A gestão orçamentária é uma rotina de empresas de todos os portes. Acontece que, quando se trata de finanças de um negócio, mais do que avaliar os custos e lucros, é importante encontrar o equilíbrio entre aquilo que recebe e o que gasta, sempre focando em viabilizar o seu crescimento. Nesse sentido, a gestão orçamentária precisa não só ser executada, mas também entendida, já que é muito comum reduzir o processo a uma simples administração das contas. Pensando nisso, resolvemos separar as principais informações sobre essa tarefa. A seguir, você vai entender o que é e como é possível implementá-la. Confira!
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O que é gestão orçamentária?
A gestão orçamentária pode ser entendida como a administração e o planejamento financeiro baseado nas receitas e despesas projetadas para o longo prazo. Isto é, é a distribuição e previsão dos recursos que serão usados para que a empresa funcione durante um período.
Quais são as suas etapas?
O ideal é que a gestão orçamentária seja feita mensalmente, mas também pode ser realizada a cada trimestre ou semestre. Ela deve ser baseada no planejamento orçamentário, feito pelo menos uma vez ao ano, geralmente, no começo ou no fim do ano. Sendo assim, existem três focos principais dessa gestão:
- fluxo de caixa: é uma ferramenta para gestão financeira, específica para acompanhar as entradas e saídas de um determinado período;
- orçamento mensal: essa é a previsão de todas as entradas e saídas do mês. Trata-se de um controle dos gastos para se entender como a empresa lida com o seu dinheiro mensalmente;
- orçamento anual: já este representa a junção dos gastos e ganhos básicos mensais, assim como outros valores que aparecem durante o ano, como tributos, investimentos e manutenções. Ele é bem mais complexo e amplo e, muitas vezes, tem custos relacionados ao ano anterior que não foram quitados ainda.
Qual é a sua importância?
A gestão orçamentária tem uma grande importância para o funcionamento do negócio, já que pode garantir a exatidão das informações financeiras, especialmente, em relação aos gastos e ganhos. Sendo assim, evita que a empresa entre em prejuízo por não ter conhecimento sobre seus recursos, além de auxiliar na escolha de indicadores e também no controle financeiro.
Quais são os benefícios para a empresa?
O controle sobre como a empresa lida com o seu orçamento pode ser um dos principais benefícios da gestão orçamentária, ajudando a proteger o negócio em momentos de crises. Porém, é uma ação que melhora outros aspectos, como:
- definir uma estimativa de gastos;
- conhecer qual o capital disponível para investimentos;
- fazer uma previsão de receitas mais próxima à realidade;
- ajudar a avaliar o desempenho;
- formular planos.
Como implementar a gestão orçamentária em seu negócio?
Como podemos perceber nos tópicos anteriores, a gestão orçamentária tem um papel importante para o controle financeiro. No entanto, é preciso evitar associá-la apenas a fazer o orçamento periódico do negócio — existe uma série de medidas que são importantes para implementá-lo. Aqui, você conhecerá as principais.
Analise as contas a pagar e receber
Essa é uma parte fundamental para uma boa gestão orçamentária. Afinal, as análises dos orçamentos mensais e anuais são importantes para definir os aspectos do planejamento. Neste caso, não há segredo, deve-se registrar todas as contas do período, assim como as entradas habituais do negócio.
Estabeleça uma projeção de faturamento
As projeções são uma característica essencial da gestão orçamentária. Boa parte das próximas ações precisarão das informações definidas na projeção do faturamento. Ela é geralmente feita da seguinte forma: compare o valor médio do período anterior com o atual, levando em conta também a realidade do mercado. Dessa forma, definem-se quais são as perspectivas dos próximos meses. Também é importante direcionar a projeção para três cenários: otimista, pessimista e realista:
- o cenário otimista deve contar com um panorama favorável aos objetivos da empresa, em que ela atinge suas metas financeiras e mantém os custos baixos;
- no cenário pessimista, a previsão é de que a circunstância não é boa, com gastos altos e problemas para lucrar;
- no realista, a projeção deve utilizar a situação atual como modelo, trazendo os resultados mais prováveis se a empresa continuar do jeito que está.
Trabalhe com orçamentos
Como vimos nos tópicos anteriores, os orçamentos mensais e anuais fazem parte da estrutura da gestão. Portanto, é importante trabalhá-los para colocar a gestão em prática. O que aconselhamos é fazer o diagnóstico das finanças, verificando todos os aspectos relacionados aos gastos, lucros, médias de venda etc. A partir daí, definir suas metas e objetivos e por fim, separar os custos do orçamento de acordo com o setor, determinado como cada departamento do negócio influencia as entradas e saídas da empresa.
Monitore os resultados
À medida que for definido o plano orçamentário e implementado na gestão orçamentária, será importante avaliar seus resultados nos médio e longo prazos. Aliás, para qualquer decisão na empresa, é essencial fazer esse tipo de acompanhamento. No caso da gestão, utilizar indicadores de desempenho ou KPIs é uma ótima maneira de conseguir mensurar os resultados. Existem alguns indicadores padrões que auxiliam a entender como está o seu negócio financeiramente. Entre eles, encontramos:
- EBITDA: é um indicador voltado ao lucro operacional esperado. Para conseguir o seu resultado, é preciso avaliar as despesas do negócio. O objetivo é verificar como os gastos estão influenciando o lucro;
- margem de lucro: voltado à lucratividade, porém, é bem mais direcionado às receitas. Ele mostra o percentual de lucro da empresa e ajuda a entender o quanto realmente ela está ganhando;
- ponto de equilíbrio: neste caso, representa o quanto o negócio precisa arrecadar para que suas receitas cubram os custos, sendo um indicador importante para analisar quais cortes no orçamento não afetarão o saldo saudável do fluxo de caixa.
A gestão orçamentária é uma importante ferramenta para manter o equilíbrio do negócio e possibilitar que a empresa atinja os seus objetivos. Afinal, saber administrar suas receitas e despesas é a principal medida para conseguir manter a longevidade, e esse é um importante benefício que esse tipo de gestão consegue garantir para o negócio. Gostou das dicas? Então, assine nossa newsletter e receba nossos conteúdos diretamente na sua caixa de entrada!
