A digitalização dos processos empresariais permitiu que vários serviços pudessem ser feitos remotamente, motivando a criação de diferentes modelos de negócios. São novas atividades que facilitam demais o dia a dia do empreendedor, como é o caso da contabilidade online.
Com ela, muitas das tarefas feitas pelo contador podem ser fornecidas no ambiente virtual. Mas o que um profissional contábil precisa saber para fornecer serviços online em seu negócio? Será que realmente vale a pena contratar esse tipo de contabilidade digital?
É sobre isso que vamos falar, neste post. Fique com a gente e saiba tudo sobre o assunto!
Qual a importância do contador no mundo empresarial?
Toda empresa precisa ter um contador. Embora, muitas vezes, as pessoas possam pensar que é mais uma despesa, esse profissional pode fazer você economizar muito dinheiro.
Seu trabalho vai muito além de elaborar contratos, ajudar na abertura da empresa, cuidar da folha de pagamento e contabilizar entradas e saídas diariamente. Ele pode ajudar bastante no seu planejamento tributário e encontrar verdadeiros gargalos no que se refere a encargos e tributação, para que seu negócio se desenvolva dentro do seu potencial máximo.
Vale ressaltar que ter um contador vinculado ao seu CNPJ é uma obrigação, independentemente do seu ramo de atuação, exceto nos casos do MEI (microempreendedor individual). Isso inclui negócios físicos e virtuais, contratantes de contabilidade online ou não.
Ele vai auxiliar você na criação do seu plano de negócios para que a incidência de tributos seja a mais amena possível, dentro dos limites da legalidade. Desde a seleção do regime societário e tributário até a forma como você lança seus produtos e serviços.
No que se refere ao dia a dia, o contador é o responsável por contabilizar suas receitas e saídas, ajudar na administração do passivo e, até mesmo, auxiliar na tomada de decisões. Com isso, ele acaba sendo um parceiro do empresário e um profissional indispensável à atividade empresarial.
O que é contabilidade estratégica?
A contabilidade moderna consiste em muito mais do que fazer balanços e balancetes. Hoje, sua atuação é muito mais estratégica e age em verdadeira parceria com o empresário. Assim, é possível colher e estudar os dados para que o cliente tenha uma visão real do seu negócio.
É comum que, com o crescimento, seja necessário fazer alguns ajustes, como ramificar as atividades ou mudar o regime tributário para reduzir a incidência dos tributos. Da mesma forma, se uma empresa exibe um grande volume de vendas e, mesmo assim, fecha no vermelho, pode ser que exista algum produto mal precificado ou algum desvio.
O contador pode auxiliar a detectar essas falhas e otimizar o fluxo financeiro da empresa. A contabilidade estratégica auxilia na gestão empresarial, melhorando o controle e garantindo decisões mais inteligentes e com foco no futuro e crescimento da empresa.
Veja alguns dos principais objetivos da contabilidade estratégica:
- criar planos econômicos;
- facilitar a tomada de decisão;
- auxiliar na implementação do plano;
- possibilitar o monitoramento das ações e alcance das metas;
- criar um planejamento tributário com visão de longo prazo;
- reduzir custos;
- melhorar a eficiência dos recursos investidos;
- ajudar na precificação de produtos e serviços;
- avaliar o desempenho.
O que é contabilidade online?
A contabilidade online é uma forma de fazer gestão financeira, fiscal e contábil por meio da internet, sem a necessidade de um escritório físico. Assim, todos os processos, documentos e tarefas são organizados em uma plataforma virtual. Por isso, esse modelo também é conhecido como contabilidade digital.
Essa maneira de se relacionar com a contabilidade vai na corrente do que já está acontecendo em diversos outros setores. Afinal, o movimento de transformar processos físicos em digitais já começou há muito tempo.
Até mesmo sistemas mais complexos, como a gestão de informações bancárias, podem ser totalmente gerenciados no mundo virtual. Temos verdadeiras agências bancárias na palma de nossas mãos, não é verdade? Então, por que não na contabilidade, também?
Até mesmo o Fisco, a Receita Federal e o Conselho Federal de Contabilidade usam ferramentas digitais para gerenciar seus dados e processos. Aliás, a fiscalização dos contribuintes é feita em ambiente virtual. A contabilidade digital, por sua vez, vem após o início dessa tendência, seguindo o fluxo do que os órgãos competentes já fazem.
