Para manter a saúde financeira de uma empresa, é importante conhecer as despesas com sua folha de pagamentos e planejar os custos. Entre eles, destacamos o décimo terceiro salário pelo seu fluxo diferenciado ao longo do ano.
A gratificação natalina é um dos direitos mais antigos da legislação e costuma ser paga no final do ano. O empresário deve se preparar financeiramente para essa despesa, porque será preciso ter caixa para cumprir as obrigações, sem deixar as demais contas do negócio de lado.
Por isso, para te ajudar a entender como funciona o décimo terceiro salário e quem tem direito a receber ele, preparamos esse guia. Tire suas dúvidas e saiba quais são os deveres da sua empresa, evitando atrasos e mantendo os colaboradores satisfeitos!
O que é o décimo terceiro salário?
O 13º salário é uma gratificação obrigatória que os empregadores pagam aos empregados no mês de dezembro. O valor corresponde a uma remuneração que deve ser quitada até o vigésimo dia do último mês do ano.
Em regra, a quantia corresponderá à remuneração de dezembro. Por exemplo, a pessoa que receberia R$ 2.000 de rendimentos nesse mês receberá igualmente esse valor como décimo terceiro salário.
A criação do décimo terceiro salário ocorreu por meio da lei nº4.094/1962, sendo detalhada pelo Decreto n° 10.854/2021. Há diversos cuidados previstos na legislação, que podem alterar o calendário e os valores devidos, como a gratificação natalina.
Antecipação do décimo terceiro salário
Muitas empresas, por exemplo, antecipam o décimo terceiro salário, prática permitida na legislação. Resumidamente, metade da gratificação natalina pode ser paga entre fevereiro e novembro do ano.
Por vezes, esse recurso gera dúvidas nos trabalhadores. Como se tornou hábito em diversas organizações, os colaboradores esperam receber uma parcela no dia 30 de novembro e outra em 20 de dezembro. Assim, se a empresa opta pelo pagamento único em dezembro, os profissionais acreditam que ela está inadimplente.
Logo, tome cuidado ao negociar essa questão com os funcionários. Não deixe de comunicá-los com clareza já na contratação qual será o modelo escolhido.
Recuperação de dívidas
As datas limites para o décimo terceiro, portanto, são as seguintes:
- opção por duas parcelas: sendo a primeira parcela entre 01 de fevereiro até 30 de novembro, e a segunda parcela até 20 de dezembro;
- pagamento único: até 20 de dezembro.
Ao conhecer as datas, além de montar o seu calendário de pagamento, você pode criar estratégias para usar o décimo terceiro para recuperar dívidas. É um bom momento para buscar acordos com clientes inadimplentes, pois muitas pessoas terão uma renda extra.
Como ele é calculado?
Para ter capacidade de pagamento no vencimento, a empresa deve projetar os valores do décimo terceiro. Veja a seguir como calcular corretamente essa quantia.
Décimo terceiro integral
A primeira parcela corresponde a 50% da remuneração do mês anterior. Por exemplo, se for realizado o pagamento em 30 de novembro, valerá a remuneração de outubro.
Para a segunda parcela, utilizamos o salário de dezembro e descontamos os valores da primeira parcela.
Se o pagamento for único, o cálculo considera o salário integral do mês de dezembro.
Décimo terceiro proporcional
Pode ocorrer de o colaborador não ter doze meses completos de trabalho. Nesse caso, precisamos calcular o décimo terceiro proporcional. Para isso, faça o cálculo seguindo o passo a passo abaixo:
- apure a remuneração que seria devida em dezembro (R$ 2.000,00, por exemplo);
- divida o valor por doze (R$2.000,00/12 = R$ 166,66);
- multiplique o resultado pelos meses trabalhados (R$166,66 x 5 meses = R$ 833,33).
Os meses trabalhados de 15 dias ou mais contam como mês integral. Se além dos 5 meses completos do exemplo, o colaborador tivesse trabalhado mais 15 dias, contaríamos 6 meses (R$ 166,66 x 6 = R$ 999,96).
A situação mais comum de décimo terceiro proporcional é a rescisão de contrato de trabalho. Ao ser demitido ou pedir demissão, os meses trabalhados contam para efeitos do cálculo da gratificação natalina.
Quais valores integram o décimo terceiro?
O cálculo do décimo terceiro salário inclui as diferentes formas de remuneração do colaborador, e não apenas o salário principal. Por isso, a maioria dos adicionais e bonificações são apurados para efeitos da gratificação natalina:
- adicional noturno;
- adicional de insalubridade;
- adicional de periculosidade;
- adicional de transferência;
- horas extras habituais;
- gorjetas;
- comissões.
Sempre que o valor oscilar de um mês para o outro, é preciso fazer a média. Por exemplo, ao pagar as comissões, podemos calcular os meses de janeiro a dezembro e dividir por doze para descobrir a média.
