Gerenciar uma empresa, seja qual for o porte dela, é uma tarefa que requer planejamento e controle de diferentes setores. É preciso se preocupar com as finanças, produção, distribuição, recursos humanos e, até mesmo gestão de estoque. Inclusive, um erro muito comum, principalmente entre gestores com pouca experiência, é não dar a devida atenção ao gerenciamento do estoque – algo que pode impactar diretamente no faturamento do negócio.
De forma geral, uma administração que não está preocupada com o gerenciamento de suas mercadorias está correndo uma série de riscos. Entre eles, a falta de produtos quando ocorre aumento da demanda, excesso de estoque em épocas de baixa movimentação e perda de mercadorias por deterioração, por exemplo. Todos esses fatores têm ligação com as finanças do negócio e quando não são gerenciados, não tenha dúvida de que poderão atingir negativamente a margem de lucro da empresa.
E para você que tem dúvidas sobre a importância do gerenciamento do estoque e como otimizar a gestão, criamos este guia sobre o assunto. Confira todas as dicas que ajudarão a melhorar o seu negócio logo abaixo!
Qual a importância da gestão de estoque?
Ao abrir um negócio, o empreendedor se preocupa em como oferecer novas soluções e/ou produtos para seus clientes, como administrar os recursos financeiros, a criação de uma boa equipe de trabalho, entre outros detalhes. Porém, nem todos percebem, desde o começo das atividades, a importância que a gestão de estoque tem para uma empresa.
Apesar de que a organização do estoque seja algo operacional, isso não significa que ela esteja ligada somente ao departamento de logística e não é preciso criar estratégias de gerenciamento. Pelo contrário, a falta ou excesso de mercadorias impacta na equipe de vendas, planejamento e financeiro também, por exemplo.
Primeiramente, é interessante compreender que existem tanto estoques de matérias-primas quanto de mercadorias. O primeiro caso está relacionado a indústrias que produzem materiais que serão usados por outras empresas, ou seja, são itens que serão transformados em produtos finais.
Por outro lado, há empresas como comércios varejistas que precisam contar com um estoque de produtos prontos para uso, como móveis, eletrônicos, eletrodomésticos, entre outros. Ou seja, o tipo de estoque pode variar de acordo com o segmento do negócio, mas independentemente disso, em todas as situações os produtos precisam ser bem gerenciados diariamente.
Sabemos também que todas as empresas, de acordo com a sazonalidade, passam por meses em que as vendas são mais altas do que a média, enquanto que em outros determinados períodos não há muita movimentação. Considerando essas diferenças, é por meio do controle de estoque que será possível identificar quando a demanda é maior e quais são as épocas mais críticas, que podem necessitar mais estratégias de marketing, promoções, entre outras ações para incrementar as vendas.
Saber controlar o estoque significa que uma empresa é bem organizada e planejada, garantindo que a quantidade certa de produtos está sempre disponível para atender seus clientes. O resultado é o risco menor de prejuízos, desperdícios e perdas relacionadas à falta de planejamento sobre o que realmente é necessário para o negócio se funcionar plenamente a cada mês.
Quais são os tipos de estoque?
Assim como as empresas e consumidores são diversos, os tipos de estoque também podem variar de acordo com diferentes fatores. Entre eles, podem ser a rápida rotatividade de produtos e, até mesmo, a forma com que as compras são feitas, que podem ser nas tradicionais lojas físicas ou comércios eletrônicos, por exemplo.
Por isso, é interessante conhecer quais são os diferentes tipos de estoque para escolher aquele mais adequado para o seu tipo de negócio. Entre os principais modelos, podemos destacar os seguintes:
Estoque sazonal ou de antecipação
Como o próprio nome diz, este tipo de estoque é preparado quando há expectativa de grande variação da demanda. Datas como Natal, Black Friday e grandes liquidações são algumas das ocasiões que dependem desse tipo de planejamento, onde o gestor consegue prever uma alta demanda, com impacto relevante nas vendas.
Estoque de contingência
Este é o tipo de estoque que visa corrigir possíveis falhas de produção ou mesmo cálculo de demanda. Com isso, mesmo diante de situações inesperadas, os clientes não precisam lidar com a falta de um produto desejado, por exemplo. Uma dica, é apostar mais nesse tipo de estoque em épocas em que as vendas são mais altas.
Estoque dropshipping
Esse tipo de estratégia é a mais usada por empresas que realizam vendas pela internet por meio de suas lojas online. Nessa situação, quando a empresa recebe a ordem de compra do consumidor, ela encaminha o pedido aos seus fornecedores e/ou parceiros que, por sua vez, são os responsáveis pelo disponibilização e envio do produto.
