Com o avanço da tecnologia, tanto pessoas como empresas conseguem resolver suas rotinas praticamente sem sair da frente do computador. As distâncias foram encurtadas e o tempo parece correr mais rápido, principalmente no mundo dos negócios. Pois é nesse contexto, para garantir a segurança dos processos, que surgem a assinatura e o certificado digitais.
Podemos dizer que, entre todas as tecnologias que se propõem a assegurar a confiabilidade de transações via internet, os certificados e as assinaturas digitais são hoje as mais importantes e seguras.
Quer entender melhor como essa tecnologia pode ajudar sua empresa? Continue a leitura!
Antes de mais nada, como definir assinatura e certificado digitais?
A assinatura digital é um recurso que garante a autenticidade de informações digitais com um alto nível de segurança. Sua validade legal é equivalente à de uma assinatura feita no papel. Ela pode, portanto, substituir a coleta manual de assinatura, o reconhecimento de firma, a remessa física de papéis e todo o processo de arquivamento e gestão de documentos, simplificando a formalização de transações entre empresas e clientes.
Já o certificado digital é a carteira de identidade do mundo virtual, proporcionando uma identificação segura de pessoas e empresas na internet. Assinar digitalmente significa, portanto, associar um certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado, identificando assim seu emissor.
A partir de um conjunto de operações criptográficas, a certificação usa um par de chaves, formado por uma chave privada e uma chave pública. Enquanto a privada é de conhecimento exclusivo do signatário e serve para garantir sua identidade, a pública é usada para a conferência da assinatura.
Qualquer pessoa física ou jurídica pode obter sua certificação digital junto a uma Autoridade Certificadora — empresa responsável por emitir certificados digitais no país. Vale ressaltar, porém, que a certificação digital se tornou obrigatória desde janeiro de 2017 para empresas com mais de 3 funcionários.
Os certificados mais populares são justamente o e-CPF e o e-CNPJ, mas há outros, como o NF-e, para emissão de notas fiscais, e o SSL, para segurança de dados em sites.
Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Basicamente, a assinatura eletrônica corresponde a qualquer tipo de assinatura validada por meio eletrônico. Já a assinatura digital é uma das espécies de assinatura eletrônica. Assim, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.
São várias as formas de se obter uma assinatura eletrônica: tokens, login + senha, SMS, biometria e por aí vai. Melhor usar exemplos práticos para facilitar, certo? Então pense no código de segurança usado no aplicativo do banco e no certificado digital exigido pela Receita Federal. Pois temos aí validações eletrônicas mais que consolidadas.
São 4 as propriedades que garantem a validade jurídica dessas assinaturas, tornando-as ainda mais confiáveis que as tradicionais assinaturas em papel. São elas:
- autenticidade: ao usar uma chave privada, quem que assina o documento digital garante sua autoria, uma vez que essa chave é de acesso exclusivo do proprietário;
- integridade: qualquer alteração no documento faz com que a assinatura não seja mais reconhecida, garantindo assim sua inalterabilidade;
- autoria: a certificação digital funciona como a autenticação dos cartórios, comprovando não apenas a autoria, mas também o conteúdo do documento;
- não repúdio ou irretratabilidade: a chave privada impede que o signatário negue a autenticidade do documento, já que só ele tem acesso.
A legitimidade das assinaturas eletrônicas é garantida pela Medida Provisória 2.200-2, de 2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. A ICP-Brasil é uma unidade ligada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, entidade que credencia as Autoridades Certificadoras.
Quais são as principais vantagens da assinatura digital?
Redução de custos
A assinatura digital pode diminuir drasticamente os gastos com materiais de escritório e serviços de entrega. Afinal, processos digitalizados diminuem a necessidade de papéis, impressões, toners e cartuchos, caixas e pastas para arquivo, além de também promoverem economia de energia e praticamente eliminarem a necessidade de envio de correspondências!
Aumento de produtividade
Além da economia de dinheiro, a assinatura digital também pode significar uma grande economia de tempo. Tradicionalmente, a formalização de um contrato pode levar de alguns dias a semanas ou mesmo meses, pois pode depender de muitas idas e vindas. Por outro lado, com a velocidade do meio eletrônico, esse prazo pode cair para apenas 1 dia!
Gestão da informação
Em vez de pilhas e mais pilhas de caixas amontoadas, acumulando poeira e correndo riscos de danos e extravios, os documentos eletrônicos ficam armazenados na nuvem, em um servidor. Dessa forma, é possível organizá-los de maneira mais eficiente, de acordo com as necessidades do negócio, facilitando assim consultas posteriores.
Aposta na sustentabilidade
É claro que a redução de gastos com papéis e impressões ajuda na saúde financeira da empresa, mas só esse detalhe também já é capaz de mostrar que seu negócio está engajado na adoção de práticas sustentáveis. E acredite: isso tem sido cada vez mais observado por consumidores e clientes.
Quem pode se beneficiar dessa tecnologia?
Por seu alto nível de confiabilidade e segurança, a assinatura digital geralmente está relacionada a processos de maior valor ou maior risco. Mas definitivamente não são apenas as grandes empresas de tecnologia ou as poderosas instituições financeiras que podem aproveitar as vantagens desse recurso!
Desde 2017, o certificado digital passou a fazer parte da rotina dos pequenos empreendedores, simplificando uma série de atividades burocráticas que vão da assinatura de contratos até o cumprimento de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Com os certificados e assinaturas digitais, entre outras facilidades, é possível:
- enviar a escrituração contábil e fiscal da empresa;
- emitir notas fiscais eletrônicas;
- assinar contratos de câmbio;
- acessar o Conectividade Social ICP, da Caixa Econômica Federal, para fazer transações referentes à Previdência Social e ao FGTS;
- acessar serviços da Receita Federal, no e-CAC e Receitanet;
- emitir e parcelar os Documentos de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
- Conheça os maiores benefícios da certificação digital para sua MEI
Na prática, já são vários os órgãos públicos que fazem uso dos meios eletrônicos de autenticação. Até mesmo o Judiciário adota o uso de assinaturas eletrônicas, incluindo a assinatura digital! E você, o que ainda está esperando para se atualizar?
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