Gestão de Pequenas e Médias Empresas: os desafios e otimizações para o sucesso do seu negócio

A gestão de pequenas e médias empresas ainda é um desafio para negócios sem uma cultura voltada ao controle. No Brasil, um bom exemplo disso são as empresas familiares.Segundo a 3ª pesquisa sobre o tema, da consultoria KPMG, essas organizações continuam a ter dificuldades como gestão de capital de giro e processo sucessório.

Em 37% delas, as despesas operacionais são pagas à base de empréstimos, o que é uma prática nociva, considerando os efeitos em longo prazo. Isso revela, de certa forma, a falta de profissionalismo ao gerir negócios, embora a mesma pesquisa revele pontos positivos. Um deles é a descoberta que 24% dos empréstimos obtidos são usados para investimentos, ou seja, em expandir o negócio.

Onde estaria, então, o segredo do sucesso? O que fazer para uma PME crescer, prosperar e se manter competitiva? São perguntas cujas respostas você encontrará neste material rico, feito para você que está decidido a deixar para trás os tempos de incertezas. Tenha uma ótima leitura!

Os principais desafios na Gestão de PME

Um outro estudo que aponta desafios a serem superados no contexto das empresas familiares — que compõem 90% das PMEs do Brasil, segundo o IBGE — é a pesquisa “Governança em Empresas Familiares Brasileiras” da PwC.

Nele, é comprovado que as práticas de boa governança estão mais presentes apenas na terceira geração de líderes/herdeiros. Das empresas consultadas, 10% jamais sequer discutiu a adoção dessas práticas.

Governança, diga-se de passagem, é o conjunto de processos pelos quais uma empresa torna-se capaz de determinar seus próprios rumos. Portanto, onde não há governança, predomina a incerteza e as decisões são tomadas aleatoriamente, ou seja, sem qualquer critério.

Outra pesquisa que aponta desafios a serem superados é a Global Entrepreneurship Monitor, mais conhecida como GEM. Nesse estudo de alcance mundial, foi constatado que a proporção de empresas abertas por necessidade, no Brasil, é de 38,2%. Embora em queda, esse percentual ainda é alto e evidencia que, por aqui, boa parte das empresas só é aberta como forma de subsistência.

Empresas criadas por necessidade, por sua vez, tendem a sucumbir mais cedo perante os inúmeros obstáculos do mercado. Como são abertas a toque de caixa e sem muito planejamento, apresentam normalmente elevada taxa de falência.

Nesse contexto, alguns desafios do dia a dia são mais recorrentes, tanto em empresas familiares quanto as criadas por necessidade, com destaque para:

Falta de controle de estoque

Um estoque que não gira, onde peças, matérias-primas e mercadorias ficam muito tempo paradas é sinônimo de prejuízo. Veja, depois de ler este artigo, os resultados alcançados em uma pesquisa para gestão de estoque em uma grande montadora de carros.

O autor mostra as diferenças entre o inventário de peças com método antigo e o novo quantitativo, obtido com a aplicação de um método mais eficaz. O que nos interessa saber aqui é que essa nova metodologia gerou economia total de R$ 972 mil. Já pensou se isso fosse feito na sua empresa?

Esse é apenas um entre tantos exemplos de que um estoque sob controle faz muita diferença nos resultados. Afinal, é como se ele fosse o pulmão da empresa, cujo movimento de contração e expansão é decisivo para a saúde financeira de uma PME.

Falta de planejamento

Nós já abordamos o planejamento diversas vezes aqui no blog da Serasa Experian. Não é por acaso, já que uma empresa que não se planeja não sabe aonde nem como chegar.

Se considerarmos que, no Brasil, 99% das empresas são micro ou pequenas (MPE), a necessidade por planejar as atividades torna-se ainda maior. Isso porque, como vimos, boa parte dessas empresas é aberta por necessidade.

Ok, mas o que fazer para começar um planejamento que funcione e traga resultados? Para isso, você pode começar a aplicar desde já ferramentas como:

• Plano de Negócios — disponível no blog da Serasa Experian;
• Plano de marketing — desenvolvido pelo Sebrae em PDF;
• Planejamento financeiro — que pode ser feito com auxílio de planilhas.

