Imagine só resolver questões burocráticas 100% na internet! Os avanços tecnológicos estão aí para ajudar a vida das pessoas. Para os empresários, recursos como a assinatura digital e eletrônica são excelentes para validar documentos sem a necessidade de deslocamento até um cartório, por exemplo. É isso mesmo!

Você pode assinar um documento totalmente online e com toda a segurança: pouco a pouco, as transações em papel se tornam cada vez mais raras. Afinal, as assinaturas eletrônicas têm valor jurídico, ou seja, podem ser usadas para validar documentos legalmente, tornando os processos mais rápidos, práticos e sustentáveis.

Para que você entenda melhor sobre o assunto, preparamos este texto. Confira!

O que é a assinatura eletrônica?

Indo direto ao ponto, assinatura digital e eletrônica não são a mesma coisa. O termo assinatura eletrônica diz respeito a qualquer tipo de validação de identidade no meio virtual, por exemplo, senhas e utilizadas para autorizar operações bancárias.

As assinaturas eletrônicas são uma grande inovação que contribui bastante para tornar transações virtuais mais seguras. Entram nessa conta: token, SMS, geolocalização, biometria, senhas de usuários, códigos de segurança, entre outras.

Diversos tipos de documentos podem ser validados por meio de assinaturas eletrônicas, já que, desde a edição da Medida Provisória 2.200-2/2001, essas modalidades de identificação virtual são juridicamente válidas.

E a assinatura digital?

Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas com uma tecnologia mais específica. Sua maior particularidade é o uso de operações matemáticas com base em criptografia.

Então, muita atenção: a assinatura digital não é uma assinatura digitalizada. Ou seja, não se trata de escanear um papel assinado, mas sim de empregar uma tecnologia totalmente digital e com codificações que garantem a veracidade das informações.

Assim, as assinaturas digitais têm um nível de segurança ainda maior: em uma escala, elas estão no topo com as que apresentam maior grau de autenticação. Em seguida, vêm os demais tipos de assinatura eletrônica e, por fim, a assinatura de papel — a mais vulnerável a fraudes.

Mas como funciona a assinatura digital? Essa tecnologia exige a aquisição de um certificado digital. É ele que assegura a integridade do documento e a proteção dos dados do signatário, pois traz um par de chaves de criptografia: uma privada e uma pública. Cada uma tem um conjunto de codificações que são diferentes a cada assinatura.

Além disso, qualquer alteração no documento faz com que a assinatura seja automaticamente invalidada. Assim, a possibilidade de fraude é quase inexistente. E, para tornar o processo ainda mais seguro, quem homologa os certificados é uma Autoridade Certificadora devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

O ITI é o responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Por isso, para que a assinatura digital seja válida, ela precisa ser feita com um certificado no padrão ICP-Brasil.

Como saber quando usar assinatura digital e eletrônica?

Como você pôde perceber, a assinatura digital tem procedimentos a mais de segurança. Por isso, ela é obrigatória em processos mais delicados, como a emissão de nota fiscal eletrônica. Para outros documentos, fica a critério do empresário optar pela assinatura eletrônica ideal.

Porém, vale lembrar que a assinatura digital é a mais segura e, portanto, mais indicada. Quanto ao tipo de documento que pode ser assinado eletronicamente, não há limites:

  • assinaturas de serviços;
  • contratos de compra e venda;
  • formulários trabalhistas;
  • operações bancárias;
  • relatórios empresariais;
  • documentos jurídicos; entre outros.

Para essas operações, vale a pena escolher uma boa plataforma de assinatura digital. Isso significa que a assinatura deve ser feita em um local com a devida estrutura de segurança para garantir a integridade do documento. Além disso, é importante que haja uma boa gestão de arquivos e usabilidade, desde o upload do documento até a devolução da versão autenticada.

Como a tecnologia tem facilitado a vida do empresário?

As assinaturas eletrônicas e, em especial, as digitais são exemplos de como a tecnologia está em favor da otimização dos processos nas rotinas empresariais. Elas garantem a proteção dos usuários, ao mesmo tempo em que permitem que você resolva questões burocráticas de forma 100% online.

Veja só algumas das principais vantagens dessas e de outras inovações inseridas na realidade da transformação digital!

  • Muito mais agilidade

Certamente, as maiores vantagens das assinaturas digitais são a segurança e a praticidade. Afinal, quem precisa recolher assinaturas presencialmente sabe que isso pode ser uma dor de cabeça, sem contar no gasto de tempo que poderia ser dedicado a outros afazeres.

Assim, a tecnologia empregada nessas inovações ajuda a otimizar as rotinas dentro da empresa: o processo é praticamente instantâneo e totalmente online. E, como já dissemos, a assinatura eletrônica é bastante segura. Quando falamos da assinatura digital, isso é ainda mais verdadeiro.

As barreiras de criptografia minimizam riscos e acessos indevidos, além de garantirem a veracidade das informações. Na realidade, a assinatura digital oferece muito mais segurança do que a assinatura em papel.

  • Redução de custos

Com a possibilidade de assinar documentos digitalmente, muitas vezes não é mais necessário imprimi-los. Você pode editar as informações diretamente no computador e, em seguida, fazer o upload para a plataforma de assinatura digital. Isso significa redução de custos com papel e tinta.

Além, é claro, da economia com transporte, reconhecimentos de firma em cartório, contratação de despachantes, entre outros custos. E, se levarmos em conta que hoje em dia "tempo é dinheiro", a própria otimização da rotina representa ganhos no que se refere ao financeiro. Afinal, os colaboradores podem se dedicar mais a tarefas mais rentáveis e produtivas para a empresa.

  • Responsabilidade ambiental

Com a redução no número de impressões, podemos dizer também que há contribuição com o meio ambiente. Já parou para pensar na quantidade de papel que pode ser economizada se a sua empresa parar de imprimir todos os documentos que precisam ser assinados? Assim, a adoção do certificado digital ajuda a reforçar um compromisso com a sustentabilidade.

Conseguiu tirar suas dúvidas sobre o que é e como funciona a assinatura digital e eletrônica? Como você viu, essas são tecnologias que permitem a autenticação de documentos nos meios eletrônicos, com toda a segurança necessária para que eles tenham validade jurídica.

Então, leve essas facilidades para a sua empresa! Leia nosso post e descubra tudo sobre a certificação digital!