Manter um inventário de estoque organizado é fator decisivo para alcançar eficiência operacional em qualquer empresa, especialmente para PMEs que buscam profissionalizar sua gestão e evitar prejuízos por falta de controle. Com um inventário bem gerido, é possível otimizar recursos, evitar desperdícios e garantir a saúde financeira do negócio, facilitando o crescimento no mercado.

Além de listar produtos, um inventário padronizado e estratégico previne gargalos, minimizando perdas e discrepâncias. Dessa forma, pequenos investimentos de tempo e recursos direcionados à gestão do estoque podem resultar em grandes melhorias financeiras e operacionais.

Preparamos este post com todas as informações que você precisa saber para estruturar e gerenciar seu inventário de forma eficiente, com dicas práticas e ferramentas para garantir um controle preciso e eficaz dos seus produtos. Continue a leitura e saiba mais!

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é o processo de organizar e listar itens e insumos armazenados em uma empresa, sejam eles matéria-prima ou produtos finais. Esse processo identifica o que está faltando, o que está em excesso e o que pode estar perto da validade, permitindo uma gestão eficiente das compras e prevenindo desperdícios e desfalques. Inclusive, auxilia a determinar o valor de cada produto ao ajudar na visualização dos custos de estocagem dos mesmos.

Dessa forma, é possível afirmar que todos os segmentos devem realizar um inventário de estoque bem organizado, incluindo food service, setor industrial, agronegócio, têxtil, entre muitos outros!

Durante o inventário é possível determinar o que está faltando no estoque, o que está em excesso e o que pode estar para passar da validade. Com essas informações, é possível organizar as compras de matéria-prima para que nunca haja desfalque ou faltas no fluxo de produções, além de ajudar a evitar desperdícios e produtos vencidos.

Por que o inventário de estoque é decisivo para o crescimento das empresas?

Considerando os objetivos do inventário de estoque, a Serasa Experian ressalta que a desorganização nesse aspecto pode gerar grandes prejuízos para a organização, tais como desperdício de produtos, de insumos e, consequentemente, de dinheiro, além de causar falhas na comunicação com a fiscalização.

Para evitar essas falhas, a listagem e controle dos produtos estocados podem ser feitos em planilhas eletrônicas (Excel, por exemplo), softwares e plataformas específicas para controle de estoque. Além disso, contratar um ERP (sistema de gestão integrada) para automatizar todo o inventário do seu estoque também é uma boa alternativa.

Com tudo isso sendo considerado, é importante criar um plano para realizar o inventário do seu estoque de forma padronizada, periódica e até mesmo automatizada para evitar desperdícios e elevar sua lucratividade. A seguir, você encontra dicas e sugestões para alcançar tais objetivos!

Para que serve o inventário de estoque para as empresas?

O inventário de estoque é essencial para as empresas, pois proporciona uma visão clara dos produtos armazenados, ajudando a organizar as operações e evitar surpresas indesejadas. Imagine um chef descobrindo que está sem cebola na hora de preparar um prato — um erro que um bom inventário poderia evitar.

Ele permite identificar gargalos, prever necessidades de reposição e ajustar compras conforme a demanda real, prevenindo tanto o excesso quanto a falta de produtos. Além disso, ajuda a controlar o giro de estoque, melhorando a previsibilidade financeira e de produção.

Em resumo, o inventário de estoque é crucial para otimizar o fluxo de trabalho, reduzir custos e melhorar a gestão de liderança estratégica, garantindo que a empresa opere de maneira organizada e lucrativa.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

Como já mencionamos, é primordial que uma empresa conte com um estoque organizado para crescer, independentemente do setor em que está inserida. Para atender diferentes empresas e garantir a gestão eficiente de suas mercadorias ou insumos, existem quatro tipos de inventário para escolher. Veja a seguir:

1. Inventário de estoque rotativo

No inventário de estoque rotativo, a contagem dos itens é realizada em intervalos regulares previamente definidos. A frequência dessa contagem é determinada pela natureza (material) e rotatividade dos produtos.

