Gestão financeira para pequenas empresas: 14 dicas para organizar seu negócio

Cenários econômicos difíceis sempre apresentam desafios à capacidade de recuperação dos negócios de pequeno porte. Ao mesmo tempo, lançam muitas dúvidas acerca do que seria, afinal, a melhor gestão financeira para pequenas empresas.

Conforme o tempo passa e o horizonte ganha contornos mais nítidos, algumas importantes lições podem ser aprendidas. Normalmente, elas são compostas por experiências positivas de gestores que, apesar de todas as dificuldades financeiras, conseguiram manter suas empresas em posição de destaque no mercado. Quer saber como isso é possível?

Conheça, a seguir, 14 aprendizados essenciais para proteger o seu negócio ao longo de qualquer período de instabilidade financeira!

1. Saiba quais são os elementos essenciais para uma boa gestão financeira

Assim como as grandes empresas, os pequenos negócios precisam ser gerenciados em diversos aspectos, utilizando ferramentas e indicadores. Mas alguns são essenciais para se obter sucesso no empreendimento. A seguir, saiba quais são!

Capital de giro

Esse é um indicador fundamental para a gestão financeira. Ele se refere à capacidade de pagamento da empresa e de se manter operando a curto prazo.

Dessa forma, saber calcular o seu capital de giro é fundamental para entender a posição em que a sua empresa se encontra e onde ela pode chegar. Caso seja preciso melhorar o seu capital de giro, você pode adotar duas boas práticas:

• negociar melhores condições com fornecedores;
• realizar a antecipação de recebíveis — operação de crédito que transforma as vendas realizadas a prazo, em recursos imediatos e líquidos.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um indicador essencial para controlar todas as entradas e saídas de dinheiro. O seu acompanhamento proporciona uma visão estratégica do cenário financeiro do negócio.

Isso porque um fluxo de caixa positivo demonstra que os lucros da empresa estão suplantando as despesas. Já um fluxo negativo aponta que o negócio está gastando mais do que recebendo.

Para mantê-lo atualizado, todos os pagamentos e recebimentos precisam ser registrados diariamente, por menores que sejam os valores. Também é importante acompanhar, com suas respectivas datas:

• recebimentos futuros;
• contas a pagar;
• gastos previstos.

Com base nesse acompanhamento e avaliação, é possível tomar decisões mais acertadas e estabelecer planos de ação para contornar eventuais problemas financeiros. Esse aspecto deve ser observado, especialmente, em decisões sobre vendas promocionais.

Nesse sentido, é importante preparar o caixa para a Black Friday e Natal, que embora sejam importantes ações para renovar o estoque, podem comprometer o caixa se não bem planejadas.

Gestão de contas

A gestão de contas tem uma relação direta com o controle financeiro de uma empresa. Como o nome sugere, esse processo tem o objetivo de controlar as contas a pagar e a receber.

Dessa forma, sua principal função é administrar as contas e os contratos que o empresa precisará pagar no curto e no longo prazo, como:

• compra de equipamentos;
• despesas fixas de manutenção do negócio;
• pagamentos a fornecedores de insumos e materiais;
• salário dos colaboradores;
• taxas de impostos, entre outros.

Além disso, a gestão de contas visa a garantir o recebimento de pagamentos dos clientes pelos serviços ou produtos comercializados, fazendo uma previsão dos valores a receber e acompanhando a quitação dos débitos.

Os responsáveis por esse processo documentam pagamentos e mantêm um controle de comprovantes e notas fiscais. Com essa gestão financeira para pequenas empresas, é possível manter as contas quitadas e os recebimentos em dia, obtendo um equilíbrio.

Gestão de Notas Fiscais

A emissão da Nota Fiscal do serviço ou produto é importante para qualquer tamanho de empresa, pois é a partir dela que os impostos são calculados. Nesse sentido, é necessário emitir e guardar todas os documentos dos últimos cinco anos. Dessa forma, você não terá problemas na hora de declarar para o Fisco.

Gestão de estoque

Para empresas que vendem produtos, como no caso do comércio eletrônico, é preciso fazer a gestão de estoque. Para isso, é fundamental fazer o registro e acompanhamento de todas as entradas e saídas.

O controle de estoques permite entender melhor a demanda de vendas do seu negócio e planejar reposições de acordo com as reais necessidades. Isso evita situações, como:

• estoque parado;
• falta de mercadorias;
• comprometimento do capital de giro.

Uma técnica eficiente para ajudar nesse sentido é a Curva ABC para o controle de estoque. Ela é utilizada para classificar os produtos armazenados, reduzindo perdas e maximizando os ganhos do seu negócio.

Estratégia de marketing digital

Principalmente após a crise provocada pela pandemia da Covid-19, o marketing digital deixou de ser uma opção — agora, é uma imposição do mercado. Assim como as grandes empresas, os pequenos negócios também precisam de soluções para a sua promoção e alavancagem das vendas.