Negligencia do fluxo de caixa

Não há gestão financeira efetiva sem o controle de fluxo de caixa feito em paralelo. É por ele que sua empresa conhece as entradas e saídas financeiras, podendo formar assim um histórico de grande utilidade para os negócios.

Com base nos registros do fluxo de caixa você poderá conhecer, por exemplo, os meses em que seus custos variáveis são maiores. Dessa forma, você poderá manejar o orçamento de forma a reduzir esses custos. Mas, para isso, é indispensável que toda a movimentação seja de fato registrada numa planilha ou, ainda melhor, em um software de gestão.

Estabelecer preços sem embasamento real

Outro grande desafio na gestão de pequenas e médias empresas é a precificação de produtos e serviços. Muitos empresários estabelecem preços sem embasamento real ou usando a antiga fórmula que considera apenas o custo de compra, sem considerar outros fatores, como preço praticado pela concorrência.

Para vencer esse desafio de gestão, é preciso ter embasamento na hora de definir os preços do produto ou serviço considerando, além do custo de compra, variáveis como valor agregado da sua marca e o que o seu concorrente cobra. O perfil do cliente que você quer conquistar, suas principais características e quanto ele pode pagar pelo seu produto ou serviço também devem ser levados em consideração na hora de precificar.

Atrasos da reposição de itens no estoque

Para gerir uma PME com eficiência, ter atenção à gestão de estoque é um cuidado inegociável. No entanto, muitos empresários enfrentam dificuldades na hora de fazer esse gerenciamento, especialmente no que diz respeito à reposição de itens no estoque.

Para vencer esse desafio, é preciso acompanhar de perto a movimentação do estoque e se antecipar na hora de fazer reposições. Manter um bom relacionamento com fornecedores também é passo essencial para garantir a agilidade na reposição de itens faltantes.

A chave para uma boa gestão de estoque é contar com profissionais qualificados na área, manter os itens estocados sempre organizados, assim como o inventário atualizado. Determine também o estoque mínimo e máximo de produtos para evitar problemas com reposição que podem comprometer a imagem da sua marca perante os clientes e o mercado.

Baixos investimentos em marketing

Sendo uma das ferramentas mais importantes para posicionar um negócio no mercado e diferenciá-lo em relação à concorrência, o marketing, muitas vezes, é negligenciado por PMEs, seja por falta de conhecimento ou por achar que o investimento necessário não vale a pena. No entanto, fazer baixos investimentos em marketing pode levar ao desconhecimento da marca por potenciais clientes como, até mesmo, à perda do consumidores que já compram seus produtos e serviços.

Com isso em mente, invista em um plano de marketing sólido, considerando as possibilidades do negócio e os clientes que deseja atingir. Com o planejamento adequado, sua marca estará sempre na mente dos clientes, fortalecendo sua reputação e, consequentemente, melhorando seus resultados de venda.

Complicar processos de gestão

Não menos importante, processos de gestão complicados ou centralizados apenas nos líderes podem dificultar o desenvolvimento de uma PME e comprometer seus resultados de forma significativa. Para que o negócio evolua, é essencial simplificar o máximo possível as práticas de gestão de processos na empresa.

Atue com transparência, use a tecnologia a seu favor, automatizando certos processos, e invista no treinamento de funcionários para garantir que as atividades do dia a dia transcorram bem, com menos erros humanos e problemas de comunicação.

Otimizações indicadas para uma gestão eficiente

Existem uma série de medidas adicionais imprescindíveis na gestão de pequenas empresas. Elas deverão fazer parte das rotinas administrativas em seu negócio, podendo ser executadas com apoio das ferramentas destacadas no tópico sobre planejamento. Confira.

