O Conectividade Social ICP é um sistema que permite o cumprimento de obrigações das empresas e que tem por objetivo conectar o empresário com os serviços e sistemas da Caixa Econômica Federal.

Com a ascensão da tecnologia, ferramentas se adaptaram e, consequentemente, o Governo não poderia ficar para trás! Por isso, as formas de acesso a esse tipo de ferramenta exigem a presença de um certificado digital ICP-Brasil. Mas, afinal, o que é o Conectividade Social? Quais são os seus benefícios? Como ela se relaciona com os certificados?

Pensando na importância desse assunto e em te deixar antenado com temas que o envolvem, decidimos escrever este conteúdo. Nele, abordaremos as principais dúvidas sobre a assinatura ICP Brasil para que você saiba exatamente como utilizá-la. Então, continue conosco e aproveite a leitura!

O que é Conectividade Social ICP?

O Conectividade Social ICP é um dos portais de relacionamento da Caixa Econômica Federal com os empreendedores, que possibilita ao usuário enviar, consultar e compartilhar os dados relacionados ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e as informações a respeito da Previdência Social.

O objetivo principal da assinatura ICP Brasil é tornar o dia do empresário ou contador mais simples e prático, fazendo com que eles tenham acesso aos órgãos de fiscalização com mais facilidade. Ela é capaz de proporcionar todas as funções necessárias para que uma empresa esteja em dia com suas obrigações trabalhistas relacionadas ao FGTS e à Previdência Social.

Dica: que tal conferir as obrigações trabalhistas que serão extintas com o e-Social? Temos certeza de que esse conteúdo será muito útil para o seu dia a dia!

Apesar de ser uma ferramenta governamental, o Conectividade Social não é uma ideia tão nova. Ele já existia há alguns anos, contudo, tratava-se de um sistema diferente e mais arcaico. Antes, era necessário instalar um software no computador, o que gerava uma série de questionamentos sobre a segurança e a efetividade da plataforma.

Com o tempo, a tecnologia evoluiu a ponto de deixar de exigir a instalação dessa ferramenta. Atualmente, os empresários podem fazer o envio de dados por meio do próprio navegador. Inclusive, as consultas também podem ser realizadas dessa forma.

Essa medida dá muita liberdade aos usuários — eles não precisam se preocupar com a instalação dessa plataforma caso precisem acessar outro dispositivo. A grande diferença da ferramenta que temos hoje para a antiga é o fato de a exigência de um certificado digital para proporcionar o acesso.

Em outras palavras, a necessidade desse certificado faz com que a plataforma tenha um altíssimo nível de segurança com compliance digital. Afinal, ele é emitido por uma autoridade certificadora que abrange todas as regras da infraestrutura de chaves públicas brasileiras, a chamada ICP-Brasil.

Para que serve o Conectividade Social ICP?

O uso do Conectividade Social ICP é muito amplo nas empresas. Com ele, você consegue ter acesso aos dados do FGTS de todos os colaboradores que estão vinculados à sua companhia, permitindo realizar ações como:

  • Comunicação de alterações no contrato de trabalho, afastamento, rescisão;
  • Atualização de informações dos funcionários;
  • Facilitação do processo de desligamento, tornando-o mais ágil e simples;
  • Emissão da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).

Além disso, o trabalhador também foi beneficiado com essa modernização. Agora, ele precisa ir à agência da Caixa Econômica Federal apenas para sacar o FGTS, eliminando passos burocráticos que anteriormente atrasavam os processos.

Quais são as funções do Conectividade Social ICP?

Depois de liberar o acesso — discorreremos mais sobre como fazer isso neste artigo — o próprio sistema informará um passo a passo de todas as suas funcionalidades. Basicamente, as funções mais utilizadas são as seguintes:

  • Transmissão de informações referentes ao recolhimento do INSS e outros processos da Previdência Social;
  • Consultar extratos de contribuições de cada trabalhador;
  • Fazer a comunicação do desligamento de funcionários;
  • Recolhimento do FGTS;
  • Geração da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) em caso de desligamento de colaboradores;
  • Recebimento de comunicados gerais divulgados pela própria Caixa Econômica Federal.

