Gerenciar projetos é buscar a harmonia e a funcionalidade em uma equipe, a fim de ter maior organização e eficiência em suas atividades. Dessa forma, é mais viável alcançar o sucesso, eliminando desgastes desnecessários e buscando a melhoria constante.
O objetivo do gerenciamento de projetos é ter maior desenvolvimento em suas realizações, buscando a satisfação total de clientes e parceiros. Assim, para liderar uma equipe de forma mais eficaz, é essencial compreender melhor esse conceito e como a empresa pode inserir estrategicamente o gerenciamento de projetos.
Continue a leitura para compreender mais a fundo esse tema e descobrir como aplicá-lo para obter resultados positivos.
O que é o gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos trata de ações que são realizadas para tornar um planejamento eficaz e mais organizado. Seu propósito é garantir um desempenho superior nos projetos desenvolvidos. Para que a gestão de projetos ocorra, é necessário realizar algumas atividades, veja mais quais são a seguir:
Elaborar escopo
A criação do escopo é o ponto inaugural e crucial de qualquer projeto, pois estabelece os alicerces para definir claramente os objetivos e entregas esperadas. Esse documento essencial oferece uma compreensão abrangente do que é necessário para alcançar os objetivos propostos, evitando desvios que possam desestabilizar o desenvolvimento do projeto.
Além de fornecer uma visão ampla do que será realizado, o escopo é um guia valioso para o controle de custos, estabelecendo limites claros desde o planejamento inicial. Ele também serve como base para a definição de metas e de prazos realistas e alcançáveis, proporcionando uma estrutura temporal sólida para as entregas.
Logo, um dos benefícios fundamentais do escopo é a capacidade de gerenciar efetivamente as equipes, atribuindo claramente responsabilidades a cada membro de acordo com suas habilidades e competências específicas.
Com um escopo robusto e definido, torna-se possível antecipar e mitigar possíveis riscos, permitindo uma abordagem proativa para evitar contratempos. Essa ferramenta não apenas oferece uma visão detalhada do projeto, mas também serve como um plano de contingência, preparando a equipe para enfrentar desafios imprevistos.
Liste os recursos financeiros e materiais
Para garantir uma gestão organizada, é importante realizar uma listagem abrangendo todos os recursos que serão necessários para a realização do projeto. Para isso, inicie enumerando os recursos materiais indispensáveis, englobando todas as matérias-primas. Nessa lista, também deverão ser inseridos os serviços de terceirizações e os gastos com equipamentos relacionados às ações de marketing.
Após ter realizado a identificação de todos os recursos que serão necessários para o projeto, o próximo passo é realizar uma análise de todos os itens inseridos na lista. Dessa forma, será possível catalogar os custos envolvidos no projeto. Essa listagem dá uma maior noção de recursos e de gastos do projeto, com uma visão mais detalhada, o que auxilia no planejamento financeiro.
Gerencie as funções
Um ponto de extrema relevância é gerenciar pessoas e suas responsabilidades em um projeto. Estabelecer funções certas para cada um auxilia a ter maior esclarecimento das funções e das responsabilidades que cada colaborador da equipe tem.
Pensando no desenvolvimento do colaborador e na otimização das funções, pense em conceder a cada um atividades em que eles já detêm habilidades. Isso auxilia no funcionamento de uma equipe e no desenvolvimento pessoal.
Estabelecer metas
Estabelecer metas auxilia a ter maior desenvolvimento no projeto, isso porque é possível oferecer uma melhor orientação e direção clara do projeto, facilitando o entendimento de todos os colaboradores a entenderem o objetivo.
Para isso, as tarefas são divididas e, assim, os colaboradores terão foco em uma parte por vez, o que auxilia no desenvolvimento prático e gera maior compreensão da função. Isso também auxilia na otimização do tempo, pois evita a perda de energia em atividades menos relevantes.
Assim, com as tarefas divididas com metas para cada um, fica mais visível para entender o desenvolvimento do projeto, assim, os gestores podem avaliar como a equipe está se desenvolvendo em relação à demanda.
Por isso, estabelecer metas ajuda a ter um melhor gerenciamento de projeto com objetivos que podem ser alcançados possibilitando o sucesso, com colaboradores alinhados e focados a realizar todas as tarefas com a melhor performance.
