Em breve, os documentos em papel poderão ser substituídos por versões eletrônicas com validade legal. O Projeto de Lei 146/2007, que permite a destruição de documentos públicos e privados apresentados em papel após a sua digitalização, foi aprovado no último dia 14 de junho pelo Plenário do Senado. A matéria segue agora para análise da Câmara dos Deputados.
O uso de certificados digitais – como os oferecidos pela Serasa Experian – para validação de documentos digitalizados é garantia de integridade e autenticidade durante o processo de conversão do documento físico para o meio digital.
O texto determina o uso de certificados digitais emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou equivalentes para assegurar a fidedignidade dos documentos digitalizados. Assim, eles passarão a ter o mesmo valor dos originais (inclusive quanto à fé pública), e seu uso será permitido inclusive em vias judiciais.
Os critérios para a digitalização dos documentos serão regulados em lei posterior e deverão ser aplicados em órgãos públicos federais, estaduais e municipais, além das entidades integrantes da administração pública indireta das três esferas de poder e também de possíveis entidades privadas.
A aprovação do projeto possibilitará ao governo uma melhor gestão dos arquivos, com economia estimada para a União de cerca de R$ 1,5 bilhão por ano. De acordo com o texto, registros considerados permanentes (os chamados ‘documentos históricos’) terão a guarda e a preservação garantidas.
Tais documentos, de valor permanente, deverão seguir as regras aplicadas à guarda em geral de acervos dos órgãos públicos: não poderão ser eliminados, ainda que digitalizados.
Os meios digitais de armazenamento deverão proteger as versões digitalizadas do acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados, além de permitir sempre a identificação de quem os acessou –via certificação digital.