Alguns dos procedimentos realizados com o auxílio do Conectividade Social ICP passaram a ser realizados por outro sistema do próprio Governo Federal. O e-Social facilitou ainda mais outros tipos de cumprimento de obrigações, porém, ainda não conseguiu aposentar completamente a plataforma.

Como funciona o acesso ao Conectividade Social ICP?

Como mencionamos, a facilidade de logar no sistema é uma das principais vantagens da plataforma. Para utilizar todos esses serviços, basta entrar no portal da Caixa Econômica Federal e iniciar o processo de login.

Mas, antes de qualquer procedimento no portal, você precisa ter algum dos tipos de certificado digital emitido em seu nome ou da empresa para acessar o sistema. Não há outra forma de acesso que não conte com essa ferramenta.

Ela é a responsável por garantir a autenticidade de quem está acessando, bem como a segurança na transação de informações que, em muitos casos, são sigilosas. Afinal, nos arquivos enviados constam dados pessoais de seus colaboradores, logo, necessitam de toda proteção possível contra tentativas de fraude.

Navegadores habilitados e um sistema JavaScript atual

Para acessar o Conectividade Social ICP, além do certificado digital, você precisará do navegador Internet Explorer ou Mozilla Firefox em suas versões mais recentes — o Google Chrome costuma apresentar algumas inconsistências na plataforma —, e um sistema JavaScript também mais recente.

Com essas ferramentas em mãos, você já estará habilitado para fazer o primeiro acesso. Nesse caso, o sistema exigirá a autenticação do seu certificado. Sempre que um novo documento ou registro for executado, essa opção será acionada. Confira o que fazer em nosso outro conteúdo caso o seu certificado digital não for encontrado!

Ah, e vale mencionar que empresas que estão no Simples Nacional, teoricamente, não precisariam de um certificado digital para acessar a plataforma. Contudo, as que têm mais de 10 colaboradores não são alcançadas por essa regra, ok?

Porém, isso não é tão interessante, tendo em vista que, mesmo não precisando da ferramenta para acessar esse serviço, ela é indispensável para outros. Por exemplo, acesso ao e-CAC, envio de declarações, etc.

Dados pessoais que permitirão a criação do perfil

Depois de registrar sua entrada, o sistema do Conectividade Social ICP buscará as informações do titular do certificado digital. Nesse momento, também será preciso inserir alguns dados importantes que permitirão a geração do seu perfil na plataforma. Feito isso, o usuário terá a liberdade de cadastrar mais certificados.

Caso o usuário esteja cadastrado como pessoa física em caráter amplo, o acesso será imediato. Ou seja, os perfis que são autorizados a fazer transações em nome da empresa terão mais facilidade para acessar as funcionalidades. Caso contrário, será necessário validar o acesso de cada um em uma agência da Caixa Econômica Federal.

Enfim, como o sistema do Conectividade Social passou a exigir o certificado digital, ele passou a ser um meio mais seguro de acessar informações da empresa e dos seus colaboradores. Além disso, ele tornou o acesso mais simples, tendo em vista que pode ser acessado em qualquer lugar em que o certificado digital esteja instalado.

Como funciona o certificado digital?

O certificado digital funciona como a identificação de uma pessoa no ambiente virtual. Para garantir a segurança dos seus usuários, ele apresenta duas chaves criptografadas que nunca se repetem, a chave pública e a privada. Quando elas entram em contato com a sua assinatura, o documento é válido.

A chave privada é utilizada para criptografar informações de uma pessoa ou de uma empresa. Pode ser aplicada para acessar um sistema governamental ou para assinar documentos e só a instituição autorizada tem acesso a ela. Já a chave pública é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia dos dados que certificam a identidade.

Qual certificado é necessário para acessar o Conectividade Social?

É permitido acessar o Conectividade Social por meio do Certificado Digital ICP-Brasil para pessoa jurídica (PJ), pessoa física (PF), e-CNPJ e o e-CPF, nos modelos A1 e A3.

