Sabemos que a regularidade fiscal é um pilar fundamental para a saúde e a longevidade de qualquer negócio, e um dos principais indicadores dessa regularidade é a situação cadastral do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). Quando uma empresa apresenta pendências ou irregularidades fiscais, seu CNPJ pode ser classificado como inapto, uma situação que acarreta diversas consequências negativas para a organização.

A classificação de um CNPJ como inapto significa que foram descumpridas obrigações legais, como a não entrega de declarações, o não pagamento de tributos ou a existência de problemas cadastrais. Com isso, a empresa fica impedida de realizar atividades que vão desde a emissão de notas fiscais até a obtenção de crédito, impactando diretamente sua capacidade de operação e crescimento.

Então, compreender as causas, as consequências e, principalmente, como regularizar um CNPJ inapto é essencial para evitar prejuízos e manter a empresa em conformidade com a legislação. Por isso, abordaremos no conteúdo de hoje o que significa ter um CNPJ inapto, além de apresentar algumas dicas sobre como identificar as pendências, regularizar a situação e evitar as sanções legais decorrentes dessa irregularidade. Fique conosco e aproveite!

CNPJ inapto: o que significa?

O termo CNPJ inapto é usado para identificar as empresas que apresentaram omissões quanto às irregularidades fiscais ou cadastrais perante a Receita Federal. Normalmente, a situação de inapto ocorre quando há descumprimento de obrigações acessórias, como a não entrega de declarações obrigatórias ou o não pagamento de tributos.

O status de inaptidão é, na prática, um sinal de alerta de que algo está errado na gestão empresarial. Quanto à legislação, o art. 38 da Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022 indica os casos de inaptidão do CNPJ:

Art. 38. Pode ser declarada inapta a inscrição no CNPJ da entidade que:

I - for omissa quanto ao cumprimento de obrigações acessórias, assim considerada aquela que, estando obrigada, deixar de apresentar declarações ou demonstrativos, pelo prazo de, no mínimo, 90 (noventa) dias, contado da data estabelecida pela legislação para sua apresentação;

II - pratique irregularidade em operações de comércio exterior, assim considerada aquela que não comprovar a origem, a disponibilidade e a efetiva transferência, se for o caso, dos recursos empregados em operações de comércio exterior;

III - for inexistente de fato, assim considerada:

a) a entidade que não dispuser de patrimônio ou de capacidade operacional necessários à realização de seu objeto, inclusive a que não comprovar o capital social integralizado;

b) a entidade que não for localizada no endereço informado no CNPJ, mediante comprovação constante de Termo de Diligência;

c) no caso de intimação improfícua da entidade, aquela cujo representante legal, quando intimado:

1. não for localizado;

2. alegar falsidade ou simulação relativa à sua participação na referida entidade ou estabelecimento filial, ou não comprovar legitimidade para sua representação; ou

3. não indicar seu novo domicílio tributário;

d) tiver domicílio no exterior e não tiver indicado, nos termos do § 1º do art. 6º, procurador ou representante legalmente constituído e domiciliado no País ou, caso tenha indicado, este não tiver sido localizado; ou

e) encontrar-se com as atividades paralisadas, salvo quando a paralisação for comunicada;

IV - realizar operações de terceiros, com intuito de acobertar seus reais beneficiários;

V - tiver participado, segundo evidências, de organização constituída com o propósito de suprimir ou reduzir o recolhimento de tributos ou de inviabilizar ou prejudicar a cobrança de débitos fiscais, inclusive por meio de emissão de documentos fiscais que relatem operações fictícias ou cessão de créditos inexistentes ou de terceiros;

VI - tiver sido constituída, segundo evidências, para a prática de fraude fiscal, inclusive em proveito de terceiras empresas;

VII - operar com produtos de natureza ilícita, proveniente de roubo ou decorrente de contrafação;

VIII - adotar práticas ilícitas na comercialização de combustíveis;

IX - praticar contrabando, descaminho, pirataria ou outros atos ilícitos relacionados ao comércio internacional; ou

X - encontrar-se suspensa por, no mínimo, 1 (um) ano.