Analise as finanças da empresa

Uma vez que a empresa conte com um planejamento estratégico, terá um objetivo a alcançar e saberá o que fazer para isso. No trajeto, diversas decisões precisam ser tomadas, todas elas, naturalmente, representando impacto nos resultados. Esses impactos, segundo o Sebrae, podem ser medidos e controlados a partir de três dimensões:

1.Indicadores econômicos

Que consistem em indicadores de performance no sentido de medir o progresso financeiro de um negócio. Esses índices são de:

• endividamento — pelo qual a empresa mede o quanto de seu patrimônio e capital está comprometido no pagamento de dívidas;
• liquidez — representado pelos índices de liquidez;
• rentabilidade sobre vendas — pelo qual se conhece a relação entre vendas e lucro operacional;
• atividades — que consiste na quantidade média de dias que a empresa precisa para receber pelas suas vendas;
• atividades 2 — quantidade média de dias que a empresa precisa para fazer seus pagamentos.

2.Equilíbrio Econômico

Uma empresa será capaz de gerar lucro desde que acompanhe a evolução dos seguintes indicadores:

• faturamento periódico;
• custos variáveis;
• custos fixos;
• margem de contribuição;
• lucro operacional;
• preços de vendas;
• fluxo de caixa.

3.Crescimento

A gestão de pequenas e médias empresas deve ser pautada pela perspectiva de crescimento, que precisa ser medido pela análise do patrimônio líquido. Esse índice pode ser obtido pela aplicação de uma fórmula simples:

Patrimônio Líquido = Ativo – Passivo.

Crie uma estrutura de contas financeiras

A estrutura de contas financeiras tem como base o orçamento, que por sua vez é formado a partir do plano de contas. Esse plano é estruturado conforme a disposição de quatro grupos de contas:

• ativos — representados pelo patrimônio da empresa, incluindo imóveis e veículos;
• passivos — formados pelas dívidas, contas a pagar e outros débitos;
• receitas — entradas registradas pelo controle de fluxo de caixa;
• despesas — compras feitas pela empresa, incluindo pagamentos a fornecedores, salários e gastos com equipamentos, entre outros.

Essa estrutura de contas deverá servir como suporte à sua contabilidade, portanto, é muito importante que seu contador participe ativamente na elaboração. Em cada um dos quatro grupos, relacione contas a cada um deles, definindo, se necessário, subgrupos.

Por exemplo, no grupo das despesas, você poderá destacar as fixas e as variáveis. Nas fixas, é possível que você crie a subcategoria “contas de luz” ou, nas variáveis, provavelmente você terá contas do tipo “comissões” ou “matérias-primas”.

Faça planejamentos de curto, médio e longo prazo

Novos mercados não se abrem espontaneamente, embora em alguns casos de fato a sorte até possa ajudar. No geral, um negócio só expande suas atividades ou se mantém competitivo quando consegue se articular em curto, médio e longo prazo.

Significa que, antes de agir, sua empresa deve saber quais riscos correrá e o que fazer, caso as expectativas não sejam atendidas. Outro fator a se considerar é o financeiro que, como vimos nos tópicos anteriores, é indispensável para evitar acidentes de percurso. Sendo assim, destacamos algumas ferramentas para utilizar no seu planejamento, uma para cada tipo de prazo em questão.

5 Forças de Porter (Curto Prazo)

Você saberia dizer, no momento, quais são os seus concorrentes mais perigosos? Saberia, ainda, qual tipo de ameaça sua empresa tem no mercado externo, considerando a possibilidade de uma nova empresa vir a tomar sua fatia do mercado?

Essas e outras questões são respondidas ao utilizar a ferramenta conhecida como 5 Forças de Porter. Trata-se de um modelo de análise de mercado, pelo qual uma empresa se coloca em condições de se posicionar estrategicamente. Ela é aplicável para definir ações em curto prazo, ou seja, para os próximos 30 ou 90 dias. Contudo, pode ser adaptada em diversos contextos e períodos.

Consiste em fazer uma avaliação minuciosa do mercado, a partir das respostas obtidas ao considerar as 5 forças que moldam a estratégia:

• Rivalidade entre os Concorrentes;
• Poder de Negociação dos Clientes;
• Poder de Negociação dos Fornecedores;
• Ameaça de Entrada de Novos Concorrentes;
• Ameaça de Produtos Substitutos.