Nesse contexto, é importante ressaltar que o certificado é essencial para entrar no Conectividade Social e ele precisa cumprir com as normas de segurança determinadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Nos certificados para pessoa física (PF), existirão informações relacionadas apenas ao titular. Para isso, será preciso que o usuário apresente seus documentos pessoais à AC, e para usá-lo no Conectividade Social, será necessário apresentar uma documentação obrigatória e o documento que certifique o número do seu cadastro Específico do INSS (CEI) ou do Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF).

Além de buscar uma Autoridade Certificadora (AC), você também pode conferir nosso texto que explica como descobrir o melhor certificado digital ideal para suas necessidades!

Para evitar maiores contratempos, é indicado que os documentos sejam emitidos no site da Receita Federal e no mesmo período em que você validar a ferramenta. Caso opte pelo certificado digital para pessoa jurídica, ele deve apresentar as informações a respeito do PJ e também do responsável pelo uso da ferramenta.

Além disso, o responsável pela solução poderá ser a pessoa física que se apresentar à Autoridade Certificadora, desde que a PJ tenha solicitado. A pessoa jurídica que tenha o e-CNPJ poderá utilizá-lo durante o acesso, mas não é permitido que tenha CEI.

Para ter o certificado digital, é preciso ter em mãos alguns documentos, como o CNPJ atualizado, RG e CPF do representante legal, comprovante de MEI, EPP ou ME e uma procuração que autorize um representante. Caso tenha dúvidas, é válido entrar em contato com a empresa responsável pela emissão.

Como o certificado ICP garante a segurança no Conectividade Social?

O uso do certificado digital no padrão ICP-Brasil é essencial para garantir a segurança dos dados no Conectividade Social ICP. Esse certificado faz parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que segue normas rígidas para autenticar a identidade de pessoas físicas e jurídicas em ambientes virtuais.

Como mencionamos, o certificado digital funciona como uma identidade eletrônica e, com ele, é possível garantir a integridade, confidencialidade e autenticidade dos documentos e transações realizadas no Conectividade Social. Isso protege os dados de ataques cibernéticos, fraudes e acessos não autorizados.

Além disso, todas as transações realizadas com o certificado digital possuem validade jurídica, o que significa que, em caso de disputa, o documento ou a transação será reconhecido pela Justiça Brasileira. Esse nível de segurança é especialmente importante para empresas que lidam com informações sensíveis de seus colaboradores.

Quais os benefícios de contar com um certificado digital ICP-Brasil?

Além de facilitar a rotina, o uso de um certificado digital ICP-Brasil é fundamental para resolver questões burocráticas. Desse modo, é válido ficar por dentro dos principais benefícios da ferramenta e como ela pode auxiliar em suas obrigações!

1. Maior comodidade

Com o certificado digital, você poderá assinar quaisquer documentos importantes de onde estiver. A facilidade e a agilidade proporcionadas pela solução são um dos seus maiores benefícios.

Caso realize uma viagem e, durante o momento, seja necessário resolver alguma questão burocrática, o certificado confirma a sua identidade e você poderá solucionar a diversidade com precisão.

Com ele, não existe a necessidade de ir até o local, o processo pode ser resolvido pelo computador ou celular em poucos minutos. Sendo assim, o recurso facilita as negociações e, consequentemente, proporciona mais comodidades.

2. Segurança

Com as regras estabelecidas pela ICP-Brasil, o usuário consegue assinar documentos de forma virtual e com validade jurídica. Isso porque as informações são criptografadas e protegidas, assim não há chances de seus dados pessoais serem roubados por cibercriminosos.

3. Diminuição de gastos

A maioria das pessoas busca formas de economizar tempo e dinheiro. Com a utilização do certificado, isso é possível, já que não é necessário ir até o local para assinar documentos e não é preciso imprimir diversos papéis. O processo pode ser feito de onde estiver e por meio de uma ferramenta tecnológica.

