A gestão do fluxo de caixa é parte essencial de uma administração corporativa eficiente. Trata-se de um controle rigoroso das movimentações financeiras do negócio, o que demanda atenção constante às entradas e saídas de dinheiro que, pelos mais diferentes fatores, não seguem uma frequência exata.
Picos de vendas em datas especiais, por exemplo, são situações atípicas que criam uma movimentação diferente no fluxo de caixa. Por isso, o ideal é fazer uma análise diária para obter informações mais seguras. Só assim é possível traçar um panorama realista do negócio, garantindo uma melhor organização das receitas e despesas.
Para tanto, o fluxo de caixa é composto por etapas-chave: recebimento, gestão, pagamentos e controle de estoque. Quando todos esses passos são cuidadosamente planejados, a gestão financeira da empresa se torna muito mais eficiente, viabilizando o sucesso do negócio.
Tem dúvidas sobre quais são as melhores estratégias a seguir para gerenciar o fluxo de caixa da sua microempresa? Então confira agora mesmo algumas práticas essenciais que separamos especialmente para você aplicar no seu negócio!
Entenda os objetivos da gestão do fluxo de caixa
É muito comum que as empresas, principalmente aquelas de pequeno porte, enfrentem crises financeiras que poderiam ter sido amenizadas ou mesmo evitadas com uma gestão de fluxo de caixa mais eficaz. Entenda desde já: a má organização financeira pode resultar em dívidas, falta de recursos para investimentos e para a expansão do negócio, bem como em falência.
Não tem mistério: o controle das entradas e saídas de recursos em períodos previamente estabelecidos é o que garantirá uma gestão mais segura, resultando em maior estabilidade em situações de crise. Sem contar que entender o fluxo de caixa é indispensável para planejar os próximos passos da empresa e otimizar as receitas!
Para que as análises estejam realmente de acordo com a realidade do negócio, é importante registrar absolutamente todas as movimentações financeiras. Por mais insignificantes que os valores possam parecer, quaisquer contas, sejam a pagar ou a receber, empréstimos ou rendimentos de investimentos, por exemplo, precisam ser devidamente relacionadas para que o gestor tenha conhecimento de tudo.
Determine o período em que o fluxo será avaliado
Ao definir o período em que os dados serão analisados, todos os registros devem ser feitos organizadamente. Dessa forma, quando o fim do período chegar, o gestor terá rapidamente em mãos todas as informações necessárias para conseguir analisar o fluxo de caixa.
Ao contrário do que administradores inexperientes podem pensar, o gerenciamento do fluxo de caixa significa ação e não apenas visualização de dados. O gestor precisa programar suas compras, seus investimentos e pagamentos, a fim de garantir um saldo positivo no final do mês. Para isso, usará as informações do fluxo de caixa.
Registre todas as movimentações do caixa
Para se chegar ao valor real do fluxo de caixa, obtendo os recursos disponíveis para a empresa, é preciso apurar a diferença entre todos os valores recebidos e os pagamentos feitos em determinado período. Vale lembrar que o saldo do caixa não significa exatamente que a empresa está tendo lucro ou não, ok? É por isso que as análises por períodos são importantes, conseguindo demonstrar até sazonalidades, por exemplo.
Quando o saldo aparece negativo, algumas das possíveis causas que devem ser investigadas são inadimplência, atraso nos recebimentos e prazos de recebimentos muito altos. Por outro lado, se a empresa tiver uma alta esporádica nas vendas e não se organizar, falhas no fluxo de caixa também poderão acontecer.
Para minimizar o risco de análises distorcidas, é aconselhável que, além de registrar toda a movimentação financeira da empresa, os seguintes passos sejam contemplados:
- registro diário de todas as entradas e saídas de valores;
- projeção de pagamentos e recebimentos futuros;
- análise do saldo diário e também futuro;
- alternativas com o uso do capital de giro em situações de déficit;
- alternativas para investimentos em situações de superávit.
Para facilitar essa rotina, organize as informações de entrada e saída de caixa em categorias. Desse modo, será mais simples e intuitivo identificar o que representa os maiores gastos e também as principais origens dos recursos do negócio.
Faça controle do estoque da empresa
Alguns gestores se esquecem de que o controle do estoque da empresa também precisa ser feito de forma estratégica. A lógica é a seguinte: tudo o que faz parte do estoque deve ser considerado como capital. A diferença aqui é que esse capital não resulta em rendimentos ou juros, por exemplo.
Como o estoque faz parte do capital de giro da empresa, consequentemente faz parte também do fluxo de caixa. Assegurando uma boa organização nesse ponto, o gestor saberá o momento exato em que precisa comprar mais itens ou mesmo traçar estratégias para aumentar as vendas de determinado produto.
À primeira vista, um estoque excedente pode até parecer positivo para a empresa, mas não se iluda. Lembre-se de que tudo o que está ali representa um dinheiro que não pode ser usado seja para investimento ou pagamento de contas. O ideal, assim, é que o estoque tenha giro rápido, garantindo maior velocidade no retorno do dinheiro investido.
Aposte em um bom software de gestão
Por último, mas definitivamente não menos importante, não se esqueça de que a tecnologia pode ajudar (e muito) a otimizar a gestão não apenas do controle do fluxo de caixa, mas da administração corporativa em geral. Por mais que o controle de despesas possa ser feito manualmente, os softwares de gestão oferecem não só muito mais agilidade e precisão como infinitas possibilidades de verificação e análise para o negócio.
Para profissionalizar e agilizar a rotina de controle, os sistemas de gestão online surgem como grandes aliados. E as boas notícias não acabam por aí! Como hoje em dia há diversas alternativas no mercado, cada empresa pode encontrar uma solução mais adequada para sua realidade sem maiores dores de cabeça.
E você, já tinha conhecimento de todas essas informações sobre gestão de fluxo de caixa? Aproveite para conhecer as trilhas de capacitação criadas pelo Serasa Empreendedor, perfeitas para ajudar na gestão da sua microempresa!