Análise SWOT (Médio Prazo)

Embora não exista uma definição mais precisa sobre o que é exatamente um período de médio prazo, convenciona-se que ele comece a partir dos 3 meses, podendo cobrir até 5 anos.

Para planejar suas ações nesse prazo, uma das ferramentas indicadas é a Análise SWOT. Ela fornece um diagrama das suas forças e fraquezas externas e internas, ajudando assim a traçar uma rota que vai orientar seus negócios por prazos um pouco mais extensos. Para utilizá-la, disponha os dados disponíveis da seguinte forma:

Contexto Interno

• Strengths (Forças) — suas vantagens em comparação às concorrentes;
• Weaknesses (Fraquezas) — desvantagens da empresa perante as concorrentes.

Contexto Externo

• Opportunities (Oportunidades) — as possibilidades que o cenário em volta da empresa oferece;
• Threats (Ameaças) — fatores que podem reduzir a competitividade da empresa, no nosso caso em médio prazo.

Benchmarking (Longo Prazo)

Para períodos acima de 5 anos, é preciso considerar o grau de incerteza envolvido, afinal, é mais difícil apontar o que vai acontecer, tanto dentro quanto fora da empresa. Como planejar nesse caso, até mesmo, levando em conta a falta de dados e informações precisas?

A resposta está na prática conhecida como Benchmarking, que consiste em tomar a experiência de outras empresas similares como ponto de apoio. Não se trata de copiar, mas de assimilar processos e o conhecimento de outros para aplicar com as devidas adaptações.

Foi a falta de um benchmarking, entre outros fatores, que levou empresas como Nokia, Remington, Kodak e muitas outras a declinar. Elas não tinham referências para antecipar os riscos que corriam. Por isso, com o tempo, seus modelos de negócio acabaram naufragando.

Sendo assim, procure avaliar como empresas do seu ramo se mantiveram sólidas por muito tempo, considere o que as levou a perder terreno e, como base nisso, faça suas projeções. Faça o mesmo para as bem-sucedidas. Ou seja, procure extrair do benchmarking bons e maus exemplos a seguir, sempre se pautando pelo tripé: visão, missão e valores do seu negócio.

Identificando os principais problemas de uma PME

A gestão de pequenas e médias empresas no Brasil é uma verdadeira aventura. Contudo, a aventura, nesse caso, pode terminar bem, desde que você consiga se antecipar aos perigos do mercado ou aproveitar as chances que ele oferece. No caso das PMEs, o primeiro obstáculo é o próprio ambiente de negócios brasileiro.

Nesse aspecto, de acordo com o Banco Mundial, ocupamos em 2019 a 109ª posição no ranking Doing Business, que avalia as economias de 186 países. Essa posição ruim se justifica por fatores como burocracia, alta carga tributária e falta de mão de obra qualificada.

Como otimizar a gestão de pequenas e médias empresas

Além de aplicar as soluções e ferramentas já propostas, a gestão em PMEs também se beneficia quando você se empenha em:

• estabelecer metas;
• delegar funções;
• organizar processos;
• motivar os funcionários;
• automatizar tarefas .

Gestão Financeira em PMEs

Por sua vez, a gestão financeira precisa ser orientada para a redução de custos, da carga tributária e em implementar ferramentas de avaliação e controle dos recursos. Para tanto, há algumas técnicas e ferramentas essenciais para esses objetivos.

Elisão fiscal

Conjunto de estratégias e ações que levam a empresa a pagar menos impostos dentro do que a lei permite e que deve ser conduzido por contadores.

Definição do Break Even Point

Mais conhecido como Ponto de Equilíbrio, é o valor mensal necessário para pagar as contas do negócio. A partir do BEP, o que vier é lucro.

Índice de rentabilidade

Usado para medir a rentabilidade do negócio, consiste em extrair, em percentual, o quanto de lucro foi obtido. Por exemplo, se a empresa faturou R$ 10 mil em um mês e, depois de pagar as despesas sobrar R$ 1 mil, então seu índice de rentabilidade é de 10%.