Por exemplo, em uma lanchonete, onde itens perecíveis possuem validade, é essencial realizar contagens mais frequentes para evitar desperdícios e garantir produtos frescos. Já em uma loja de eletrônicos, com computadores e acessórios em estoque, as contagens podem ser realizadas em períodos mais espaçados, para manter o controle adequado sem a necessidade de verificações tão constantes, por serem produtos com vida útil bem maior.

2. Inventário de estoque periódico

O inventário periódico de estoque é uma prática que envolve a contagem e a listagem dos itens no final de um período específico. Este tipo de inventário tem o objetivo de oferecer um panorama geral da situação financeira da empresa e identificar a necessidade de ajustes.

Ao concluir o período determinado, o inventário periódico permite avaliar a situação do estoque e tomar decisões embasadas em um planejamento estratégico. Muito subjetivo? Um exemplo pode ajudar!

Uma loja de sapatos pode realizar um inventário ao término de cada estação para analisar os produtos restantes. Com base nessa análise, a loja pode criar campanhas promocionais eficazes, como oferecer descontos de 50% em botas de inverno durante o verão, ajudando a liquidar o estoque remanescente e preparar-se para as novas coleções.

3. Inventário de estoque permanente

Como o nome nos sugere, o inventário de estoque permanente é realizado continuamente, dia após dia, por meio de sistemas que automatizam o processo e a organização dos produtos estocados.

Ou seja, a cada movimentação de mercadoria, o sistema atualiza automaticamente o estoque, proporcionando uma visão em tempo real e precisa da quantidade de itens disponíveis. Com esse tipo de inventário, empresários(as) podem monitorar constantemente o fluxo de estoque e pensar em decisões rápidas baseadas em dados atualizados automaticamente.

4. Inventário anual

Por fim, temos o inventário de estoque anual! Este tipo de inventário é realizado uma vez no período anual, mais especificamente no final do ano fiscal. O objetivo de fazer essa listagem anual é obter uma ampla visão do estoque da empresa antes de entrar em férias para as festividades.

Por meio dessa contagem anual, é possível avaliar o valor total dos ativos, ajustar registros contábeis e preparar relatórios financeiros precisos para reuniões de encerramento.

Com isso, o inventário anual ajuda a identificar as falhas do ano, planejar estratégias de reposição e garantir que as informações sobre o estoque estejam atualizadas para o próximo ciclo fiscal, além de ajudar a planejar novas ações para o ano que está por vir.

Salve na segunda aba para conferir depois: Planejamento de vendas: como fazer para mais assertividade

Dicas para fazer inventário de estoque

Após entender quais são os tipos de inventários e como organizar o estoque pode ser benéfico para sua empresa, que tal conferir um passo a passo completo com dicas para começar já? Acompanhe a Serasa Experian!

1. Defina horários e dias estratégicos

Antes de mais nada, pense em qual é o melhor momento para realizar o inventário de estoque. Escolha dias e horários com menos movimento e menos riscos de interrupções, como períodos fora dos horários de pico ou durante feriados. Isso garante que o inventário seja realizado com calma e precisão, mesmo em empresas com alta demanda. Afinal, tudo feito às pressas e com barulho corre risco de falhar, né?

Se você é gerente de uma loja de eletrônicos, por exemplo, realizar o inventário durante o final de semana ou feriados pode minimizar a interferência nas operações diárias. Já em padarias, realizar o inventário cedo, antes de começar a produção de pães e demais produtos, pode ser mais eficaz!

2. Organize e classifique os produtos

Como você pode facilitar a contagem e a organização do seu estoque? Comece separando os produtos em categorias e subcategorias com base em características semelhantes. Utilize caixas, prateleiras e etiquetas para tornar a identificação dos itens mais ágil e eficiente.

