Existem diversos fatores que interferem na competitividade empresarial. Além das constantes oscilações do mercado, os gestores precisam buscar meios que otimizem a administração do negócio.

Nesse sentido, saber o que é um sistema ERP já é um ótimo começo. O problema é que essa incrível solução ainda é um mistério para muitos empresários que desconhecem os reais benefícios proporcionados por ela.

Se deseja descobrir o que é e para que, afinal, serve um ERP, você está no lugar certo! Continue com a gente e saiba, com o texto de hoje, porque a sua empresa precisa tanto desse recurso!

Afinal, o que é ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é um software de gestão empresarial que centraliza, organiza e integra diferentes áreas da empresa em um único sistema automatizado, como:

  • Recolhimento de tributos;
  • Emissão de folhas de pagamento;
  • Controle de estoque;
  • Controle de contas a pagar e a receber;
  • Monitoramento das metas de desempenho;
  • Modelador gráfico;
  • Formulários dinâmicos;
  • Big Data;
  • Integração de dados;
  • Serviços de processamento;
  • Taxonomia;
  • BI e analytics;
  • Folhas de pagamento;
  • Administração de equipes;
  • Gestão de leads e clientes.

Evidentemente, existem ainda muitos outros processos. De qualquer forma, a questão é essa descentralização da execução de todos eles, afinal, isso não só compromete a qualidade da gestão como ainda cria gargalos administrativos.

Imagine que você, como gestor de uma pequena ou média empresa, possa acessar em tempo real dados financeiros, operacionais e comerciais, tomar decisões baseadas em relatórios atualizados e planejar ações estratégicas com mais segurança. Esse é o verdadeiro poder de um ERP: otimizar processos e garantir uma visão integrada do negócio!

Como funciona um sistema ERP?

Um sistema ERP atua como o coração da gestão de uma organização, pois coleta e organiza dados gerados nas operações diárias, como vendas, pagamentos, compras, gerenciamento de estoque e até negociação com fornecedores. A partir desse banco de informações centralizado, o sistema distribui as informações relevantes para cada departamento, garantindo que todos estejam sempre atualizados.

Quando uma venda é realizada, por exemplo, o sistema ERP notifica automaticamente o departamento de estoque para atualizar as quantidades disponíveis e o setor financeiro para gerar faturas e processar pagamentos. Legal, não é mesmo?

Essa integração reduz o retrabalho e elimina a necessidade de transitar manualmente informações entre áreas, evitando erros, atrasos, dívidas e, em casos mais sérios, até a perda de clientes. A grande vantagem é que todas as informações estão acessíveis em tempo real, o que permite uma tomada de decisão mais rápida e precisa.

E quais são as vantagens de usar um sistema ERP? Unificar os processos via utilização de apenas um software traz muitas vantagens para a gestão da empresa, conforme será demonstrado a seguir.

Quais são os principais módulos de um sistema ERP?

O ERP é composto por diversos módulos, cada um focado em uma área específica da empresa. Esses módulos fazem parte de um modelo padrão ou podem ser ativados conforme a necessidade, o que dá flexibilidade para as PMEs. Entre os principais, destacamos:

  • Financeiro: gerencia o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, elaboração de relatórios contábeis e análises de performance financeira, conciliação bancária, planejamento orçamentário, etc.;
  • Fiscal: gestão de obrigações com o Governo, como cálculos e recolhimento de tributos federais, estaduais e municipais, bem como apuração de regime tributário e envio de declarações;
  • Recursos Humanos: automatiza processos relacionados a pagamentos de salários, benefícios e administração de contratos de trabalho, encargos trabalhistas, ponto eletrônico, avaliação de desempenho, treinamento, home office, segurança do trabalho, treinamento e capacitação, etc.;
  • Vendas e CRM: gerencia o ciclo de vendas, desde a prospecção até o fechamento, integrando o relacionamento com os clientes e criando históricos que facilitam a fidelização;
  • Estoque e compras: controla a quantidade de produtos no estoque, movimentações, transferências, saldos, perdas e inventários, bem como gerencia pedidos e automatiza o processo de cotação de preços, emissão de pedidos, compra com fornecedores e recebimento de mercadorias, prevenindo rupturas de estoque;
  • Produção: usado principalmente em empresas que fabricam produtos, ajuda no planejamento da produção, controle de materiais, capacidade produtiva, controle de qualidade, rastreabilidade dos produtos e afins;
  • Gerenciamento de projetos: planejar, executar e monitorar lançamentos de produtos, implementação de tecnologias ou novos sistemas, expansão de mercado, entre outros;
  • Faturamento: controle de tributos e retenção fiscal, bem como emissão de recibos, boletos, NFEs, duplicatas e demais títulos referentes às vendas realizadas pela organização.

Quais são os tipos de ERP?

Além dos módulos, o mercado oferece também diferentes tipos de sistemas de ERP, em que cada um é projetado para atender necessidades e tamanhos de negócios distintos. Confira!

