Declaração MEI: Entenda a obrigatoriedade, relação com o IR e como calcular os rendimentos tributáveis

Muitos Microempreendedores Individuais (MEIs) têm dúvidas sobre suas obrigações fiscais, seja sobre imposto de renda, seja sobre outras questões que podem incidir em suas atividades. Outras, contudo, acreditam que, como a tributação dessa modalidade é extremamente simplificada e reduzida, não seria preciso enviar documentos para a receita. Mas, a declaração MEI, mais conhecida como Declaração Anual do Simples Nacional do MEI (DASN-SIMEI), é uma obrigação de todo microempreendedor individual.

Não enviá-la pode causar problemas para as atividades do seu negócio. Além dela, pode ser preciso realizar também a declaração de imposto de renda de pessoa física, o IRPF.

Neste artigo, vamos explicar melhor todos os passos para realização da declaração MEI e também como o microempreendedor pode proceder com o imposto de renda para pessoas físicas. Confira!

O que é a DASN-SIMEI?

A declaração anual simplificada, também chamada de declaração MEI, é um documento obrigatório que serve para conferência de dados importantes junto ao fisco, e é obrigatória para todos os microempreendedores individuais. Ela tem baixa complexidade e pode ser feita rapidamente pelo site da Receita Federal. O processo é bastante intuitivo, sem que seja preciso contar com profissionais especializados para isso.

Na declaração, é preciso apenas indicar o valor total da receita bruta no ano anterior e informar se o MEI contratou algum empregado. Atrasos no pagamento da DASN-SIMEI podem gerar multas e, em alguns casos, o cancelamento do CNPJ. Então, atente para isso.

Para agilizar ainda mais o processo de declaração anual de faturamento, é recomendável que o MEI conte com um registro mensal de receitas e notas emitidas. Dessa forma, basta somar os números de todos os meses para obter a receita anual.

Se na declaração a receita bruta anual superar o valor de R$ 81 mil, é hora de deixar de ser MEI. O empreendedor tem a obrigação de se desenquadrar e de se tornar uma microempresa, no Simples Nacional. Quando isso acontecer, é necessário comparecer à junta comercial do estado e atualizar o cadastro do CNPJ.

O desenquadramento por excesso de faturamento também pode gerar cobranças de impostos adicionais, que devem ser verificados e pagos para evitar problemas futuros com a Receita Federal. Por isso, conte com ajuda profissional nesse momento.

Como fazer a DASN-SIMEI?

A DASN-SIMEI é uma declaração extremamente simples e mesmo quem não tem o suporte de um contador consegue realizá-la com tranquilidade. Basta ter o registro de toda a receita anual e conferir com atenção os números antes de enviar a declaração.

Mesmo que você dê baixa no MEI, será preciso entregar o documento durante o período em que a empresa esteve ativa no ano anterior. Por isso, caso você decida por fechar seu MEI, não deixe de anotar em sua agenda a necessidade de enviar o documento, ok?

Mas, e se você não faturou absolutamente nada? Também deve fazer a declaração, comunicando que não houve entrada de receita naquele período. Ou seja, resumindo, para que você não tenha dúvidas:

• toda pessoa que esteve inscrita com um CNPJ ativo no ano referente e enquadrado como MEI deverá enviar a Declaração Anual do Simples Nacional como microempreendedor individual;
• nunca se pode deixar de enviar, mesmo que não tenha tido rendimentos. Nesse caso, é preciso enviar o documento com o valor zerado;
• mesmo que tenha dado baixa, se no dia 01 de janeiro do ano referente o seu MEI estava ativo, é preciso enviar a declaração.

Como preencher e enviar a declaração?

Para ajudar você no processo de preenchimento para enviar a declaração da DASN-SIMEI, vamos fazer um passo a passo bem didático para tirar suas dúvidas sobre o assunto. Vamos lá?

Levante todos os dados

Um primeiro passo é realizar o preparo dos dados, ou seja, levantar quanto o seu negócio teve de rentabilidade no período que deverá ser declarado. Se você não tem o auxílio de um contador, esse processo pode ser facilitado com o preenchimento de uma planilha, mês a mês, com o faturamento mensal.

Assim, você pode, por soma simples, saber ao final do período qual valor foi recebido ao longo do ano — e basta apenas preenchê-lo no site posteriormente. Lembre-se de que o faturamento MEI é feito sobre o valor bruto. Então, mesmo que você esteja no prejuízo, tudo que entrou como receita conta como faturamento.