Afinal, sem divulgação, dificilmente a sua empresa será buscada na Internet. Nesse sentido, é importante conhecer e aplicar algumas das principais ações de estratégia de marketing digital para os pequenos negócios, como:

• plano de marketing digital — para orientar as ações, definir objetivos, identificar o público-alvo, canais digitais a serem utilizados, orçamento e forma de mensuração dos resultados;
• cadastro da empresa no Google Meu Negócio — essa ferramenta permite que os seus potenciais clientes encontrem a sua loja física;
• aplicação de estratégias de SEO — para que as pessoas encontrem o seu site rapidamente;
• presença ativa nas redes — fazer publicações no Facebook, Instagram e outros meios digitais é fundamental para atrair e fidelizar clientes;
• investimento em marketing de conteúdo — criar um blog com artigos relevantes relacionados ao seu segmento é uma excelente estratégia para captar e fidelizar clientes;
• programação de estratégias para vendas e precificação em datas especiais — marketing para Black Friday, entre outras ocasiões;
• acompanhamento da quantidade de acessos ao site do negócio — para identificar o comportamento do consumidor em relação ao seu negócio.

2. Entenda o papel fundamental de um planejamento financeiro

Impossível não começarmos pela importância de criar e, principalmente, colocar em prática um planejamento financeiro viável e eficaz. Preste bastante atenção ao segundo ponto, pois muitas empresas elaboram planejamentos impecáveis, mas simplesmente não o executam.

Aqui, o objetivo consiste em elencar um conjunto de ações que ajudem a organizar o caixa da empresa. Em outras palavras, você deve considerar todo o orçamento previsto para os próximos meses e anos.

Se der uma boa olhada ao redor, verá que a revisão do planejamento orçamentário de todos os negócios sofreu alguma mudança. Na prática, considere os seguintes aspectos durante o desenvolvimento do planejamento estratégico, pois é ele que norteará sua gestão financeira:

• defina metas e objetivos financeiros — especifique cada um deles ao máximo, pois todos os colaboradores das equipes e departamentos devem estar cientes acerca de onde a empresa quer chegar;
• elabore um plano tático — os profissionais também esperam ser devidamente orientados com relação às estratégias a serem adotadas pela organização;
• estabeleça um cronograma — também é imprescindível organizar um conjunto de ações em um calendário, pois as metas e objetivos devem conter prazos;
• sempre mantenha um fundo de emergência — tal reserva é essencial para sustentar a empresa durante o tempo em que ela estiver com uma queda na receita.

Enquanto faz um diagnóstico da situação e avalia quais medidas empregará como solução, você terá a tranquilidade de honrar os compromissos financeiros de curto prazo. Aqui, também é possível identificar se há necessidade de buscar crédito para o seu negócio.

3. Aprenda a importância da análise de diferentes cenários

Quando um período de incerteza financeira começa a despontar, ninguém sabe dizer por quanto tempo ele permanecerá em nossas vidas. Mas independentemente disso, uma gestão empresarial profissional deve embasar as suas ações em prognósticos. Esse é outro ponto decisivo para a melhoria da gestão financeira de pequenas empresas.

Para considerar todos os possíveis desdobramentos, fica mais fácil ilustrá-los via projeções de cenários. Não se trata de ser, exclusivamente, otimista ou pessimista. Em vez de se perder em qualquer um dos dois, opte por trazer à gestão financeira uma visão realista do momento, derivada dos desafios financeiros impostos pelas circunstâncias.

Basicamente, você precisa considerar quais seriam as receitas e despesas dos próximos períodos, de acordo com as diferentes movimentações do mercado. Note que as especificidades econômicas do nicho de atuação da sua empresa, análises internas, e alterações de comportamento dos clientes merecem menção.

As projeções de cenários envolvem o curto, médio e longo prazos. A curto prazo, vale a pena observar:

• controle de métricas;
• negociação de acordos firmados com fornecedores;
• alterações das formas de pagamento.

No médio prazo, é importante:

• verificar o capital necessário para a plena estabilidade do negócio;
• revisitar aos planos de carreiras oferecidos;
• analisar minuciosamente o potencial de crescimento financeiro da empresa diante das dificuldades.

No longo prazo:

• reavaliar o potencial de crescimento em períodos mais distantes;
• planejar a implementação de melhorias necessárias para suprir as novas demandas do público-alvo.

4. Considere a relevância do capital de giro

Um dos motivos que mais tiram o sono dos empresários de pequenas e médias empresas é o capital de giro. Normalmente, a esmagadora maioria dessas organizações, simplesmente, não conseguem manter as portas fechadas por cerca de 30 ou 60 dias, sem que as finanças do caixa se evaporem.

