No Brasil, as empresas são submetidas a várias obrigações legais, por isso é muito importante permanecer atento para não ficar perdido diante das burocracias e conseguir estar em conformidade com a legislação. No que tange às obrigações tributárias, a situação é bem parecida.
Sobre as atividades empresariais recai uma enorme gama de impostos e contribuições sociais, impondo obrigações principais e acessórias. Inclusive, há o Imposto de Renda e a obrigatoriedade de apresentar a DIRF (Declaração sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte).
Tendo em mente a complexidade do assunto, é muito comum ter dúvidas a respeito do que é DIRF. Por essa razão, preparamos este texto para te ajudar a compreender tudo sobre essa obrigação. Continue a leitura e confira!
O que é DIRF?
A DIRF é uma declaração à qual todas as organizações têm a obrigação de apresentar à RFB (Receita Federal do Brasil), em relação a como o tributo é apurado. Nela, há informações sobre as retenções, pagamentos e créditos do Imposto de Renda retido na fonte.
É importante ressaltar que, devido à DIRF ser considerada como uma obrigação acessória, a organização que não apresentá-la até o prazo definido pela legislação pode ser multada e sofrer outras sanções.
As informações dispostas na DIRF são cruzadas minuciosamente com os rendimentos do Imposto de Renda e com o ajuste anual de pessoas físicas. O objetivo é identificar a convergência entre os dados indicados nos arquivos com os dados repassados pela organização a partir da DIRF.
Para que isso serve?
A DIRF é uma obrigação tributária anual, com o intuito de comunicar a Receita Federal sobre os rendimentos tributáveis pagos ao empregado no ano anterior.
É feita a emissão da DIRF pela fonte pagadora, pessoa física ou pessoa jurídica, com a finalidade de informar para a Receita Federal valores de IR que estejam retidos com pagamentos para terceiros e para pagamentos de COFINS, PIS e contribuição social. O fato é que essa prestação de contas ajuda a evitar sonegação fiscal.
A empresa empregadora deve apresentar a DIRF quando o colaborador tem retenção de IRRF (Imposto de Renda na Fonte), ao menos em um pagamento feito no ano anterior, seja férias, salário, rescisão ou 13º salário. Apenas é descontado o IRRF quando o trabalhador recebe um valor maior que R$ 2.640 em algum dos pagamentos citados.
De que maneira a DIRF funciona?
A DIRF deve ser preenchida no próprio sistema da Receita Federal, chamado de PGD (Programa Gerador de Declarações). Todo ano, é feita a atualização do PGD pelo órgão e, após isso, os contribuintes podem acessá-lo de forma gratuita.
Com relação ao prazo limite para enviar a declaração, é justamente a disponibilização do sistema que causa as prorrogações oferecidas pelo governo. Quando o PGD não está aberto ao público a tempo, é concedido um período maior para que as organizações consigam fazer o download, preencher e apresentar a DIRF.
Existem diversas dicas importantes na hora de declarar o IR, como a assinatura do documento. Devido à declaração ser totalmente eletrônica, é necessário utilizar um certificado digital para que haja validade jurídica e segurança das informações encaminhadas à Receita Federal.
Conforme está previsto na IN (Instrução Normativa) n. 1990, da Receita Federal, a DIRF 2024, relativa ao ano-calendário de 2023, deve ser apresentada por meio do PGD DIRF, que é possível encontrar no site da Receita Federal do Brasil.
É importante frisar que, caso seja extinta a pessoa jurídica responsável pela DIRF, devido a modificações societárias como incorporação, liquidação, cisão total ou fusão, a DIRF ainda precisará ser feita. A declaração deverá apresentar o ano-calendário de extinção até o último dia útil do mês posterior em que ocorreu tal evento, salvo se isso tiver ocorrido no mês de janeiro.
Isso se deve ao fato de que, nesse caso, será possível apresentar a DIRF até o último dia útil de março do mesmo ano-calendário.
Quem é obrigado a entregar DIRF?
Existem diversas obrigatoriedades do Imposto de Renda e o mesmo acontece com essa declaração. A DIRF é obrigatória para as pessoas jurídicas e físicas em diversas situações, sendo necessário estar atento à obrigatoriedade para evitar problemas com o Fisco. Veja quais situações se enquadram:
- Empresas individuais;
- Condomínios edilícios;
- Clubes de investimentos, intermediação de fundos ou instituições administradoras;
- Pessoas que quitaram ou creditaram qualquer montante sobre o qual tenha ocorrido o IRRF, ainda que, somente em um mês do ano-calendário, a seu próprio título ou representando terceiros;
- Filiais que representam pessoas jurídicas com sede em outros países ou suas sucursais;
- Órgãos responsáveis pela gestão de mão de obra em trabalho portuário;
- Pessoas jurídicas de direito público e os fundos públicos a que se refere o art. 71 da Lei nº 4.320/64;
- Associações, caixas ou instituições sindicais de empregados ou empregadores;
- Titulares de serviços de registros e notariais;
- Empresas matrizes de pessoas jurídicas de direito privado estabelecidas no Brasil, abrangendo as beneficiadas por isenções ou imunidades.