Estoque consignado
Esse modelo também é parecido com o anterior, já que no estoque consignado são outras empresas, como distribuidoras, as responsáveis por manter o estoque de mercadorias. Nesse caso, cria-se um contrato determinando como será o armazenamento e funcionamento do estoque entre os parceiros.
Estoque de proteção
Esse tipo de estoque é outra forma de se antecipar diante de problemas como atrasos de entregas por parte de fornecedores e, também, demandas acima do que era esperado. Esse planejamento é muito usado pelas empresas dos ramos alimentício e automobilístico, que podem ser impactadas por situações como greves e altas de preços, por exemplo.
Estoque máximo
De acordo com um período de tempo pré-determinado, é definida uma quantidade máxima de produtos que a empresa pode adquirir ou mesmo estocar. Com isso, comprando em uma única vez grande quantidade de mercadorias, será mais fácil negociar preços mais competitivos com seus fornecedores.
Estoque inativo
Esse estoque diz respeito aos produtos que não venderam de acordo com o esperado, ou seja, não fizeram sucesso entre os clientes. Como já não são novidades e se tornaram obsoletos, épocas de liquidação são as melhores para conseguir negociá-los com preços mais atrativos.
Estoque de ciclo
O estoque de ciclo é voltado para empresas que comercializa muitos e diferentes tipos de produtos. Ou seja, o tempo todo há demanda para itens diferentes, sendo necessário que todos eles estejam sempre à disposição dos clientes. Por conta da alta rotatividade, o estoque precisa ser otimizado e constantemente monitorado.
Estoque de canal
O estoque de canal é considerado como o período em que os produtos passam em trânsito, em caminhões e navios, por exemplo. Esse tempo em que a mercadoria demora para chegar à empresa também precisa ser considerado no planejamento. Lembre-se de que, devido a qualquer problema de atraso por conta desses intermediários, as vendas de uma empresa poderão ser prejudicadas. Por isso, o indicado é monitorar sempre todas as etapas do processo.
Quais os métodos de controle mais importantes?
Estoque também significa dinheiro. Ou seja, as mercadorias armazenadas têm valor e esse precisa ser contabilizado no controle financeiro da empresa. Porém, há diversos métodos que podem ser usados para a gestão do estoque, gerando informações assertivas que podem e devem auxiliar na tomada de decisões. Entre os métodos mais comuns, estão os seguintes:
Método preço específico
Esse método é bem simples, no entanto, o gestor precisa ter condições de definir exatamente o valor de cada produto do seu estoque. Isso é necessário porque a baixa de cada mercadoria vendida será orientada pelo seu preço, sendo que para se chegar ao valor total do estoque será levada em consideração a soma dos custos de cada produto armazenado.
Método PEPS
O significado da sigla PEPS é “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Ou seja, a regra dessa metodologia é bem clara: os produtos mais antigos do estoque são os primeiros que devem ser comercializados. Essa lógica é uma das mais usadas entre as empresas, já que ela é eficiente para minimizar riscos de perdas por conta de validade, ao mesmo tempo em que a venda dos produtos pode ser ordenada facilmente.
Método UEPS
Esse método, que significa “último a entrar, primeiro a sair”, é totalmente contrário à ideia anterior, já que as mercadorias mais novas são prioridades para as vendas. No entanto, essa metodologia não é uma boa ideia para quem trabalha com a venda de produtos com data de validade. Além do mais, o cálculo do custo do que é vendido é baseado nos valores dos itens mais novos, ao contrário do método PEPS.
Método MPM
O método MPM significa Média Ponderada Móvel e também tem sido muito usado pelas empresas brasileiras, justamente, pela facilidade com que os cálculos podem ser feitos. Para funcionar, é preciso que se tenha um controle rigoroso do estoque, pois a cada entrada de novos produtos, os cálculos dos custos precisam ser atualizados.
Qual a relação entre gestão de estoque e fluxo de caixa?
A gestão do fluxo de caixa é uma das principais ferramentas usadas pelos gestores no controle da entrada e saída de recursos da empresa. Para manter o equilíbrio das finanças, é preciso acompanhar diariamente esse fluxo de dinheiro, garantindo que haverá recursos suficientes para pagar as contas nas datas certas. Além disso, é necessário organizar o dinheiro de forma com que se possa não apenas pagar custos de produção e despesas, mas fazer investimentos para crescimento também.
Para um controle eficiente do fluxo de caixa, os responsáveis pelas operações devem registrar todas as entradas e saídas de recursos da empresa, mesmo que o valor pareça irrisório. Será a partir dessas anotações que será possível controlar a movimentação diária, semanal ou mensal, de acordo com o prazo estabelecido em cada negócio.