Mas é natural ter certo receio ao gerenciar processos contábeis totalmente no meio online. Foram muitos anos validando documentos impressos e assinaturas manuscritas, especialmente, levando em conta a burocracia da contabilidade. Mas saiba que esse cenário já está dando passos largos para a total digitalização.
Os serviços contábeis online são os mesmos do modelo tradicional?
A contabilidade online pode fornecer a você os mesmos serviços que o formato tradicional. No entanto, nas plataformas digitais, você ganha mais autonomia.
O que isso quer dizer? Em vez de esperar um contador para pegar as informações sobre seu negócio, como balancetes ou outros relatórios, tudo fica disponível 24 horas dentro da plataforma. É só acessar e conferir.
A contabilidade online é confiável?
É normal ter esse tipo de dúvida. Afinal, estamos falando de informações importantes do seu negócio, como dados dos seus colaboradores e movimentações financeiras. Entretanto, a contabilidade online também tem contadores qualificados e credenciados pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Dessa forma, você sempre vai contar com o mesmo nível de profissionalismo.
Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados, Lei nº 13709/18, obriga todas as empresas, tanto dos setores públicos quanto privados, a aplicarem todas as ferramentas possíveis para a preservação dos dados dos titulares. Com isso, apresenta várias salvaguardas para os usuários e prevê sanções onerosas em caso de tratamento indevido das informações.
Como funciona a contabilidade online?
Existem diferentes modalidades de contabilidade online. Logo, é importante ficar de olho na maneira como o serviço é fornecido e nas necessidades específicas do seu negócio. Mas, no geral, toda a contabilidade digital é executada por meio de uma plataforma.
O empreendedor faz o lançamento dos documentos e informações, sendo que todo o processo é automatizado. Nessa mesma plataforma, tudo fica arquivado, provendo segurança e acessibilidade à equipe.
Depois de você lançar as informações, a validação dos dados pode ocorrer de diferentes formas. Em alguns casos, o próprio sistema já verifica os registros com base em modelos. Isso porque a ideia é que empresas semelhantes apresentem processos contábeis parecidos.
Por outro lado, existem serviços de contabilidade online cuja validação das informações fica nas mãos de profissionais responsáveis. Assim, a plataforma serve apenas como um canal ou ferramenta para intermediar a relação entre empresa e contador.
Ambos os modelos são confiáveis e muito eficientes. O que muda é o nível de pessoalidade, especialização e valores cobrados. Portanto, quanto mais específico é o seu modelo de negócios, mais especializada precisará ser sua contabilidade online.
Por que vale a pena contratar esse tipo de serviço?
A contabilidade online apresenta muitas vantagens em relação ao modelo tradicional. Então, confira alguns motivos que podem levar você a contratar esse serviço digital.
- Controle e autonomia na palma da mão
Se você é um empreendedor que gosta de acompanhar todas as informações da sua empresa, a contabilidade online é para você. Basta acessar a plataforma no computador ou em um aplicativo no celular para ter uma visão completa dos dados contábeis do seu negócio.
Todas essas informações facilitam a tomada de decisão. Com apenas alguns cliques, você consulta demonstrativos financeiros e analisa pessoalmente todo o desempenho do negócio nos últimos meses. Assim, fica muito mais prático definir suas próximas ações.
- Ganho de tempo com a automação
Muitas tarefas são automatizadas, e a plataforma dá alertas frequentes sobre suas obrigações fiscais. Assim, você não perderá nenhum prazo, evitando multas e juros por ter se esquecido de pagar algum imposto ou enviar algum documento na data certa.
A plataforma também automatiza muitas tarefas repetitivas. Por exemplo, é possível contar com cálculos automáticos de impostos com base nas notas fiscais emitidas. Você também importa extratos bancários e gera relatórios completos sobre a movimentação financeira do seu negócio — sem usar a calculadora!
- Economia e redução de custos
A estrutura que uma empresa de contabilidade online precisa manter é muito menor do que a de um escritório físico. Como muitos processos são organizados pela plataforma, ela pode reduzir a mão de obra, o número de equipamentos e até o seu espaço físico. Com isso, seus custos operacionais são bem menores.
A empresa de contabilidade online ganha em escala, ou seja, ela atende a mais clientes, com uma infraestrutura menor. O fluxo de caixa do empreendedor também ganha com isso: essa economia é repassada aos clientes e você paga bem menos pelos serviços de contabilidade.
- Mais praticidade e agilidade
Como mencionamos, as plataformas de contabilidade permitem que você acesse suas informações em qualquer hora ou lugar. Tudo fica armazenado na nuvem e todos os registros podem ser enviados pela internet. Dessa maneira, você resolve toda a burocracia contábil em apenas alguns minutos.