Há também os que não tenham feito a retenção do IRRF:
- Candidatos a cargos eletivos, sendo eles titulares, vices e suplentes;
- Pessoas jurídicas e físicas que residem no Brasil e que fizeram o pagamento, remessa, entrega ou crédito à pessoa jurídica ou física residente ou domiciliada no exterior.
É válido ressaltar que este último ponto se refere a valores a título de aplicações nos fundos de investimento que haja conversão de débitos externos, serviços de assistência técnica ou royalties, entre outros serviços técnicos e juros incidentes sobre o próprio capital. Também pode estar relacionado com comissões em geral, previdência complementar, fretes para o exterior, arrendamentos, aluguéis, entre outros.
Inclusive, a Instrução Normativa comentada anteriormente também determina que haverá a obrigatoriedade de prestar informações ligadas à retenção do IRRF e das contribuições que recaem sobre os pagamentos realizados a pessoas jurídicas pela disponibilização de bens ou pela prestação de serviços, nos termos do art. 64 da Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996, apresentadas por:
- Autarquias e instituições públicas federais;
- Órgãos públicos;
- Entidades governamentais, entre elas instituições públicas e sociedades de economia mista;
- Outras entidades com capital social com direito a voto que tenham a maioria, que consigam recursos do Tesouro Nacional e que sejam obrigadas a fazer o registro da sua execução financeira e orçamentária no Siafi (Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal).
Como emitir a DIRF?
Agora que você já sabe o que é DIRF, está pronto para emitir o documento com assertividade. Apesar disso, é muito importante seguir alguns passos essenciais. Veja:
- Primeiramente, baixe o programa por meio do sistema da Receita Federal, conforme a configuração do dispositivo utilizado;
- Depois de baixar e instalar o Programa Gerador da DIRF 2024, clique no ícone para acessá-lo;
- O programa abrirá um aviso sobre as novidades para o ano de 2024, então, vá no X para fechar a janela;
- Logo após, escolha a opção "Nova Declaração";
- Informe o CPF, o ano-calendário 2023 e o nome do trabalhador no bloco Declaração de Pessoa Física;
- É importante saber que o programa mostrará mais um pop-up sobre os tipos de declarações existentes. Clique em "OK", mas não selecione nenhuma das alternativas. Em seguida, confirme;
- Digite os dados do responsável pela informação. O preenchimento é feito do seguinte modo: dados cadastrais e beneficiários. Vale ressaltar que existem várias penalidades para quem não declara o Imposto de Renda e a DIRF;
- Agora, ao lado esquerdo superior da tela, é preciso selecionar "Rendimentos Tributáveis";
- Digite o nome, o CPF do trabalhador e escolha o código da receita: 0561 – Rendimentos do Trabalho Assalariado;
- Lance os dados de acordo com os pagamentos efetuados ao seu funcionário no ano de 2023;
- Nesse momento, é necessário clicar em "Informações Complementares", emitir o Informe de Rendimentos e analisar se as informações batem com os dados encontrados no Informe de Rendimentos do eSocial;
- Vá em "Verificar Pendências" a fim de se certificar de que, se existirem erros ou dados faltantes, sejam retificados e, só depois, a transmissão da DIRF seja concretizada;
- Após corrigir os erros existentes, clique em "Gravar Declaração" para entregar à RFB e, depois, em Avançar;
- Escolha o local de transmissão e vá em "Avançar" novamente.
- Selecione a alternativa "Transmitir agora" e desmarque a opção para transmissão com Certificado Digital. Logo em seguida clique em "Avançar";
- Vá em "Concluir" e marque a opção "Emissão do recibo";
- Em seguida, imprima o recibo de entrega, que é o comprovante de que a Declaração foi entregue. Ele será importante se houver a necessidade de retificá-la;
- Com o Informe de Rendimentos impresso, esse documento deverá ser entregue ao funcionário para que ele possa realizar a sua declaração de IR de pessoa física;
- Agora é só imprimir a declaração completa e arquivá-la junto aos documentos do seu empregado.