Remuneração variável
No caso específico das remunerações variáveis, a média é realizada inicialmente de janeiro a novembro. Posteriormente, em janeiro do ano seguinte, o valor é recalculado, considerando os 12 meses do ano. Se houver diferenças, elas são compensadas. Veja um exemplo:
- janeiro = R$ 200,00;
- fevereiro = R$ 200,00;
- março = R$ 200,00;
- abril = R$ 200,00;
- maio = R$ 300,00;
- junho = R$ 300,00;
- julho = R$ 300,00;
- agosto = R$ 200,00;
- setembro = R$ 150,00;
- outubro = R$ 400,00;
- novembro = R$ 400,00.
- média de comissões = R$ 2.850/11 ou R$ 259,09.
Perceba que em 20 de dezembro não sabemos quanto será a comissão de dezembro, porque faltam 10 dias para terminar o mês. Por isso, em janeiro recalculamos, com o valor de dezembro, por exemplo:
- janeiro a novembro = R$ 2.850,00;
- dezembro = R$ 350,00;
- média de comissões = R$ 3.200/12 ou R$ 266,66.
Nesse exemplo, teríamos de pagar a diferença (R$ 266,66 - R$ 259,09) em janeiro, no valor de R$ 7,57. A remuneração variável é sempre acrescida à fixa, se houver.
Horas extras
As horas extras, por sua vez, somente são incluídas se forem habituais. Se, em quase todos os meses, o colaborador fizer o serviço extra, esse valor será calculado para o décimo terceiro salário. Aqui, também vale a regra de encontrar a média.
Verbas indenizatórias
Fique atento às verbas indenizatórias porque esses pagamentos não entram no cálculo do décimo terceiro salário. Nelas, a empresa repõe uma despesa que o colaborador teria para realizar o serviço, como estadia, combustível e vale transporte.
Vale-alimentação e décimo terceiro
Uma situação específica acontece com o vale-alimentação. Se o colaborador recebe o benefício sem qualquer contrapartida, a quantia é considerada uma remuneração. Porém, se a empresa desconta até 20% do salário, ele passa a ser considerado indenizatório.
Por isso, algumas empresas realizam o desconto, mesmo que de um valor simbólico, para caracterizar o valor como indenizatório. Com isso, o vale alimentação fica excluído do décimo terceiro salário.
É uma questão de política da empresa para com seus funcionários. Considerando diversos fatores, como faturamento, satisfação do colaborador e tipo de atividade, cada organização define qual é o melhor caminho dentro da sua estratégia.
Quais são os descontos sobre o décimo terceiro salário?
Os valores do décimo terceiro salário sofrem os mesmos encargos do vencimento mensal do colaborador, pois são considerados rendimentos:
- contribuição do INSS;
- FGTS;
- Imposto de Renda de Pessoa Física.
As hipóteses de desconto também alcançam os meses em que o trabalhador tiver uma frequência inferior a 15 dias. Por isso, é importante manter os registros de ponto, ainda que a empresa não seja obrigada.
Um exemplo comum é o colaborador começar a trabalhar na segunda quinzena do mês, não completando o período mínimo. Outra situação, menos comum, é o profissional não alcançar os 15 dias por faltas sem justificativa.
As férias coletivas e individuais contam normalmente como tempo de serviço. Igualmente, os afastamentos com justificativa médica e os permitidos na legislação, como a ausência por falecimento do cônjuge, pais, filhos ou irmãos.
Compensação na rescisão
Nos descontos realizados na rescisão, existe uma hipótese de desconto referente à primeira parcela do décimo terceiro. Ela ocorre quando o colaborador recebe a primeira parcela, mas não chega a completar 6 meses de serviço.
Imagine, por exemplo, que o profissional recebeu o adiantamento em fevereiro, correspondente a 50% do salário. Porém, a demissão aconteceu no final de abril. De janeiro até abril, temos apenas quatro meses, o que daria direito a 33% de décimo terceiro proporcional.
Nesse caso, a diferença pode ser descontada das demais verbas a serem recebidas no momento da rescisão.
Quem tem direito a receber o décimo terceiro?
O décimo terceiro salário é devido a todas as pessoas submetidas a contrato de emprego. Assim, estão incluídos os trabalhadores registrados pelo regime da CLT, independentemente de serem por tempo integral ou parcial.
Também é necessário efetuar o pagamento para os trabalhadores temporários. Se a empresa contrata vendedores para suprir a demanda do final de ano, por exemplo, deve ser feito o pagamento do décimo terceiro proporcional aos meses de serviço.
Exclusão do PJ
Por outro lado, os chamados funcionários PJ não estão incluídos nessa categoria. Além deles, vale ressaltar o caso dos estagiários, que contam com legislação própria e também não recebem a gratificação natalina.