Benefícios de fazer um gerenciamento de projetos eficiente
Ter uma gestão de projetos eficiente traz diversos benefícios para um bom funcionamento dos projetos de uma empresa. A primeira diferença que podemos notar é a qualidade na entrega do produto, tendo mais feedbacks positivos, com entregas ágeis dentro do prazo.
Isso auxilia em um bom relacionamento com os clientes, mantendo a confiabilidade com a empresa. Outro ponto importante é a redução de riscos, isso porque, com o gerenciamento, é possível identificar facilmente os possíveis problemas e, assim, se precaver contra eles.
Essa gestão também permite uma melhor comunicação interna com os colaboradores, fazendo com que todos obtenham informações claras. Assim, os processos adquirem maior eficiência operacional, alcançando os melhores resultados.
Principais metodologias de gerenciamento de projetos
Para um bom gerenciamento de projeto foram desenvolvidas algumas metodologias a fim de se adequar às exigências do mercado e ter maior desenvolvimento. Para isso, é importante entender que temos modelos de desenvolvimento, sendo as metodologias ágeis e as tradicionais.
Métodos tradicionais
No método tradicional, a execução é caracterizada pela falta de flexibilidade. Um planejamento inicial estabelece prazos de entrega, orçamento, execução, tarefas individuais e em grupo. Esses parâmetros são seguidos rigidamente do início ao fim do projeto.
Nesse modelo, as tarefas são realizadas por etapa, em que é necessário finalizar uma parte para começar a outra. Sendo assim, é realizado todo um planejamento estratégico no qual se colocam as prioridades e uma sequência a ser seguida.
Dessa forma, o método tradicional visa cumprir com tudo prometido, seguindo à risca a determinação inicial, visando ter a maior satisfação do cliente. Para seguir esse método, são usados dois desenvolvimento de software, o cascata ou o espiral.
Modelo cascata
O modelo em cascata segue uma abordagem linear e sequencial de desenvolvimento, com fases bem definidas para a execução de um projeto. Cada etapa precisa ser concluída antes do início da próxima, culminando na identificação de erros após a conclusão de todas as fases.
Para a realização do modelo cascata, é necessário que especificações detalhadas no ponto inicial do projeto sejam compreendidas por todos. Sendo assim, ele possui a mínima flexibilidade de alterações ao decorrer do projeto. Além disso, o modelo de cascata é adotado por pequenos projetos com menos risco de mudanças significativas, o que o torna uma opção considerada mais econômica.
Modelo espiral
O modelo espiral combina princípios de desenvolvimento, baseando-se em uma abordagem evolutiva. Assim como o modelo cascata, o espiral também é dividido em etapas, mas elas são organizadas em ciclos. Cada ciclo compreende quatro fases distintas: identificação de metas, análise de riscos, desenvolvimento e planejamento.
Apesar de exigir um planejamento inicial, o modelo espiral possui maior flexibilidade para ajustes durante o projeto, permitindo melhorias ao longo das tarefas. Esse método requer um engajamento mais profundo dos colaboradores e dos clientes em cada ciclo de iteração.
Devido ao processo contínuo de avaliação e ao planejamento em múltiplas iterações, o modelo espiral pode ser mais custoso e demandar mais tempo para a conclusão do projeto. Geralmente aplicado em grandes projetos, ele possibilita avaliações de risco durante o desenvolvimento contínuo.
Métodos ágeis
A metodologia ágil busca a agilidade em seus processos, aumentando o fluxo de trabalho, tendo, assim, maior otimização do tempo de entrega para garantir a satisfação dos clientes.
Para isso, os métodos ágeis utilizam algumas técnicas que tornam possível a flexibilidade de mudanças ao longo do processo. Apesar de serem mais flexíveis, eles possuem um planejamento inicial que deve ser seguido, assim como a metodologia cascata.
Dessa forma, ele visa reduzir o desgaste desnecessário em tarefas que não são relevantes a fim de otimizar as suas entregas, garantindo maior foco e qualidade para a realização do projeto. Para uma metodologia ágil, são utilizados os conceitos Scrum ou Kanban, entenda como elas funcionam.
Scrum
A metodologia Scrum é um conjunto de ações estratégicas que buscam resolver problemas, muito utilizada por projetos que contêm mais detalhamentos e são mais complicados.
Com objetivo de ter entregas mais rápidas e de qualidade, o modelo Scrum tem maior divisão nas tarefas, conhecidos como sprints, facilitando que cada uma seja compreendida em cada etapa e sejam entregues de forma sequencial.
