificação reconhecida, geralmente busca pela ISO 9001, uma vez que ela coloca esses princípios em prática. Confira como preparar a sua empresa para passar por esse processo, mesmo em pequenos negócios:

1. Prepare a empresa

Para atender todas as exigências da ISO 9000, antes de iniciar formalmente o processo de certificação, a empresa precisa reestruturar suas medidas internas em todos os setores. Caso necessário, essa etapa será a responsável por realizar mudanças estruturais, sociais e culturais dentro da empresa.

Entender os requisitos e benefícios da ISO para a empresa é o primeiro passo antes de iniciar o estudo de aprofundamento da norma. Logo após isso, o escopo da certificação precisará ser definido estrategicamente, ou seja, quais unidades, setores, produtos ou serviços serão incluídos no processo.

2. Auditorias internas

A etapa das auditorias internas é fundamental para assegurar que a empresa está realmente pronta para receber a certificação da ISO 9000 ou qualquer outra. A revisão da adequação dos processos da ISO é um processo que consegue identificar eventuais falhas na gerência e corrigir, em seguida, suas falhas antes de uma auditoria final.

Quando essa etapa chegar ao fim, um relatório detalhado será feito e entregue a todos os setores envolvidos no processo, a fim de orientar e prosseguir com os ajustes necessários. Toda essa preparação pode aumentar significativamente as chances de sucesso na auditoria de certificação.

3. Certificação

Já na etapa final do processo, uma empresa certificadora envia um auditor — preferencialmente em um dia aleatório — para examinar se os processos da empresa que foram estruturados cumprem de maneira integral os requisitos da ISO 9000. Com duração de dois a três dias, em média, ao final do processo também poderão ser identificados pontos que ainda precisam ser ajustados.

Se a empresa solicitante da ISO não for aprovada na primeira auditoria, é possível pedir por uma nova avaliação dentro de três meses: nesse meio tempo, o negócio terá tempo de corrigir as falhas que foram identificadas. Logo após a aprovação da ISO 9000, a empresa receberá o certificado oficial e, assim, garantirá seu compromisso sério com a melhoria contínua e com a qualidade.

Como você pôde entender, empreendedor, a ISO 9000 é uma certificação simples e que tem o objetivo de verificar a qualidade de todos os processos internos de uma empresa. Esse selo é reconhecido internacionalmente, logo, quando uma empresa tem a capacidade de obtê-lo, conseguirá atrair mais credibilidade e notoriedade ao negócio!

Se você gostou desse post da Serasa Experian, não deixe de conferir outros conteúdos imperdíveis do nosso blog, como o que é selo verde e sua importância para as empresas! Continue conosco e até a próxima.