Por isso, todo valor que entrar pelos seus serviços como CNPJ devem ser registrados e contabilizados como faturamento bruto. Isso facilitará seu processo no final. Contudo, antes de ir ao site para realizar o envio da declaração, revise as informações.

Lembre-se de que a inconsistência nos dados pode levar à necessidade de pagamento de multa no futuro. Por isso, não tenha pressa: você tem quase seis meses para poder realizar o preenchimento de forma adequada e não deixar de verificar as informações.

Agora, se você não tem esses dados em mãos, ou não preencheu a planilha e precisa realizar a declaração, não se desespere. Isso pode ser feito levantando as notas fiscais emitidas no período em seu sistema de emissão e fazer a soma.

Mas, claro, isso pode dar um trabalho maior, não é mesmo? Então, crie o hábito de fazer a anotação dos valores de referência mês a mês, pois isso vai poupar tempo tanto para o envio do DASN-SIMEI quanto para realizar o envio do imposto de renda de pessoa física.

Faça o registro no site

Agora que todas as informações estão em mãos, é o momento de fazer o registro no site para enviar a declaração referente ao ano anterior.

Você deve entrar no site da Receita Federal destinado ao envio do DASN-SIMEI, fazendo o acesso por meio do seu número de CNPJ. A partir disso, selecione o ano referente para o envio das informações, mantenha a opção do tipo de declaração “original” e clique em continuar.

Selecione os dados referentes, separados entre a receita de comércio e indústria e prestação de serviços. Isso será importante para depois ser realizada a verificação com as informações do seu imposto de renda de pessoa física (vamos falar mais sobre isso adiante).

Também selecione “sim” ou “não” na opção se “possuiu empregado durante o período abrangido pela declaração”. A partir disso, é só clicar em continuar e a declaração é enviada.

Salve o comprovante

Sim, é esse o processo, bem simples. A partir da finalização, será emitido um comprovante de envio do DASN-SIMEI. Guarde-o junto às suas documentações referentes ao seu MEI. Caso ocorra algum tipo de problema, você terá o documento em mãos para comprovar que está tudo certo.

Qual é o prazo para a declaração anual do MEI?

A declaração anual do MEI precisa ser entregue sempre até o dia 31 de maio do ano corrente, referente ao ano anterior. Ou seja, no ano de 2023, você deve entregar a declaração relacionada ao faturamento da sua empresa durante o período entre 01 de janeiro de 2022 a 31 de dezembro de 2022.

Em alguns casos, o período pode ser prorrogado. Mas não deixe para a última hora! Assim que estiver liberado, faça o envio da Declaração Anual do Simples Nacional (SIMEI) e livre-se rapidamente dessa obrigação, permitindo que você possa focar completamente no crescimento do seu negócio.

Como fazer a declaração atrasada?

Aconteceu algum tipo de problema ou se esqueceu de fazer a declaração dentro dos prazos estipulados? Ou, ainda, percebeu que em anos anteriores você não entregou o DASN-SIMEI no momento adequado? Então, é hora de regularizar quanto antes.

Para isso, você pode seguir os mesmos passos que listamos acima. Só fique de olho para identificar o ano correto do envio dos dados. Por exemplo, se você se esqueceu de mandar a declaração de 2020, selecione este ano na lista e siga as instruções mencionadas aqui neste post.

Regularizar suas pendências como MEI é fundamental para evitar prejudicar seu score PJ e ter limitações em linhas de crédito para melhorar sua empresa quando for possível. Afinal você não quer perder oportunidades, não é mesmo?

Tente sempre evitar fazer a declaração atrasada. Isso porque, quando você faz o envio após o período estipulado, seu negócio fica sujeito à multa, que terá valor mínimo de R$ 50 (podendo ser reduzida em 50% caso você pague em até 30 dias de atraso). Assim que você realizar o envio, será emitido um DARF com o valor da multa.

Além disso, a partir do atraso, você já não consegue gerar mais o boleto DAS para pagamento das suas obrigações tributárias. Isso pode prejudicar o seu CNPJ, o seu score de Pessoa Jurídica e, até mesmo, impedir que você possa emitir nota fiscal.

Como corrigir a declaração?

Outra possibilidade de problema que pode acontecer é ter enviado algum dado errado que, portanto, precisa ser corrigido. Se você enviou ainda dentro do prazo (ou seja, entre o dia 01 de janeiro e 31 de maio — exceto nos casos de extensão de prazo para envio), pode entrar no sistema da Receita Federal e realizar a atualização, sem maiores problemas.

Agora, se já passou o prazo, você pode fazer a declaração retificadora para correção. Isso não gera impasses nem mesmo pagamento de multa. Por isso, se por algum motivo você não tiver os dados mais precisos, faça o envio e retifique posteriormente.