Vale ressaltar que aqueles que não entregarem a DIRF em tempo hábil estão sujeitos a penalidades. As multas variam entre 2% e 20% sobre o Imposto Retido, inclusive valores que podem atingir até R$ 500.
Hoje em dia, a Receita Federal possibilita que o declarante utilize os dados cadastrais do ano passado e complete somente com os lucros ou custos do ano atual. Assim, é possível otimizar o acesso e simplificar o preenchimento das informações.
Para garantir mais assertividade nesse processo, confira quais são os documentos necessários para a declaração do IR! Confira.
Quais são os principais pontos de atenção da DIRF?
Compreender o que é DIRF não se limita somente ao que fazer para enviá-la. Na verdade, a obrigação do contribuinte não chega ao fim depois da remessa desse arquivo.
Após realizar todos os procedimentos citados, é crucial entregar a relação de rendimentos aos funcionários que conseguiram renda igual ou maior à exigida pelo Fisco, assim como a relação dos valores quitados, de forma individual, a respeito da contribuição à Previdência Social e também aos planos de saúde.
Devido aos colaboradores terem de utilizar esse documento para preencher as suas declarações do IR, é essencial que eles verifiquem exatamente tudo o que foi comunicado na DIRF, com o intuito de não darem margem a divergências.
Caso não haja vínculo empregatício, a organização precisa comunicar todas as transações incluídas na DIRF, maiores que 6 mil reais, por mais que não tenha havido retenção de imposto.
Se a empresa tiver informações sobre o valor anual de reembolso das despesas médicas pagas pelo plano de saúde privado oferecido aos funcionários (em formato empresarial), é possível declarar tais números nos campos correspondentes às despesas efetivadas no ano-calendário.
Seja por fazer a declaração com erros ou apresentá-la fora do prazo, a forma mais eficaz de evitar ou resolver problemas como esses é ter profissionais que contem com qualificação para solucionar as demandas a tempo.
É preciso que eles se atualizem com frequência, visto que, como já foi dito, as regras da DIRF sofrem alterações da Receita Federal. Os funcionários têm à disposição ferramentas que ajudam no processo e asseguram confiabilidade nos dados apresentados.
Como fazer a retificação da DIRF?
Fazer a retificação da sua DIRF é muito simples, basta acessar o Programa Gerador de Receitas, acessar a ficha do contribuinte e selecionar a opção "Declaração Retificadora". Vale ressaltar que também é necessário comunicar o número do recibo da declaração original.
Se esta última informação não for encontrada e a opção DARF para entregar estiver gravada, vá em "Declaração" e depois selecione "Imprimir" e "Recibo de Entrega". Porém, caso não esteja gravada, é só gravar novamente com as mesmas informações para que o número seja recuperado
O que ocorre depois da emissão e envio da DIRF?
Além de todo esse conteúdo sobre o que é DIRF e a sua finalidade, é importante compreender o que acontece após a sua empresa gerar e fazer o envio desse documento, assim como o que o torna tão essencial.
Como falado anteriormente, o intuito desta declaração é evitar que impostos sejam sonegados por parte de pessoas físicas e jurídicas. Dessa forma, esse documento é utilizado para que o governo faça uma fiscalização para saber se as empresas estão cumprindo da maneira correta todas as regras de recolhimento do Imposto de Renda.
A organização precisa disponibilizar aos seus colaboradores todos os documentos que possam comprovar as deduções e retenções do IR e a natureza, além da quantia recebida.
Quando a DIRF será extinta?
A partir de janeiro de 2024 a DIRF será extinta, sendo substituída pela Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf). De modo geral, isso fará com que os dados sejam integrados com o eSocial e a DCTFWeb.
Apesar disso, os contribuintes do ano-calendário de 2023 ainda deverão apresentar a DIRF até o último dia útil de fevereiro de 2024. Isto é, a declaração apresentada em 2025 será a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e a EFD-Reinf ao invés da DIRF.
Por fim, a DIRF é uma obrigação comum aos que, todos os anos, têm de apresentá-la, ou seja, ela se torna parte da cultura da empresa. O fato é que a Receita Federal tem um rigor maior quanto à demonstração dos rendimentos. Por essa razão, quem precisa declarar deve ter esse mesmo compromisso, prestando atenção em como declarar o IR e a DIRF, evitando multas.
Apesar das mudanças, é essencial ficar atento ao assunto. Por isso, aqui na Serasa Experian você encontra muitos outros materiais relacionados ao cotidiano administrativo de uma pequena e média empresa. Continue nos acompanhando!