Acesso a crédito

O acesso ao crédito para pequenas empresas depende de diversos fatores como rentabilidade, passado de dívidas e do próprio plano de negócios. Uma coisa é certa: as instituições financeiras não concedem crédito para empresas com CNPJ sujo ou que não consigam comprovar sua saúde financeira.

Portanto, na hora de investir, é fundamental estar com a casa em ordem para que o momento de pedir crédito seja motivo de satisfação e não de aborrecimento. Para facilitar, aí vai uma dica: use o simulador Serasa Experian antes de pedir crédito e aumente suas chances de obter um empréstimo.

A gestão de pessoas em PMEs ainda é um desafio

Outro aspecto fundamental na gestão de pequenas e médias empresas diz respeito às pessoas. Sem colaboradores, não há PME que seja sustentável, até porque máquinas, equipamentos e instalações não se operam sozinhas. Dessa forma, é preciso cuidar dos elementos essenciais a uma gestão de pessoas que gere resultados consistentes.

Atração e retenção de talentos

Responda sem pensar muito: qual é a imagem que sua empresa projeta para o público externo? Se a resposta não está clara, então é preciso cuidar do seu posicionamento de mercado, que consiste na maneira como sua empresa se mostra para clientes e parceiros. Quanto mais positiva essa imagem, maior será, em consequência, sua capacidade para atrair e reter talentos.

Remuneração e benefícios

A retenção de talentos depende de uma conjuntura que permita aos bons profissionais chegarem e, com o tempo, se sentirem estimulados a permanecer. Uma das medidas para isso é oferecer remuneração compatível ou acima do mercado e benefícios relevantes, afinal, 67% dos trabalhadores brasileiros preferem benefícios a aumentos salariais.

Feedback e meta de performance

Colaborador desestimulado, em geral, é aquele que não vê sentido no que faz. Por isso, é igualmente importante criar uma cultura organizacional na qual o feedback seja uma prática recorrente. Da mesma forma, avaliações regulares de performance são imprescindíveis para apontar de forma precisa em que um trabalhador precisa melhorar e o que fazer nesse sentido.

Planejamento Estratégico em PMEs

Um outro componente capital em um planejamento estratégico em PMEs é a definição de ações e estratégias de marketing e vendas, com ênfase no marketing digital. Aqui, vale apostar em métodos comprovadamente eficazes para atrair e reter clientes, como:

• SEO — otimização de sites e blogs para motores de busca;
• redes sociais — com produção e publicação regular de conteúdo e investimentos em Ads;
• campanhas patrocinadas — nas redes de display e de pesquisa do Google e de motores de busca como o Bing e Yahoo;
• e-mail marketing — por meio do disparo regular de newsletter e ofertas para uma base de destinatários qualificada.

Otimização de processos

Nem sempre os gargalos de produção são percebidos em uma análise superficial. Em alguns casos, é em pontos obscuros de processos mal definidos que a empresa perde receitas. Nesse caso, a otimização dos processos a partir do seu mapeamento pode revelar por onde as receitas estão escorrendo.

Tal como a gestão, existem técnicas e ferramentas que, se implementadas, ajudam a identificar onde estão as falhas nos processos e como corrigi-las. Veja quais são.

5W2H

Baseada em respostas às perguntas O quê, Onde, Quem, Quando, Por que, Como e Quanto, permite identificar os processos existentes, suas falhas e onde melhorar.

SIPOC

Diagrama em que o gestor visualiza um processo a partir de 5 elementos:

• Supplier — Fornecedores;
• Input — Entradas;
• Processo — o que é feito em cada etapa;
• Output — Saídas;
• Customer — Cliente.

Matriz BÁSICO

Esquema que permite identificar falhas a partir da avaliação de 6 elementos:

• Benefícios para a organização;
• Abrangência;
• Satisfação do cliente interno;
• Investimentos necessários;
• Cliente externo satisfeito;
• Operacionalidade descomplicada.