Agora, você deve estar se perguntando qual é a relação entre fluxo de caixa e controle de estoque, certo? Pois bem, os dois assuntos têm tudo a ver, já que quando os dados do fluxo de caixa são comparados com as informações referentes ao estoque é possível determinar a demanda de cada produto, sazonalidade, entre outros indicadores úteis que ajudarão em um controle mais eficiente da compra de novas mercadorias.
Na prática, o gestor conseguirá determinar o que realmente é preciso comprar para abastecer o estoque em cada período, de acordo com informações de vendas das planilhas de fluxo de caixa. Com isso, desperdícios e ociosidade de produtos com rotatividade mais baixa serão evitados, beneficiando o planejamento mais eficiente dos recursos.
Como otimizar minha gestão de estoque agora?
Para conseguir otimizar a gestão do controle de estoque, o primeiro passo é compreender que a atividade se divide em algumas etapas, que são: o registro e classificação dos produtos, fiscalização e gestão estratégia para avaliar indicadores. Mantendo esses três passos integrados e bem gerenciados, o controle será cada vez mais eficiente.
Além do mais, é importante avaliar constantemente os processos para identificar possíveis falhas e corrigir o que for necessário. Existem também algumas estratégias práticas que ajudam a otimizar a gestão no dia a dia. Entre esses passos, podemos destacar os seguintes:
- mantenha um padrão de organização;
- determine quais serão os processos;
- controle o fluxo de produtos;
- crie uma relação com fornecedores;
- controle tudo constantemente.
O padrão de organização começa quando as funções do setor são bem definidas e as tarefas especificadas. Essa organização é o primeiro passo para que todos os funcionários envolvidos no processo tenham clareza quanto suas funções e também a importância delas para o setor.
A essa organização devem ser somadas as definições de cada processo que acontece no departamento de estoque. Regras de trabalho, criação de relatórios e definição do fluxo de tarefas são importantes quando falamos em definição de processos. Isso ajuda a garantir que a política da empresa seja respeitada por todos.
Já ressaltamos a importância financeira de se fazer o controle do fluxo de produtos disponíveis. Além disso, deixamos claro também que quando o gestor está por dentro sobre entradas e saídas do seu estoque, problemas relacionados à logística e armazenamento serão minimizados. O resultado, é um setor mais eficiente, menos conflitos internos para serem resolvidos e uma empresa mais bem preparada para lidar com seus clientes.
Tratando-se de fluxo de estoque, outra dica é estabelecer uma relação de parceria com seus fornecedores. Afinal para que as estratégias planejadas possam ser cumpridas, eles também precisam colaborar. E quando se cria uma boa relação com o fornecedor, conflitos e possíveis problemas são mais rapidamente resolvidos. E além de tudo isso, lembre-se de controlar tudo constantemente, esse é o grande segredo para ter um estoque eficiente.
Quais os 4 pilares do bom controle de estoque?
O espaço físico onde é mantido o estoque também precisa estar sempre organizado. Afinal, nada adiantará ter ideias e criar planejamentos no papel sem que os produtos estejam bem guardados, de forma com que o controle seja feito a forma mais rápida e simples possível.
Quanto à organização do estoque, é interessante priorizar as seguintes ações:
- manter o estoque sempre organizado;
- manter o inventário sempre atualizado;
- determinar estoque mínimo e máximo;
- delegar responsabilidades.
Pode parecer bobagem e até uma dica óbvia, mas nem todas as empresas têm um espaço adequado para armazenar o estoque. É preciso pensar no tamanho do depósito, se será suficiente para guardar todas as mercadorias de cada período, inclusive, durante épocas de alta demanda. Além do mais, defina também quais funcionários poderão ou não entrar no local, pois limitando o acesso será mais fácil manter a organização e limpeza.
O inventário de um estoque precisa contar sempre com as informações corretas. Por isso, crie uma rotina para que de tempos em tempos os produtos possam ser conferidos e as planilhas atualizadas. Inclusive, a cada atualização crie um documento novo com a data em que a conferência foi feita, mantendo também uma cópia do inventário anterior por precaução.
Cada empresa trabalha com um tipo de demanda, de acordo com a sazonalidade. Conseguindo projetar essas informações com a ajuda dos dados de fluxo de caixa, crie o hábito também de manter um estoque máximo e mínimo para cada produto. Com isso, o estoque estará sempre equilibrado, não faltando ou sobrando produtos que, ao final do período, podem resultar em prejuízo no faturamento.