E se o valor passar do limite de faturamento do MEI?

Um ponto importante que, caso você não saiba, deve estar ciente, é que para ser caracterizado como MEI é preciso que o faturamento esteja abaixo do limite definido pela legislação vigente. Em 2022, esse valor é de R$ 81 mil.

Atualmente, tramita um projeto para que esse valor passe para R$ 130 mil. Mas, mais uma vez, é sempre importante que o microempreendedor esteja se atualizando sobre essas questões no dia a dia.

Contudo, vamos considerar os valores vigentes no momento. Se, ao separar os dados para fazer a Declaração Anual do MEI, você perceber que os valores alcançaram mais do que os R$ 81 mil, será preciso acionar um contador.

Isso porque, diante dessa situação, você deverá fazer a migração para o sistema Simples Nacional. Afinal, você terá extrapolado o teto para se enquadrar nesse modelo tributário. É importante fazer isso quanto antes para não incorrer em multas e sanções por estar em um sistema inadequado para tributação.

E quanto ao imposto de renda de pessoa física?

Todos os meses o MEI deve fazer sua contribuição mensal, que inclui todos os impostos devidos relacionados à Pessoa Jurídica. O chamado DAS, ou Documento de Arrecadação do Simples Nacional, tem um valor relativamente baixo e seu pagamento facilita as obrigações contábeis.

Além disso, o DAS garante os benefícios previdenciários para o responsável pelo MEI. Por exemplo, a maior parte da composição da taxa é, justamente, destinada ao pagamento do INSS.

Assim, caso você tenha algum problema de saúde, poderá acionar o auxílio-doença e se afastar das suas atividades de forma remunerada, dentro dos valores estipulados pela Previdência Social para o momento. Ou seja, é uma proteção para você.

Esse valor da guia está ligado ao valor do salário mínimo nacional. Ele é composto da seguinte forma:

• 5% do salário mínimo nacional vigente;
• R$ 1,00, caso seu negócio esteja vinculado ao comércio e a indústria;
• R$ 5,00, caso seu negócio esteja relacionado com prestação de serviços.

O MEI não precisa pagar nenhum outro imposto além do DAS como Pessoa Jurídica. Esse sistema simplificado é importante justamente porque o diferencia do Simples Nacional padrão, do Lucro Presumido e do Lucro Real, que precisa pagar outras alíquotas.

Essa é uma forma, inclusive, de impulsionar a formalização por parte dos profissionais autônomos que estão hoje na informalidade, para que possam ter maior segurança e uma facilidade no pagamento de alíquotas.

Mas, isso não significa que a Pessoa Física esteja isenta do imposto de renda, ou seja, o empreendedor em si. E esse é um ponto de muitas dúvidas que vale a pena ser esclarecido. É importante acompanhar anualmente quais são os valores vigentes para faixa de isenção do imposto de renda de pessoa física.

Por exemplo, em 2022, toda pessoa que recebeu valores tributáveis inferiores a R$ 28.559,70 e valores isentos abaixo de R$ 40.0000 não precisava fazer a declaração. Mas, eles podem mudar ano a ano. A Receita Federal sempre indica quais são os valores vigentes para aquele ano.

Isso significa que o MEI que fatura mais do que o valor tributável para aquele ano precisa fazer a declaração. Porém, é preciso atentar para uma questão relevante: não é todo rendimento do MEI que é tributável, pois ele tem uma faixa de isenção. Vamos entender melhor sobre isso a seguir.

Como calcular os rendimentos tributáveis do MEI?

Para descobrir quanto da receita bruta do MEI é tributável é preciso realizar um cálculo relativamente simples, que pode variar de acordo com a sua situação. Antes de tudo, é preciso descontar da receita as despesas comprovadas do ano, que são gastos como aluguel e conta de luz.

Apenas as despesas do negócio devem ser consideradas nessa conta, portanto, se o MEI trabalha em casa e não tem endereço comercial, a sua conta de luz pessoal não entra como despesa nessa conta.

Logo, subtraindo as despesas da receita total, é possível obter os rendimentos, ou lucro bruto do negócio. Se o MEI tem escrituração contábil e se vale dos serviços de um contador ou escritório de contabilidade, a conta é bem direta: todo rendimento pode ser considerado como lucro isento de tributos.

Entretanto, essa não é a situação da maior parte dos MEIs: como não é obrigatório ter contador, são raros os casos de microempreendedores que contratam esse tipo de serviço. Nesse caso, como não há escrituração contábil, o MEI deve apurar a parcela isenta pela regra do lucro presumido.