  • ERP horizontal: um tipo de sistema que pode ser aplicado em empresas de diferentes setores, com funcionalidades genéricas adaptáveis a vários tipos de negócios;
  • ERP vertical: projetado especificamente para um determinado segmento de mercado. Um sistema ERP para o setor de saúde, por exemplo, terá funcionalidades específicas para esse ramo, como gestão de prontuários e controle de materiais hospitalares;
  • ERP modular: permite adicionar ou remover funcionalidades conforme a empresa necessita. Isso é ideal para PMEs, pois possibilita começar com módulos básicos e expandir conforme o crescimento da companhia;
  • ERP Open Source: são sistemas ERP de código aberto, que permitem personalização interna e são uma alternativa econômica. No entanto, demandam mais esforço em termos de manutenção e suporte.

Vale lembrar que cada um desses tipos que trouxemos possui características próprias e pode ser escolhido conforme o tamanho da empresa e suas necessidades específicas. Então, procure saber mais sobre o tema!

ERP Composable: a evolução do Sistema ERP

A evolução dos sistemas ERP tem crescido de forma significativa nos últimos anos, culminando na criação do ERP Composable, também chamado de “4ª era do ERP”. Essa nova geração de sistemas utiliza tecnologias como Machine Learning e Inteligência Artificial para personalizar e automatizar processos de forma mais inteligente.

De forma breve, podemos dizer que o ERP Composable é flexível, o que significa que ele é moldado conforme as mudanças no ambiente de negócios, adaptando-se automaticamente a novos desafios e oportunidades. Por isso, vem sendo utilizado nos mais diversos países do mundo.

Com essa tecnologia, pequenas empresas podem desfrutar de uma solução que se ajusta às suas necessidades em tempo real, ajudando-as a competir com negócios maiores de forma mais eficiente em uma ampla variedade de setores, como:

  • Agro;
  • Construção;
  • Distribuição;
  • Saúde;
  • Serviços Financeiros;
  • Varejo;
  • Educacional;
  • Hotelaria;
  • Jurídico;
  • Logística;
  • Manufatura;
  • Prestadores de Serviços.

Como um ERP pode ser adaptado à realidade de pequenas empresas?

O ERP pode ser totalmente customizado para atender às necessidades específicas das pequenas e médias empresas, oferecendo soluções que antes eram vistas como exclusivas de grandes corporações.

Para EPPs e MEs, por exemplo, o sistema ERP pode acompanhar o crescimento e desenvolvimento dos negócios a partir de um plano básico com baixo custo inicial, pois oferecerá apenas os recursos essenciais para a organização e gestão do dia a dia quanto à gestão de estoque, finanças, fluxo de caixa e processos comerciais.

Já para aquelas organizações de porte médio, as possibilidades já são mais vantajosas. O sistema ERP pode ser automatizado por inteligência artificial, Machine Learning e modelos preditivos à gestão de estoque, à cadeia de suprimentos, aos processos financeiros e de RH, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e na produtividade dos colaboradores.

Opções de sistemas ERP: on-cloud e on-premises

Um ERP pode ser implementado de duas formas: em nuvem (on-cloud) ou em servidores locais (on-premises). As opções em nuvem têm se mostrado mais populares devido à sua flexibilidade, menor custo inicial, segurança de dados por criptografia, escalabilidade, facilidade de implementação e atualizações automáticas, frequentemente gerenciadas por equipes especializadas do provedor do serviço.

Por outro lado, o ERP on-premises oferece mais controle, mas exige que, além da instalação em todas as máquinas, sejam implementados investimentos em infraestrutura de TI, como servidores e manutenção constante. Para pequenas empresas, a solução on-cloud tende a ser a escolha mais eficiente e econômica.

Quais são as vantagens de usar um sistema ERP?

Para pequenas e médias empresas, a ideia de investir em um sistema ERP pode parecer intimidadora à primeira vista. Contudo, os benefícios que ele traz fazem com que seja um investimento estratégico e não apenas um custo operacional. Então, trouxemos algumas das principais vantagens de adotar um ERP.

Automatização dos processos

Em maior ou menor grau, as falhas humanas são inevitáveis. Com um ERP, o índice despenca bastante, com a possibilidade de ficar bem próximo do zero. Isso se deve à automatização dos processos.

Para entender bem qual é o ganho de delegar funções a um programa, basta retornar aos processos mencionados anteriormente. Calcular o valor de impostos e as folhas de pagamento, por exemplo, são tarefas essenciais de qualquer negócio.

Por mais capacitados e bem instruídos que os colaboradores sejam, eles estão sujeitos a esquecer um número aqui e outro ali. Já um software bem programado seguirá à risca cada vírgula contida na padronização de tarefas.

A probabilidade de erro é praticamente nula, além de concluírem as atividades em uma velocidade muito superior à de qualquer ser humano. Simultaneamente, a empresa libera os funcionários da realização de rotinas cansativas e improdutivas.

Eles podem se dedicar a ações mais efetivas e ligadas ao core-business, ou seja, ao que realmente dá lucro para a empresa. Como esse remanejamento de funções ocorrerá, na prática, já é algo que envolve uma análise aprofundada por parte de cada gestor.