O responsável pelo pagamento é o empregador, que pode ser pessoa física ou pessoa jurídica. Aliás, até mesmo o MEI pode ter essa obrigação, pois a legislação autoriza o registro de contratação de funcionário no CNPJ dessa categoria. E o capital social do MEI pode ser utilizado para arcar com essas despesas.
Auxílio-doença
Os profissionais afastados por auxílio-doença são remunerados pelo INSS. Esse afastamento acontece quando o profissional supera 15 dias sem trabalhar, devido a impossibilidade causada por doença ou acidente.
Vale ressaltar que os aposentados, pensionistas e servidores públicos seguem regras próprias, tendo direito ao décimo terceiro. Porém, não nos aprofundamos nelas, pois não são pagamentos de responsabilidade das empresas.
Quando o colaborador perde o direito ao décimo terceiro salário?
O direito ao décimo terceiro salário somente será perdido na demissão por justa causa. A justa causa acontece quando a demissão se baseia em graves violações da legislação ou do contrato de trabalho, dentro das situações previstas na CLT.
Furtos, beber em serviço, agressões físicas a colegas, violação de segredo empresarial e prestação de serviço não autorizada para concorrente são alguns exemplos de motivos para aplicar a justa causa.
Outra possibilidade é a repetição de faltas menos graves. Nesse caso, o profissional recebe uma advertência, depois uma suspensão e, ainda assim, continua a faltar com suas obrigações. Com isso, a empresa pode efetivar a demissão por justa causa.
É importante que, antes de romper o contrato de trabalho por justa causa, a empresa consulte uma especialista em Direito do Trabalho para verificar a viabilidade. Se houver risco de reversão na justiça, pode sair mais caro que demitir o profissional com o pagamento de todos os direitos.
O que acontece se a empresa não pagar o décimo terceiro?
O descumprimento da legislação trabalhista é um dos principais riscos de negócios. A partir dele, podem surgir diversas despesas, indo muito além dos valores devidos inicialmente para o colaborador.
No caso do não pagamento do décimo terceiro, a primeira consequência é arcar com juros e correção do valor. Além disso, o Ministério do Trabalho pode aplicar multa de até R$ 170,25 por funcionário devido aos atrasos.
Essas punições são mais comuns quando os atrasos são recorrentes, mas é melhor se planejar corretamente para não correr nenhum risco.
Os atrasos recorrentes também permitem a rescisão indireta do colaborador na justiça do trabalho. Essa rescisão acontece com o pagamento de todas as verbas, funcionando como se o profissional tivesse sido dispensado.
Por fim, o descumprimento é muito ruim para a reputação da empresa. Será mais difícil contratar e manter profissionais qualificados se houver problemas de atrasos salariais, sem contar a repercussão negativa com os clientes.
Como a empresa pode pagar?
A legislação tem diversos detalhes que precisam ser observados para que os pagamentos estejam corretos. Igualmente, no final do ano, a empresa deve ter capital de giro para quitar a folha salarial e décimo terceiro salário. Confira algumas dicas para fazer o planejamento jurídico e financeiro dessa despesa.
Defina o pagamento para o final do ano
O mais indicado é escolher entre as duas parcelas ou pagamento único com os depósitos nas respectivas datas-limites (30/11 e 20/12). Isso evita complicações, como o colaborador receber a primeira parcela, sem ter trabalhado o período correspondente.
Comunique a forma de pagamento aos colaboradores
Lembre-se também de comunicar a escolha realizada para os profissionais. Com isso, os colaboradores podem se planejar para utilizar o dinheiro e saberão corretamente qual será a data limite para a empresa quitar a obrigação.
Organize o fluxo de caixa
Outra boa prática é montar a planilha de fluxo de caixa para se planejar para o final do ano. Ao se antecipar, a empresa pode dimensionar a despesa, verificar se haverá a quantia disponível e buscar alternativas de crédito, se for o caso.
Faça o controle das verbas salariais
É importante, mês a mês, atualizar as planilhas ou softwares utilizados para fazer o cálculo da folha de pagamento, mantendo a documentação organizada. Diversos cálculos são realizados pela média de comissões e adicionais, e a empresa pode ficar sobrecarregada se deixar para última hora.
O pagamento do décimo terceiro salário é uma das obrigações mais importantes das empresas, mas não segue regras muito diferentes dos vencimentos mensais. Fique atento, principalmente, aos cálculos proporcionais e descontos, bem como ao planejamento para ter os recursos disponíveis na hora de pagar.
Se quiser entender mais a fundo sobre como fazer o planejamento, leia nosso artigo Fluxo de caixa: o guia mais que completo para uma gestão sem mistérios, e organize as suas contas com mais eficiência!