Emissão de notas fiscais, obrigações acessórias, informações trabalhistas, balanço patrimonial e muito mais, tudo feito online. Mas e quanto a processos que necessitam de uma assinatura ou reconhecimento de firma? Com uma Certificação Digital você pode validar tudo pela internet, sem precisar sair do escritório.
Vale a pena contratar um serviço de contabilidade online?
Com base no que já foi exposto até aqui, é fácil perceber que vale muito a pena. Afinal, a tecnologia aproxima distâncias e permite uma maior agilidade na troca de informações.
Hoje em dia, não existe mais a necessidade de se deslocar até um escritório para fazer uma reunião com seu contador, da mesma forma que as informações podem ser acessadas de qualquer lugar.
A contabilidade online é uma evolução natural dos serviços, tendo em vista a automação que acontece em todas as esferas. Isso facilita a rotina das instituições, reduz a burocracia e melhora a qualidade do atendimento.
Com a automação dos processos, o papel é cada vez mais dispensável, assim como a presença física na hora da assinatura. Você consegue acompanhar suas rotinas de qualquer lugar do mundo, por um custo muito menor.
Como a tecnologia pode auxiliar nessa transição?
A transição da contabilidade presencial para a online é um processo natural, auxiliado pelas novas ferramentas tecnológicas que diariamente são lançadas no mercado. Os sistemas contábeis reduzem a burocracia, minimizam as chances de erro e automatizam processos que, antes, levavam muito tempo ao serem feitos de forma manual.
As secretarias de Fazenda já utilizam softwares de escrituração fiscal e a nota fiscal eletrônica já está normatizada pelo governo. Da mesma forma, o uso dos Certificados Digitais permite a emissão de arquivos eletrônicos com assinaturas digitais válidas em qualquer meio virtual.
É possível encontrar inúmeras plataformas para exercer a contabilidade virtual, sendo necessário pesquisar quais delas se adaptam melhor às necessidades do seu empreendimento. Tudo isso, de forma prática, segura e econômica. Confira as áreas mais impactadas pelas inovações da tecnologia.
- Emissão de relatórios
Muita gente acha que a elaboração de relatórios e demonstrações é uma das atividades mais cansativas dentro da contabilidade. Contudo, essa imagem tem ficado para trás, já que é possível utilizar ferramentas de inteligência artificial e automação para fornecer esses documentos ao cliente, rapidamente e com precisão.
- Controle e emissão das notas fiscais
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma das grandes inovações propiciadas pela tecnologia e uma das que merecem maior atenção. Nesse contexto, os órgãos fiscais e fazendários vêm se tornando cada vez mais informatizados.
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) garantiu que a troca de informações entre o governo e os usuários contribuintes possam ocorrer de forma muito mais simples pela internet, por exemplo.
No que se refere à NF-e, é importante considerar que a validação ocorre em tempo real e as informações precisam ser repassadas aos órgãos competentes com o desconto dos tributos. Para isso, o contador conta com softwares que conseguem realizar emissão e envio das notas, assim como os demais documentos fiscais correspondentes. Isso garante um maior controle e qualidade da documentação.
- Serviços de atendimento ao cliente
Outro ponto que a tecnologia consegue facilitar é o atendimento ao cliente. É possível compartilhar informações e documentos em tempo real e com muito mais facilidade, aproximando o clientes e seus contadores.
Com essas ferramentas, é possível atender a pessoas de diversas localidades e realizar reuniões por videoconferências sem qualquer tipo de problema e sem a necessidade de deslocamento. Isso permite um atendimento mais rápido, resolvendo situações emergenciais com muito mais eficiência.
Dessa forma, a tecnologia na contabilidade tem um papel determinante no cenário atual. A partir dos novos recursos, o que era altamente burocrático se tornou mais simples, o que era demorado se tornou ágil e o que era restrito aos grandes negócios se tornou democrático e acessível a todos os outros.
Como se pode perceber, a contabilidade online facilita bastante a vida dos clientes, mas também, dos profissionais do setor. A valorização da figura do contador é um reflexo positivo da tecnologia, além de todos os ganhos operacionais que soluções inovadoras trouxeram para a rotina do profissional que atua no mercado contábil.
Essas dicas foram interessantes para você? Então, aproveite para ler sobre os 5 usos da tecnologia na contabilidade que você precisa conhecer