Isso porque sem capital de giro, como a própria expressão sugere, o negócio não se movimenta. Estático, falta dinheiro para pagar funcionários, comprar matéria-prima e, principalmente, custear os gastos inerentes às vendas a prazo.

Diante da intensificação da acirrada concorrência, a solução encontrada por muitos administradores de pequenos negócios reside na flexibilização das formas de pagamento. Até aí, tudo bem, já que se trata de uma prática comum nos dias atuais.

Gargalo financeiro

O grande problema é que existe um gargalo financeiro, gerado pelo tempo entre o recebimento das parcelas por parte dos clientes e a necessidade de pagar fornecedores. Em períodos econômicos complicados, as pessoas tendem a perder o controle das suas próprias finanças.

Cedo ou tarde, isso acaba reverberando negativamente no caixa das empresas, que deixam de receber ou recebem com atrasos. Na outra ponta, o dono de um pequeno negócio não costuma ter recursos para esperar pela regularização dos clientes inadimplentes.

5. Entenda como lidar com clientes inadimplentes

Controlar a taxa de inadimplência do seu negócio é outro aspecto de extrema importância. Conforme comentamos, uma das causas do baixo capital de giro de pequenas e médias empresas é o pagamento irregular dos clientes. O caso piora quando o problema evolui do atraso para a consolidação da dívida.

Por isso, manter o bom relacionamento com o cliente é essencial. Nesse sentido, vale a pena ponderar a respeito da terceirização de cobrança, para deixar essa questão nas mãos de especialistas. Simultaneamente, você também precisará providenciar um plano para tentar recuperar os valores aparentemente perdidos.

Se persistir alguma dúvida em relação a essa tomada de decisão, considere que ao contar com um intermediador, você conseguirá proteger a imagem da sua empresa. Isso faz parte do processo de aprimoramento de uma gestão financeira para pequenas empresas.

6. Considere a necessidade de crédito

Será que a sua empresa necessita de crédito? Esse é um aspecto importante a ser considerado e tem relação direta com o seu capital de giro. Se você perceber que está com as finanças desequilibradas, uma boa saída é buscar recursos com boas taxas.

Mas antes de sair buscando por financeiras com melhores condições de crédito, faça uma análise com base nos seguintes aspectos:

• se há alguma dificuldade de acesso ao crédito;
• score de crédito da sua empresa (cadastro positivo);
• valor correto do Custo Efetivo Total (CET) — custo do crédito na instituição;
• se as parcelas caberão no orçamento do seu negócio — para evitar o comprometimento no pagamento de outras despesas;
• se as parcelas não ultrapassam o limite de 30% de seu rendimento mensal.

Aqui, também é válido conhecer os benefícios do Open Banking para melhorar o acesso e garantir um pós-crédito saudável. Isso porque ele torna esse processo mais simples, com taxas mais alinhadas ao seu perfil de risco, permitindo a comparação de custos entre diversas financeiras, para decidir sobre a mais adequada.

7. Aproveite o poder de uma gestão financeira organizada

Ao organizar melhor as finanças e agir conforme os planejamentos (estratégico, financeiro e orçamentário), a empresa fica menos vulnerável às intempéries do mercado financeiro. Na pior das hipóteses, passa a ter mais condições de se sustentar, enquanto aguarda pela chegada de um novo período, mais harmônico.

Tudo o que é preparado com antecedência aumenta a probabilidade de sucesso final. Isso se aplica a qualquer tipo de negócio, independentemente do seu porte. A interferência de fatores externos é inevitável e continuará a ocorrer em qualquer época. A pergunta que você deve se fazer é se sua empresa está preparada para apresentar reações a ela.

8. Saiba como a redução de gastos pode minimizar os danos de uma crise

Por mais que a situação financeira da sua empresa esteja confortável no início de um período de crise, você deve tentar se antecipar ao futuro da melhor maneira possível. Como ninguém sabe exatamente o que acontecerá, a saída é acionar o alerta e refazer os cálculos.

À medida que o intervalo problemático se alonga, é preciso adotar planos alternativos e, é claro, firmar acordos temporários com funcionários e fornecedores. A compra de matéria-prima, por exemplo, feita por determinada indústria antes das circunstâncias adversas virem à tona, foi certamente alterada.

A depender da gravidade da situação, é necessário até suspender a entrega por um intervalo indeterminado. Não há razão para ampliar os estoques perante um cenário de diminuição gradativa do consumo de sua base de clientes.

9. Invista em tecnologia

Usar a tecnologia é fundamental para uma gestão financeira para pequenas empresas eficiente. Isso porque é impensável gerenciar um negócio, mesmo que pequeno, fazendo tudo manualmente. Além de perda de tempo, isso leva a erros que podem causar grandes prejuízos.

