O certificado digital para emitir NF-e deve ser de pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3.
Não pode ser certificado para pessoa física, como o e-CPF. O adequado é o certificado digital NF-e, pois é possível atribuí-lo para uma pessoa que não precisa ser representante legal da empresa
Neste conteúdo sobre qual é o certificado digital para emitir NF-e, você também vai saber:
- O que é o certificado digital NF-e?
- O que é a nota fiscal eletrônica?
- Como surgiu o certificado digital?
- Quais são os tipos de certificado digital?
- Quais são os modelos de certificado digital?
- Como comprar um certificado digital NF-e?
- Como é feita a emissão do certificado digital NF-e?
- Como renovar o certificado digital NF-e?
- Quais são as dúvidas frequentes sobre o certificado digital NF-e?
O que é o certificado digital NF-e?
O certificado digital NF-e identifica a empresa para os órgãos públicos, como a Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado ou do município, para a emissão de notas fiscais eletrônicas e também para outras ações relacionadas à contabilidade.
Benefícios do certificado digital NF-e:
- Segurança - utiliza chaves criptográficas praticamente invioláveis para confirmar identidade e proteger o envio de informações em ambientes virtuais sobre compra e venda de produtos e serviços, assegurando a validade jurídica e fiscal das notas fiscais eletrônicas.
- Agilidade - permite acessar rapidamente sistemas eletrônicos para emissão, retificação e cancelamento de notas fiscais eletrônicas, além de resgatar informações sobre autorização de uso ou rejeição das notas, evitando processos burocráticos demorados.
- Economia de insumos - evita o uso de papel e de tinta para a impressão de talonários ao assegurar a integridade das informações presentes nas notas fiscais eletrônicas e a identidade de quem as emitiu, proporcionando validade jurídica e fiscal para esses documentos fiscais.
Como surgiu o certificado digital?
O certificado digital foi criado devido à necessidade de garantir a segurança e a integridade de informações enviadas e recebidas pela internet. No Brasil, a Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil - para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
ICP-Brasil - é uma infraestrutura pública composta por uma cadeia de entidades credenciadas, que é operada e supervisionada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz) - é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que é responsável por credenciar, descredenciar, fiscalizar e auditar os demais participantes da cadeia.
Autoridades Certificadoras (ACs) - são entidades públicas ou pessoas jurídicas de direito privado credenciadas pela AC-Raiz. Elas são responsáveis pela emissão, distribuição, renovação e revogação dos certificados digitais, de acordo com o artigo 60 da Medida Provisória 2.200/01.
Autoridades de Registro (ARs) - também são entidades públicas ou pessoas jurídicas de direito privado credenciadas pela AC-Raiz, sendo sempre vinculadas operacionalmente a uma determinada AC. De acordo com o artigo 70 da Medida Provisória no 2.200-2/01, compete a elas “identificar e cadastrar usuários na presença destes, encaminhar solicitações de certificados às ACs e manter registros de suas operações”.
Quais são os tipos de certificado digital?
Existem duas categorias principais de certificado digital, o tipo A e o tipo S.
Certificado digital tipo A - Serve para identificar o assinante, confirmar que o documento não foi adulterado e autenticar uma operação.
Certificado digital tipo S - Garante sigilo para informações, criptografando-as para que só possam ser acessadas por quem for autorizado.
A categoria mais utilizada é de certificado digital tipo A, principalmente o tipo A1 e o tipo A3. Cada um deles é armazenado de uma forma diferente e também podem ter diferentes prazos de validade.
Certificado digital A1 -É um software instalado e armazenado diretamente em um computador, sendo protegido por uma senha de acesso. Ele é incompatível com tablet e smartphone.
Validade: um ano, podendo ser renovado.
Vantagens:
- Pode ser instalado em diversos computadores simultaneamente;
- Pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais;
- Permite fazer backup do certificado;
- Agilidade ao assinar documentos, pois não depende de dispositivos externos.
Certificado digital A3 - é armazenado em token ou em um cartão inteligente, que precisa de leitor específico conectado ao computador. Também é protegido por senha.
Validade: um, dois aou três anos, podendo ser renovado.
Vantagens do e-CNPJ A3:
- Pode ser levado para qualquer lugar onde possa ser necessário utilizar;
- É inviolável e tem um nível de segurança elevado, pois não pode ser extraído ou copiado para outra mídia;
- É pessoal e intransferível, somente o portador da senha pode usá-lo.
Quais são os modelos de certificado digital?
Além do NF-e, existem vários certificados digitais tanto para pessoas jurídicas quanto para pessoas físicas, com diferentes características.
- e-MEI - é a identidade digital para micro empreendedores individuais. O certificado digital e-MEI agiliza o fluxo de tramitações com a Receita Federal, permite assinar com validade jurídica documentos digitais e acessar serviços online oferecidos pelo governo, além de simplificar o processo de declaração do Imposto de Renda.