Por último, não se esqueça de delegar tarefas e funções para cada um do time que trabalha no departamento de estoque. Cada um deve ser responsável por funções específicas, como organização dos produtos, recebimento de mercadorias, cadastro, saída e inventário, por exemplo. Criando esse tipo de padrão, o controle será mais eficiente.
Por que contar com a tecnologia para a gestão de estoque?
Definitivamente, a tecnologia facilita não apenas as relações pessoais, mas também a rotina de trabalho. E um dos setores beneficiados com a criação de diversas ferramentas tecnológicas é o estoque, que pode ter a produtividade aumentada, diminuir os erros e garantir que os dados estão bem armazenados com o uso das soluções adequadas.
O departamento de logística trabalha muito com o uso de planilhas, que quando são feitas manualmente correm maiores riscos relacionados a registros de dados errados. Quando a mesma função é executada por meio de um software, por exemplo, as informações são cadastradas com maior precisão e o próprio recurso tecnológico ajuda a evitar alguns erros.
Além do mais, fazer cadastros eletrônicos é muito mais rápido que realizar a mesma tarefa manualmente. Com isso, ganha-se também em produtividade, permitindo que os colaboradores possam desempenhar outras funções também.
Outra questão importante é que quando os dados são registrados online, a segurança com que as informações são mantidas é muito maior. Ou seja, elas poderão ser acessadas apenas por quem realmente precisa consultá-las e as chances de perder algo são menores, ao contrário do que ocorre com planilhas de papel, por exemplo.
Controle manuais ou softwares? Entenda das diferenças
O controle de estoque pode ser feito tanto manualmente, quanto usando softwares específicos no computador. Cada empresa deve analisar sua necessidade e realidade antes de optar por um ou outro sistema. No entanto, é bom deixar claro que a segunda opção é muito mais vantajosa do que a manual por permitir maior flexibilização no controle dos dados.
O controle de estoque manual envolve o uso de listas, que precisam conter dados sobre quantidade de produtos, valores e datas de movimentação. Para facilitar o inventário, é sempre aconselhável checar o estoque e atualizar as planilhas manuais constantemente. Assim, elas não ficaram defasadas por muito tempo e não será tão cansativo fazer o inventário ao final de cada período.
Empresas que optam pelo sistema manual usam o chamado livro de estoque, que nada mais é do que um documento onde podem ser consultados o histórico de recebimento e saída de cada item. Por outro lado, existe o controle computadorizado, que realiza todas as funções do sistema manual, mas com a vantagem de que as informações são atualizadas e consultadas mais facilmente.
Usando softwares adequadas, o gestor conseguirá saber rapidamente quais produtos necessitam reposição, o que não está indo bem nas vendas e precisa ser liquidado, entre outras informações-chave para o planejamento de vendas. Outra vantagem é que o sistema automatizado pode ser integrado ao departamento de vendas, possibilitando atualização em tempo real do que foi vendido.
Quais os maiores desafios da gestão de estoque?
Assim como em qualquer outro setor da empresa, o departamento de estoque tem seus desafios a serem encarados. É preciso investir em recursos e equipamentos para que a gestão seja feita da forma adequada, que os colaboradores tenham acesso a treinamento contínuo, entre outras ações.
Entre os maiores desafios para o gerenciamento de estoque podemos destacar os seguintes:
- falta de comunicação entre os setores;
- informações não atualizadas;
- compras desnecessárias;
- procedimentos manuais.
Imagine uma empresa que não consegue estabelecer um diálogo entre o setor de compras e o comercial. Não tenha dúvidas de que muitos problemas relacionados ao fluxo de produtos e demanda vão surgir. Para entender as necessidades do negócio, os setores precisam estar conectados e sempre trocando informações, que por sua vez, precisam estar sempre atualizadas.
Outro desafio enfrentado pelo estoque pode ser o acúmulo de produtos desnecessários. Itens sazonais, que não têm um alto giro, são exemplos do que pode ficar parado nos depósitos da empresa. Para evitar isso, novamente, departamento comercial de estoque precisam se comunicar.
Por fim, não podemos nos esquecer de que os procedimentos manuais estão mais sujeitos a erros. Se a sua empresa tem condições de investir em um sistema de gestão automatizado, tenha certeza de que essa será a melhor escolha para controlar a entrada e saída de produtos.
Um estoque controlado é essencial para que uma empresa possa se desenvolver e expandir seus negócios e encontrar investidores, por exemplo. Lembre-se sempre de que mercadoria parada significa dinheiro parado. Então é preciso controlar seus produtos, criar estratégias para que o giro seja eficiente para que não ocorra perda de itens. Priorizando esse controle, a empresa terá muito mais agilidade no dia a dia e lucratividade.
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