Sendo assim, ao término de uma parte, inicia-se outra. Dessa forma, é mais fácil realizar ajustes durante o projeto por ele estar dividido em etapas. Para que ocorra essa divisão, é utilizado backlog, uma lista na qual será descrito tudo que precisa ser feito para o obter o resultado.
Kanban
Outra metodologia ágil é o Kanban. Esse é um modelo que consiste em três etapas: fazer, fazendo e feito. Para isso, ele busca nivelar os processos de produção, oferecendo maior entendimento pela equipe para reduzir gargalos. Aqui, as tarefas são distribuídas uniformemente para que tenham maior fluxo na produção, sem sobrecargas.
Esse método entende a importância de máquinas funcionais que auxiliam a garantir menor tempo na linha de produção, além de priorizar a organização de materiais para que não haja perda de tempo com deslocamentos.
O Kanban busca processos padronizados com uma busca contínua de melhorias, estimulando os colaboradores e oferecendo treinamentos para que alcancem a otimização do tempo e da qualidade.
Se você ficou interessado na metodologia ágil, confira também o ciclo de PDCA. Essa é uma ferramenta metodológica que busca uma produção otimizada e um planejamento eficiente.
Ferramentas mais utilizadas para gerenciar projetos
As ferramentas de gerenciamento de projetos são aplicativos ou softwares desenvolvidos para auxiliar as empresas na organização e no planejamento de projetos.
Para isso, elas oferecem meios de funcionalidade que auxiliam na colaboração entre supervisores e colaboradores, podendo acompanhar o andamento das tarefas, se estão no prazo definido e alcançando os objetivos.
Essas ferramentas são essenciais para facilitar o comando dos projetos, tendo uma condução mais eficiente. Separamos alguns exemplos que podem auxiliar nessa função.
Trello
O Trello é um aplicativo que auxilia na organização e no planejamento de uma empresa. Com ele, é possível ter maior organização das tarefas, com fácil visualização, seguindo a metodologia Kanban.
Dessa forma, é possível criar quadros de tarefas para diferentes equipes, tendo a maior organização de afazeres. Essa é uma ferramenta que visa auxiliar no fluxo de trabalho, podendo adicionar documentos, arquivos e checklists personalizáveis para cada equipe.
Nos quadros do Trello, também é possível realizar comentários, destacar pontos importantes, adicionar data de prazo, adicionar power-ups (integração com outras ferramentas) e diversas outras coisas.
A ferramenta conta com um design intuitivo, o que a torna fácil de ser navegada. Dentro dele, há diversas funções que auxiliam a equipe a entender as demandas e a realizar as documentações, sendo muito mais fácil para os gestores terem uma maior visualização do andamento dos projetos.
CA Clarity
CA Clarity é uma ferramenta para a gestão de projetos que disponibiliza uma painel intuitivo com ótima visualização de tarefas e informações para melhor organização e monitoramento de atividades. É um aplicativo completo e robusto que atua no escopo do projeto delineando todas as necessidades envolvidas, o que auxilia a definir claramente os objetivos e os resultados esperados.
A ferramenta possui um suporte abrangente permitindo uma visão detalhada e interações entre os colaboradores, como proposto na metodologia ágil. A CA Clarit é ideal para grandes empresas que detêm grandes projetos a serem geridos.
Monday
O software Monday é uma organização personalizada de acordo com o fluxo de trabalho dos colaboradores. Esse aplicativo é multifacetado, o que permite trabalhar com mais de um método de gerenciamento de projetos, sendo assim, é uma ferramenta flexível a adaptações.
O Monday tem uma layout de fácil e ampla visualização, o que permite melhor observação de resultados e acompanhamento de tarefas. Além disso, ele também permite compartilhar os quadros com os colaboradores, possibilitando uma maior interação com o projeto. Essa é uma ferramenta simples e intuitiva, a qual permite ter uma área de trabalho para cada projeto, simplificando a administração das etapas.
A gestão de projetos é essencial independentemente do tamanho que ele terá, afinal, ela auxilia a ter uma maior funcionalidade e organização nas demandas, permitindo que as equipes otimizem o tempo realizando um trabalho de qualidade.
Para isso, escolher um aplicativo ou software como suporte para inserir esse cronograma se torna um grande aliado, ajudando a ter um gerenciamento mais simplificado onde todos possam compreender as demandas e produzir.