Com a solução, a burocracia é diminuída, as operações acontecem de forma digitalizada, você economiza recursos com coisas desnecessárias. Além do mais, você consegue exercer suas obrigações de maneira sustentável.

Como usar o Conectividade Social ICP?

Após gerar os dados no seu software de gestão de folha de pagamento, será preciso utilizar o Conectividade Social ICP para fazer a transmissão.

  1. Acesse a plataforma, clique em caixa postal e, em seguida, nova mensagem;
  2. Informe o arquivo que deseja enviar. Nesse caso, será o SEFIP;
  3. Na próxima tela, digite o município e o nome da mensagem. Em seguida, clique em anexar arquivo. Após localizá-lo e carregá-lo na plataforma, clique em enviar;
  4. Depois do envio, a plataforma exibirá o progresso e um link para salvar o protocolo, que deve ser impresso. Esse protocolo é um documento que precisa ser armazenado na sua empresa.
  5. Em casos de rescisões de contrato de trabalho, opte pela emissão da GRRF. Com essa ferramenta, é possível realizar as simulações de cálculo da rescisão. Contudo, ela não emite a guia que será paga e os demais demonstrativos.

Todos esses procedimentos devem ser feitos por meio do Conectividade Social ICP. Após logar na plataforma com o seu certificado digital, você deverá clicar na caixa postal novamente e solicitar o envio de uma nova mensagem, de forma semelhante ao procedimento anterior.

O processo começa a ficar diferente quando você seleciona o serviço GRRF: deve ser informado o município em que a arrecadação da guia será feita. Depois, continue com os seguintes passos:

  1. Insira o nome da mensagem e anexe o arquivo gerado anteriormente;
  2. Escolha o arquivo convertido no sistema da GRRF Eletrônica e clique na opção enviar. Depois de fazer a transmissão, role a tela para baixo para salvar o protocolo. Na sequência, abra novamente a GRRF eletrônica.
  3. No sistema, você deve ir em Relatório/Guias/Por Protocolo. Depois, selecione o protocolo enviado e clique em abrir. Assim, a guia referente àquela rescisão será emitida.

É importante mencionar que esse tipo de procedimento geralmente é feito com a participação ativa do contador, contudo, você precisa conhecer esses processos para saber se o trabalho está sendo realizado de forma correta.

Outro ponto importante a ser mencionado é a forma de arquivo desses elementos gerados. O interessante é armazenar os documentos digitalizados que serão validados com o certificado digital. Você até pode imprimi-los para facilitar a consulta ou a leitura, porém, o ideal é que eles sejam guardados em arquivos digitais para garantir a segurança.

O mais indicado é utilizar um servidor na nuvem que, inclusive, exige o certificado digital para ter acesso aos documentos. Isso evita que pessoas não autorizadas tenham acesso a esses e outros dados ou informações.

Quais as vantagens do Conectividade Social ICP?

Com o avanço das ferramentas tecnológicas, as pessoas passaram a usufruir de diversos benefícios por causa da informatização e otimização dos processos. Assim, ficou ainda mais simples realizar as obrigações com os órgãos governamentais. O Conectividade Social ICP, por exemplo, surgiu para facilitar a vida dos empregados e das empresas.

Ao utilizar o certificado digital correto e de acordo com o padrão ICP-Brasil, é possível realizar diversas transações de maneira segura. A Conectividade é um meio fácil e com diversas funcionalidades, nele é possível que o colaborador troque informações importantes com a Previdência Social, CEF e entre outras entidades.

Ainda é preciso destacar que o Conectividade Social ICP pode ser acessada por qualquer computador com acesso à internet, não é necessário a inserção de nenhum programa. Logo, é possível usufruir dos diversos benefícios da plataforma de maneira rápida e prática.

Qual a diferença entre o Conectividade Social ICP antigo e o novo?

A maior mudança entre o Conectividade Social novo e o antigo está relacionada à atualização da segurança e do tipo de criptografia, assim os usuários podem acessá-los em maiores problemas.