O lucro presumido, como o nome indica, considera uma estimativa de lucro que não será tributada, a parcela isenta. A porcentagem desse rendimento não-tributável varia de acordo com o tipo de atividade exercida pelo MEI:

• 8% para comércio, indústria e transporte de cargas;
• 16% para o transporte de passageiros;
• 32% para serviços de toda natureza.

Esse percentual é aplicado ao lucro total do negócio, ou seja, o valor da receita subtraído das despesas comprováveis. O restante é considerado rendimento tributável e deve ser declarado pela pessoa física como tal.

Por exemplo: se um prestador de serviços optante pelo MEI fatura R$ 70 mil em um ano e tem despesas comprováveis de R$ 20 mil, seu lucro total é de R$ 50 mil. Desse valor, 32% é considerado rendimento não-tributável, o que soma R$ 16 mil. Os outros R$ 34 mil são considerados rendimentos tributáveis.

Ambos os valores devem ser declarados no IRPF, em campos separados: os R$ 16 mil na ficha de rendimentos isentos e não tributáveis e os 34 mil na ficha de rendimentos tributáveis recebidos de pessoa jurídica.

Se o empreendedor tem outras fontes de renda, como um emprego de carteira assinada ou o aluguel de um imóvel, elas devem entrar normalmente na declaração do IRPF. E, mesmo quem é isento do IRPF pode optar por declarar, mas não é obrigado.

O prazo para a entrega do Imposto de Renda de Pessoa Física varia de acordo com o ano, como dissemos. Então, fique de olho no calendário, pois as datas são diferentes daquelas para o envio da declaração anual do MEI.

Qual é a importância de contar com auxílio profissional?

Caso essas questões tenham ficado complicadas, ou se você quer poder focar essencialmente no seu negócio e não se preocupar com livro-caixa, cálculos para IRPF e envio da declaração de faturamento do MEI, uma opção interessante é ter um contador que auxilie nessas questões.

Ele será responsável pela emissão das notas, automatização de processos, envio dos documentos, otimização fiscal, entre uma série de questões importantes que podem, inclusive, ajudar o seu negócio a crescer — e até mesmo ultrapassar o limite de MEI e ganhar destaque no mercado.

Com isso, você pode focar no seu negócio e deixar essas obrigações para quem realmente entende do assunto. Além disso, caso você vá contar com algum investimento (como financiamento dedicado para o MEI), o contador consegue levantar rapidamente toda a documentação comprobatória para ter maiores chances de uma linha de crédito com condições mais atrativas — por exemplo, fazer um cálculo mais preciso do seu capital social e mostrar mais solidez do seu negócio.

Contudo, o MEI não é obrigado a ter um contador. Caso ele queira, pode realizar todos os processos sozinho. Mas é importante que você fique a par de todas as regras e se atualize constantemente sobre o assunto. Como falamos, algumas informações podem mudar ano a ano e, portanto, podem facilitar processos ou exigir mais da sua atenção. Com isso, você consegue manter sua empresa funcionando adequadamente, sem maiores problemas, e permitir o sucesso do negócio.

O MEI é uma forma importante de viabilizar a formalização para muitas pessoas que, anteriormente, trabalhavam na informalidade e estavam em uma situação de maior vulnerabilidade. Um profissional que esteja registrado como MEI consegue, por exemplo, contribuir com o INSS por meio do pagamento do DAS, sendo possível contar com os benefícios previdenciários quando necessário, além de outras vantagens.

Há empresas prestadoras de planos de saúde e seguradoras, por exemplo, que oferecem vantagens para pessoas que atuam como MEI. Além disso, muitos bancos e instituições financeiras oferecem financiamentos com condições facilitadas para quem está enquadrado como microempreendedor individual.

Com isso, você consegue alavancar sua carreira e trazer maior segurança financeira para você e para sua família, além de ter maiores chances de crescimento. E isso tudo com a possibilidade de utilizar um sistema simples, facilitado de tributação, onde pode resolver suas questões facilmente, com o conhecimento adequado.

Por isso, acreditamos que ter preparado este conteúdo sobre como preencher a Declaração MEI pode ter ajudado você nesse sentido. Com isso, seu negócio consegue garantir a vitalidade necessária, evitando sanções e multas.

Gostou do que leu até aqui? Pensando em você, que está começando a empreender e se formalizar agora, preparamos um Guia MEI com todas as informações que você não pode deixar de acompanhar. Baixe aqui e tire todas as suas dúvidas!