Gestão de riscos em PMEs

Seria de pouca utilidade seguir um passo a passo de expansão no sentido de incrementar as receitas, sem conhecer os riscos envolvidos. Assim, a gestão de riscos em PMEs é mais que uma necessidade, mas sim uma questão de sobrevivência.

Afinal, as empresas de menor porte são muito mais vulneráveis às ameaças do mercado do que negócios já consolidados. Esses riscos, por sua vez, têm na norma internacional para Gestão de Riscos ISO 31000 sua mais importante referência. Ela se apoia em 11 pressupostos básicos.

• criar e proteger valor;
• facilitar a melhoria contínua da organização;
• ser parte integrante de todos os processos organizacionais;
• fazer parte da tomada de decisões;
• ser sob medida;
• considerar fatores humanos da organização;
• ser transparente e inclusiva;
• ser dinâmica, interativa e capaz de reagir a mudanças;
• abordar explicitamente a incerteza;
• ser sistemática, estruturada e oportuna;
• basear-se nas melhores informações disponíveis.

Como promover o crescimento e a inovação em uma PME

Não é fazendo mais do mesmo que a gestão de pequenas e médias empresas será bem-sucedida em suas atividades. PMEs só crescem quando se destacam da concorrência e até das grandes empresas por meio de produtos e serviços acima da média.

“Muito bem, mas sendo uma pequena empresa, como fazer isso, já que os recursos são limitados?”. Nesse caso o “pulo do gato” está em investir em três fatores que, conjugados, levarão sua empresa a se diferenciar.

1.Capacitação de equipe

Quanto mais preparados forem seus colaboradores, mais capazes de apresentar soluções aos desafios do dia a dia eles serão. Além disso, investir em capacitação é indispensável para manter a motivação sempre alta.

2.Investimento em tecnologia

Você já conhece o conceito de negócio escalável? Resumidamente, uma empresa desse tipo é aquela que consegue obter retorno expressivo com um mínimo de investimento. As startups unicórnio são ótimos exemplos disso.

Elas são extremamente bem-sucedidas em explorar mercados muito grandes, quase com exclusividade, porque investem em inovação e, principalmente, em tecnologia.

Com isso, conseguem expandir sua capacidade produtiva exponencialmente, ou seja, de uma maneira que não seria possível sem recursos tecnológicos. Entre essas empresas temos a Airbnb, Uber, 99 e Nubank. Portanto, é a partir da tecnologia que sua PME ganha fôlego para fazer mais com muito menos.

3.Viabilidade de expansão do negócio

Por outro lado, essas empresas não caíram no mercado de paraquedas. Antes de alçar voos mais altos, elas foram avaliadas em exaustivas rodadas com investidores, além de testar quantas vezes fosse necessário seu modelo de negócios.

É preciso realizar um estudo de viabilidade que possa detectar as ameaças e oportunidades do mercado, bem como as condições internas da PME. Se você lembrou da matriz SWOT, está certo. Ela também é amplamente utilizada como ferramenta para amparar a tomada de decisão em processos de expansão.

De qualquer forma, um estudo de viabilidade nesse aspecto ganha muito mais credibilidade quando é feito com apoio de consultores e auditores externos. Isso facilita muito, por exemplo, na hora de atrair recursos e investidores.

Com isso, chegamos ao final do nosso material rico, no qual você pôde conhecer os desafios, técnicas e ferramentas aplicáveis em PMEs em crescimento. Nossa expectativa é que você o tenha como um guia para orientar nos primeiros passos em direção a uma nova fase em seus negócios.

Uma coisa é certa: quem cuida da gestão de pequenas e médias empresas tem sempre muito mais chances de prosperar do que quem trabalha guiado apenas pelo instinto. É essencial buscar identificar os principais desafios de uma PME e resolvê-los o mais rápido possível.

Caso tenha dificuldade com a gestão financeira em sua PME, não deixe de contar com o apoio do Consulta Serasa, ferramenta importante para quem quer evitar a inadimplência de clientes e fornecedores e manter uma base de negócios saudável.

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