Aprimoramento das tomadas de decisões

Um dos entraves ao progresso de um negócio são as péssimas decisões tomadas por seus líderes. Muitas vezes, entretanto, isso não resulta de uma inépcia profissional. Na verdade, a grande maioria desses insucessos deriva da fonte usada para se chegar a tais deliberações equivocadas.

Nesses casos, as resoluções da empresa são embasadas em conjuntos de dados incorretos ou incompletos. O resultado não poderia ser outro que não uma análise errônea e, consequentemente, uma decisão infeliz.

O poder de avaliação do gestor pode, de fato, diminuir a quantidade de decisões ruins para o negócio. Para tanto, o profissional deve ter muita experiência, a fim de perceber que aquilo que se apresenta não faz sentido.

De qualquer forma, é muito melhor trabalhar com plena confiança nos dados gerados pelos relatórios. A partir daí, a empresa encontra um caminho sólido para tomar decisões estratégicas e relacionadas aos próximos investimentos. Assim, o crescimento financeiro esperado fica bem mais próximo da realidade.

Melhora da qualidade do ambiente de trabalho

As vantagens de um ERP não são apenas técnicas, pois elas também repercutem na qualidade de trabalho oferecida pela organização. Com a unificação dos processos via ERP, a fluidez das operações da empresa também melhora. A qualidade dos dados fornecidos pelo sistema retira um verdadeiro peso das costas de todos.

Afinal, aquela rotina de dados incorretos cria um ambiente de extrema pressão. Os funcionários se acostumam a tentar imaginar qual será o próximo erro, já que o histórico é problemático. Para quem toma decisões muito importantes, existe até o medo de se perder o cargo devido a uma deliberação prejudicial à empresa.

Logo, lidar com dados suspeitos ou confusos cria um clima de insegurança interno, o que atrapalha o desempenho dos funcionários. Ao adotar um sistema unificado, seguro e preciso, a empresa resolve o problema.

Nunca é demais lembrar que o bem-estar dos colaboradores é vital para que qualquer organização alcance os seus objetivos. Portanto, implantar um sistema ERP também é um ato ligado ao aperfeiçoamento do ambiente de trabalho e ao employee experience.

O ERP garante uma infraestrutura que motiva os colaboradores a desempenharem suas funções com excelência. Bem amparados, eles produzem mais e melhor. Ao fim, a empresa, mais uma vez, só tem a ganhar.

Melhora do fluxo de trabalho

Outra vantagem diz respeito à fluidez das operações em si. Com o ERP, a dinâmica do trabalho é completamente reformulada. Todos os departamentos que estiverem integrados tendem a acelerar seus respectivos processos.

Desse modo, a empresa não precisa mais se preocupar com aquela demora na liberação de mercadorias, por exemplo. Os setores passarão a dialogar entre si via ERP, ou seja, com rapidez e eficácia.

Os efeitos desse aumento da agilidade são notados por colaboradores, fornecedores e clientes. Os dois últimos se sentem mais dispostos a repetir a concretização de novos negócios, pois adquirem algo vital para a empresa: a confiança.

Aperfeiçoamento do controle de estoque

Para quem lida com estoque de mercadorias, o controle da estocagem pode ser uma imensa dor de cabeça. Não raro, ela é acompanhada por prejuízos e desperdícios. A melhor solução para esse problema também consiste na adoção de um sistema ERP. Com ele, entre outras coisas, é possível:

  • Saber exatamente quais são os itens que constam em estoque e qual a previsão de esgotamento de cada um deles;
  • Antecipar pedidos dos produtos de maior saída, evitando a indisponibilidade da mercadoria para os clientes;
  • Emitir relatórios que apontam quais mercadorias foram mais vendidas em determinado período.

Como proteger os dados da sua empresa com um sistema ERP?

Em tempos de alta digitalização, incidência de fraude em documentos e roubo de dados sensíveis, a segurança da informação se torna cada vez mais crítica e indispensável no mundo dos negócios.

Por isso, contar com um sistema ERP que seja moderno, que ofereça criptografia de dados, controle de acesso e backups automáticos, garantirá que suas informações estejam seguras contra hackers e vazamentos. Para pequenas empresas, que muitas vezes não contam com equipes dedicadas de TI, ter um ERP que cuida dessas questões é uma grande vantagem!

Além disso, um sistema ERP facilitará o cumprimento das obrigações fiscais e regulatórias, pois fornecerá relatórios e documentos de acordo com a legislação vigente. Isso é especialmente importante para organizações que, nem sempre, possuem expertise em normas contábeis e tributárias.

De forma resumida, o sistema assegura que a empresa esteja sempre em conformidade, evitando problemas com o fisco e multas que poderiam comprometer a saúde financeira do seu negócio!

Depois de saber o que é um ERP e conhecer todas essas vantagens, desconsiderar a implantação desse sistema pode ser um grande erro. Afinal, em um mercado dinâmico e concorrido, o crescimento do negócio também depende do uso inteligente das ferramentas tecnológicas disponíveis.

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