Por exemplo, se você gerencia uma lanchonete, agrupe os itens perecíveis separados dos produtos não perecíveis. Isso não só facilita a contagem, mas também ajuda a identificar produtos fora de uso ou que não devem mais ser adquiridos. O importante é garantir que não haja bagunça no seu estoque, mantendo a organização em dia sempre!

3. Detalhe as características dos produtos

Você já pensou em como as descrições detalhadas podem tornar o processo mais eficiente? Ao detalhar informações como peso, medida, cor, voltagem e valor dos produtos, você facilita a identificação e a busca por itens específicos. Pensando mais sobre, esse detalhamento é especialmente útil para evitar confusões e garantir que cada produto esteja corretamente catalogado.

4. Defina a periodicidade do inventário

Lembra dos tipos de inventário que explicamos acima? Agora, é momento de decidir quais deles você usará em seu negócio. Portanto, comece a refletir e a planejar qual será a frequência ideal para realizar seu inventário de estoque.

Vale ressaltar que essa decisão depende da rotatividade dos seus produtos ou matéria-prima. Para itens com alta movimentação, como alimentos perecíveis, o inventário deve ser mais frequente, enquanto produtos com baixa rotatividade, como peças de máquinas, podem ter intervalos mais espaçados. Ajustar a periodicidade de acordo com a movimentação do estoque ajuda a manter o controle atualizado e evita surpresas indesejadas.

5. Revise e confirme a contagem

Erros humanos são inevitáveis, mas podem ser minimizados com uma boa revisão e muita atenção durante a contagem do inventário — também podem ser evitados com o uso de sistemas ERP, mas falaremos disso mais à frente!

Continuando, após a contagem inicial, peça para um segundo colaborador revisar os números. Essa verificação dupla ajuda a garantir a precisão dos dados e reduz a probabilidade de erros. Já pensou na tranquilidade de saber que seus números estão corretos e prontos para relatórios financeiros e auditorias?

6. Utilize tecnologia a seu favor

Como você pode tornar o processo mais ágil e preciso? Investir em tecnologia é uma solução para essa missão. Sistemas de código de barras e softwares de gestão financeira podem automatizar a contagem e atualizar o estoque em tempo real, tornando seu inventário mais eficiente e automatizado — e sem estresse, o mais importante!

Tablets e dispositivos móveis também facilitam o lançamento de dados diretamente no sistema, evitando erros comuns ao realizar o procedimento manualmente. Com a tecnologia, você ganha em agilidade e precisão, além de liberar sua equipe para tarefas mais estratégicas. Aqui estão cinco plataformas e ERPs especializados em inventário de estoque:

  • TOTVS;
  • Linx Microvix ERP;
  • LEAFIO AI;
  • GestãoClick ERP;
  • OMIE.

7. Defina uma equipe responsável

Para garantir a constância e a expertise no processo, é recomendável designar uma equipe específica ou uma pessoa responsável pelo inventário de estoque. Pode ser você ou um funcionário capacitado e de confiança. Caso sua ideia seja passar a responsabilidade para um colaborador, considere investir em treinamentos e/ou cursos sobre controle de estoque.

Ter uma equipe dedicada ajuda a manter a consistência das informações e aprimorar a precisão com o tempo. Se você escolher uma equipe fixa, eles desenvolverão um conhecimento mais profundo sobre os produtos e o processo, o que pode resultar em uma gestão de estoque mais eficiente e menos sujeita a erros.

Seguindo essas dicas, você estará no caminho certo para realizar um inventário de estoque eficiente e sem prejuízos em seu caixa. Está pronto(a) para colocar essas dicas em prática?

A Serasa Experian, como aliada dos empresários, entende a importância de um bom gerenciamento de estoque e valoriza quem busca prosperar nos negócios. Por isso, sempre trazemos dicas para otimizar o fluxo de trabalho, gerenciar finanças e muitas outras ideias para empreender com sucesso. Não deixe de conferir!