A tecnologia evolui muito no campo de gerenciamento — tudo é muito rápido, simples e intuitivo. Além de garantir todas as ferramentas que o seu negócio precisa para crescer, as plataformas de gestão financeira voltadas para pequenas empresas são criadas sob medida para o perfil de empreendedor.

Dessa forma, com um software especializado, é possível automatizar tarefas e otimizar a análise e controle de informações financeiras. Isso permite tomadas de decisão mais acertadas e melhor aproveitamento dos recursos financeiros, materiais e de pessoal.

10. Opte por uma integração das áreas

Para um bom funcionamento, os pequenos negócios precisam contar com a integração de todos os setores da empresa. Isso é conseguido por meio de um conjunto de ações planejadas, cujo objetivo é promover um ambiente favorável à tomada de decisão.

Assim, setores como o financeiro e o de vendas devem buscar um contato constante para troca de informações. Essa prática pode fazer muita diferença nos resultados, já ambos os setores funcionarão de maneira alinhada.

11. Realize a automação de cobrança

Um aspecto importante da gestão financeira em pequenos negócios é a automatização das cobranças. O uso da tecnologia evita erros, atritos com clientes e agiliza os processos. Com ela, é possível:

• enviar links de pagamento automaticamente;
• acompanhar o que está faturado ou pendente;
•  conferir o saldo sempre que precisar;
• fazer integração com o fluxo de caixa, conciliação bancária e outras ferramentas.

Dessa forma, a automação de cobranças é a melhor maneira para evitar falhas, facilitar os recebimentos (via Pix, cartão, boleto etc.). Além disso, esse sistema ajuda a aumentar o faturamento, sem a necessidade de aumentar a equipe financeira.

12. Separe as contas da empresa das finanças pessoais

Por mais óbvio que isso possa parecer, muitos empreendedores ainda cometem o erro de misturar as contas da empresa com as pessoais. O fato é que utilizar os recursos da empresa para cobrir os gastos pessoais (e vice-versa) pode ser muito prejudicial à saúde financeira do seu negócio.

No longo prazo, esse tipo de atitude impede uma visão realista dos gastos e recebimentos. Isso também prejudica outras etapas essenciais do processo de gestão financeira para pequenas empresas, como a manutenção do capital de giro e a projeção do fluxo de caixa. A consequência, muitas vezes, é a falência do negócio.

É por isso que especialistas em administração de empresas e gestão financeira aconselham abrir uma conta PJ (Pessoa Jurídica) exclusiva para as finanças do empreendimento. Outra recomendação é que os donos ou sócios do negócio definam um valor de pró-labore para ser recebido mensalmente, mantendo, assim, separadas as contas pessoais e corporativas.

Esses cuidados também ajudam a imprimir mais credibilidade para os clientes e fornecedores.

13. Considere a contratação de um serviço de consultoria

Alguns negócios, especialmente, os pequenos, encontram dificuldade para realizar a gestão financeira, em geral, devido à ausência de profissionais tecnicamente qualificados para exercer essa atividade. Nesses casos, a melhor opção é contratar um gestor financeiro com formação e experiência especializada em finanças.

Por conhecer de perto esses processos e apresentar competências técnicas, esses profissionais agregam valor ao empreendimento, oferecendo melhores resultados. Caso a sua empresa ainda não conte com uma estrutura que permite a contratação de um gestor, a sugestão é buscar uma consultoria.

Assim, você conseguirá obter um sistema de gestão financeira adequada desde o início, preparando-se para uma boa escalabilidade.

14. Acompanhe os resultados

É muito importante acompanhar os resultados para identificar possíveis gargalos que possam impedir o crescimento do negócio. Para isso, supervisione mensalmente o desempenho financeiro, a fim de verificar se as estratégias aplicadas estão promovendo resultados positivos.

Aqui, é fundamental lembrar dos seus objetivos financeiros estabelecidos no início e conferir se tudo está saindo como você panejou. Caso perceba algo errado, é o momento de mudar o que for necessário para o seu negócio crescer ainda mais, de maneira saudável.

Portanto, a gestão financeira deve ser vista como um processo contínuo, no qual é necessário investir de maneira constante em estratégias e análise dos resultados. Isso ajuda a visualizar como se comportaram as ações adotadas, o que funcionou e o que não funcionou.

A partir desses resultados, você consegue garantir informações, por meio de relatórios, que permitam alterar determinadas posturas e adotar novas medidas, visando a melhorias no desempenho.

Como você pôde verificar ao longo deste artigo, assim como as grandes empresas, a gestão financeira para pequenos negócios também exige o uso de estratégias e ferramentas para um bom funcionamento e escalabilidade. Esperamos que as sugestões apresentadas contribuam de maneira efetiva para as suas decisões quanto às práticas mais adequadas.

Para entender mais sobre gestão financeira, convidamos você a ouvir o podcast que criamos sobre como reduzir custos e economizar em sua empresa. Saiba mais!