A mudança de navegador de internet por outros navegadores também consistiu em uma importante mudança, já que os colaboradores conseguirão acessar o sistema com mais facilidade. A plataforma ficou mais intuitiva, dinâmica e simples. O objetivo das alterações é contribuir para o sucesso das empresas e dos times.

Ainda é permitido utilizar o Conectividade Social ICP antigo?

Com os avanços das ferramentas, o Conectividade Social precisou passar por alterações. Logo, é preciso ressaltar que o sistema antigo funciona somente com o navegador Internet Explorer e ele deixará de receber atualizações da Microsoft, então é válido buscar pela nova plataforma o mais rápido possível para não deixar de usufruir dos seus benefícios.

A nova versão será obrigatória apenas para envios extemporâneos de 5 competências para trás, isto é, apenas quando você precisar fazer o cálculo do FGTS com mais de 5 meses. Mas já é válido adotar o sistema novo para resolver as questões trabalhistas.

Não existe nada na legislação que impeça que o colaborador recorra à versão antiga, mas é válido se adequar para que consiga utilizar o sistema com mais precisão e rapidez. Não é nada satisfatório recorrer à tecnologia e não conseguir usufruir dos seus benefícios.

Quais os erros mais comuns cometidos no Conectividade Social ICP?

Apesar de ser uma ferramenta que facilita muito o dia a dia das empresas, é importante lembrar que estamos tratando de tecnologia. Logo, se todas as soluções não estiverem alinhadas, é possível que algumas coisas não funcionem.

Embora tenha muita tecnologia embarcada, o sistema corre o risco de apresentar falhas oriundas de diversas fontes. O primeiro caso é as falhas nos próprios softwares da Caixa Econômica Federal. Dependendo da quantidade de acessos simultâneos, é provável que o Conectividade Social ICP deixe de funcionar. Mas, geralmente, isso dura pouco tempo.

Outro problema que pode existir está relacionado ao sistema JavaScript. Sem essa ferramenta, você terá dificuldades para carregar o certificado digital. Consequentemente, não terá acesso à plataforma. Além disso, essa mesma ferramenta pode apresentar alguns problemas.

Nesse caso, você precisa verificar alguns detalhes. Por exemplo, veja se o certificado digital está instalado. Analise também se ele ainda está dentro da sua data de validade. Caso não esteja, você deve procurar a Autoridade Certificadora para fazer a renovação.

Além disso, é importante ter atenção ao navegador que está sendo utilizado. Como você já sabe, ele funciona melhor no Microsoft Edge (antigo Internet Explorer) e no Mozilla Firefox. Assim, é interessante que eles estejam devidamente atualizados em suas últimas versões.

Se você encontrar algum desses erros ao tentar acessar o Conectividade Social ICP, precisará adotar algumas ações. Inicialmente, caso o erro seja nos sistemas da Caixa Econômica Federal, não há muito o que fazer. Afinal, não temos acesso direto aos servidores da plataforma.

Por isso, se você pretende cumprir alguma obrigação trabalhista, é sempre bom não deixar para o último dia. Se isso ocorrer e o sistema estiver fora do ar, você pode ter dificuldades para transmitir o documento e correr o risco de receber multas.

No caso de algum problema técnico relacionado ao seu navegador ou sistema JavaScript, é fundamental acionar um técnico para resolver o problema. Porém, se o erro estiver relacionado ao seu certificado digital, você deve consultar a Autoridade Certificadora. Na maioria dos casos, os problemas são originados de questões simples de resolver.

Chegamos ao final desse conteúdo extremamente informativo sobre o Conectividade Social ICP. Aqui, você pôde entender como a ferramenta revolucionou a maneira como as empresas lidam com suas obrigações trabalhistas e previdenciárias, oferecendo mais segurança, agilidade e comodidade.

E com a adoção de tecnologias modernas, como o certificado digital ICP-Brasil, o sistema se tornou um aliado indispensável na rotina de empresários e contadores, permitindo mais agilidade e segurança nos processos para que as empresas concentrem seus esforços no crescimento e no sucesso.

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