O site do Governo Federal indica que, nos casos de pendência de atualização cadastral, é possível fazer a transmissão do DBE (Documento Básico de Entrada) para alterar ou corrigir os dados cadastrais e/ou solicitar a baixa do CNPJ formal, mesmo que a inscrição esteja inapta.

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Qual a diferença entre CNPJ inapto e inativo?

Muitas pessoas confundem os termos CNPJ inapto e inativo, mas eles possuem significados distintos. O CNPJ inapto indica o descumprimento de obrigações legais, como a omissão de declarações fiscais ou problemas cadastrais, impossibilitando operações regulares.

Por outro lado, o CNPJ inativo refere-se à ausência de movimentações financeiras, patrimoniais ou operacionais por períodos prolongados, mesmo que as obrigações fiscais estejam em dia. A principal diferença é que o status de inapto decorre de irregularidades e traz sanções legais, enquanto o status inativo é mais comum em empresas que estão temporariamente sem atividade.

CNPJ inapto: o que fazer para resolver?

A boa notícia é que, em muitos casos, a situação de ter o CNPJ inapto é reversível. No entanto, é necessário seguir um processo específico para corrigir as irregularidades. A primeira coisa a se fazer é utilizar o serviço Certidões e Situação Fiscal - Consulta Pendências - Situação Fiscal no portal e-CAC para avaliar a situação do CNPJ inapto.

Em seguida, no menu "Certidões e Situação Fiscal", é possível gerar um relatório completo das pendências. Assim, você poderá identificar as obrigações em atraso e analisar o relatório para conferir quais são: declarações não entregues, tributos não pagos ou problemas cadastrais, como já mencionamos.

O Governo demonstra, ainda, que a regularização das omissões não é complicada: pode ser feita com a simples entrega das declarações ou escriturações pela internet ou com a comprovação de que a entrega já foi feita. Nesse caso, "poderá ser necessário contatar com a RFB por um dos canais de atendimento remoto ou presencial para formalizar a apresentação dos documentos para comprovar a entrega".

No entanto, caso a irregularidade/omissão ocorra por motivos de incorreções cadastrais, é obrigatória a transmissão do ato de alteração cadastral pertinente para conseguir eliminar a omissão.

No geral, exceto se houver ocorrências que indiquem a incompatibilidade dessas declarações ou escriturações com alguma situação de fato de conhecimento pela RFB, a regularização ocorrerá automaticamente.

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Quais são as consequências de uma empresa inapta?

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022, as principais restrições que uma empresa que está na situação de CNPJ inapto pode ter são:

Art. 49. Sem prejuízo das sanções previstas na legislação, a entidade cuja inscrição no CNPJ tenha sido declarada inapta:

I - é incluída no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal (Cadin); e

II - fica impedida de:

a) participar de concorrência pública;

b) celebrar convênios, acordos, ajustes ou contratos que envolvam desembolso, a qualquer título, de recursos públicos, e respectivos aditamentos;

c) obter incentivos fiscais e financeiros;

d) realizar operações de crédito que envolvam a utilização de recursos públicos;

e) transacionar com estabelecimentos bancários, inclusive quanto à movimentação de contas correntes, à realização de aplicações financeiras e à obtenção de empréstimos; e

f) emitir documento fiscal eletrônico.

Quanto tempo leva para regularizar um CNPJ inapto?

O prazo varia conforme a complexidade das pendências, mas em situações simples, a regularização pode ocorrer em até 48 horas úteis após a quitação de débitos e entrega de declarações atrasadas.

O que acontece se a empresa não regularizar o CNPJ?

Caso a inaptidão permaneça por cinco anos, o CNPJ será baixado automaticamente pela Receita Federal e considerado extinto. Os sócios podem ser responsabilizados pelos débitos, além de ficarem impedidos de realizar uma nova inscrição. O cadastro pode ser incluído no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais (Cadin).

Gostou do conteúdo de hoje? Esperamos que sim! A situação de inaptidão traz uma série de restrições e pode até mesmo levar à baixa automática do cadastro, com graves consequências para os sócios. Portanto, a prevenção e a rápida regularização são as melhores estratégias. Assim que identificar qualquer pendência, aja prontamente, seguindo as orientações da Receita Federal e buscando o apoio de profissionais qualificados, se necessário.

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