- e-Saúde - é a identidade digital para profissionais de saúde. O certificado digital e-Saúde permite assinar digitalmente prescrições médicas ou atestados gerados no computador, além de assinar prontuários e laudos eletrônicos em hospitais ou clínicas que adotam o prontuário eletrônico do paciente (PEP).
- e-Jurídico - é a identidade digital para advogados inscritos na OAB. O certificado digital e-Jurídico possibilita assinar petições, pareceres, procurações e contratos, acessar processos remotamente e comunicar-se com a Receita Federal, inclusive para envio e acompanhamento de declaração de Imposto de Renda.
- e-Contador - é a identidade digital para contadores. O certificado digital e-Contador torna possível enviar com segurança informações para órgãos públicos necessárias para o gerenciamento de todas as atividades contábeis, trabalhistas, econômicas, patrimoniais e tributárias de pessoas jurídicas ou de pessoas físicas.
- e-CPF - é a versão digital do cadastro de pessoa física. O certificado digital e-CPF funciona como uma espécie de versão digital do cadastro de pessoas físicas e também serve para elas assinarem documentos digitalmente com validade jurídica, além de permitir acesso seguro ao site do e-Social.
Uma mesma pessoa pode ter mais de um modelo de certificado digital em seu nome, por exemplo: um e-CPF como pessoa física e um e-CNPJ como dono de uma empresa.
- Escolha a autoridade certificadora - Existem várias que podem emitir certificado digital NF-e, a Serasa Experian é uma delas.
- Escolha o tipo e a validade - Existe o certificado NF-e tipo A1, que é válido por um ano, ou tipo A3, que é válido por um, dois ou três anos.
- Escolha a condição de pagamento - Geralmente, o pagamento pode ser dividido e o valor aumenta conforme o tipo do certificado digital NF-e.
Como é feita a emissão do certificado digital NF-e?
- Marque a validação - Agende dia, hora e local para a validação presencial. Para NF-e tipo 1, se CPF/CNPJ do titular já forem cadastrados na AC, pode ser feita validação por videoconferência.
- Leve a documentação obrigatória
- Verifique os documentos exigidos pela AC, pois a falta de algum impossibilitará a emissão do certificado digital NF-e.
Documentos obrigatórios da empresa para validação do certificado digital NF-e:
- Documento de constituição - estatuto, contrato social ou requerimento de empresário registrados nos órgãos competentes. Na impossibilidade da presença do(s) administrador(es) citado(s) no documento de constituição, ele(s) só pode(m) ser representado(s) por procuração pública.
- Alteração(ões) contratual(ais) - se a última alteração estiver consolidada, não é necessário apresentar o documento de constituição, caso contrário, é preciso apresentar todas as alterações anteriores (se houver) devidamente registradas;
- Documentos de eleição da diretoria vigente - se aplicável, devem estar registrados devidamente;
- Cartão do CNPJ - impresso um dia antes da validação presencial;
- Originais podem ser substituídos por cópia autenticada - neste caso, as cópias autenticadas serão retidas.
Veja outros documentos que a Serasa pede por tipo jurídico de empresa.
Documentos obrigatórios do representante da empresa para validação do certificado digital NF-e:
- Um documento de identificação; - RG, CNH, carteira de trabalho, passaporte e documentos funcionais, tais como: CRC, OAB, CREA, CRM, dentre outros (dentro do prazo de validade).
- CPF - Cadastro de Pessoa Física;
- Documentos originais - não podem ser substituídos por cópia autenticada;
Dados biométricos - além da documentação, serão coletados seus dados biométricos (digital e facial) conforme legislação da ICP – Brasil
São aceitos apenas documentos em bom estado de conservação. Caso eles estejam ilegíveis, rasurados ou rasgados, serão recusados.
Como renovar o certificado digital NF-e?
Se não houver modificação na documentação obrigatória, a Serasa Experian e outras Autoridades Certificadoras permitem que você faça a renovação do certificado digital NF-e integralmente pela internet, uma vez que os seus dados biométricos já estão cadastrados. Existem dois tipos de renovação pela internet, que podem variar conforme o tipo do certificado e se ele está ou não dentro do prazo de validade.
Renovação totalmente online do certificado digital - pode ser feita para o certificado digital NF-e A3 (cartão ou token) que ainda tenha alguns dias de validade. Para o certificado da Serasa, o prazo mínimo é de três dias.
Renovação por videoconferência do certificado digital - pode ser feita para o certificado digital NF-e A1 (software), tanto ainda válido quanto vencido.
- Veja a renovação do certificado digital Serasa totalmente online;
- Veja a renovação do certificado digital Serasa por videoconferência.
Quais são as dúvidas frequentes sobre o certificado digital NF-e?
- Se uma empresa tem vários estabelecimentos, cada um precisa ter o seu próprio certificado digital NF-e?
Não é necessário que cada estabelecimento da mesma empresa tenha um certificado digital NF-e diferente. O mesmo certificado pode ser usado para emitir as notas fiscais eletrônicas de todos os estabelecimentos.
- O certificado digital NF-e de uma empresa situada em um estado também vale para unidades da empresa em outros estados?
O certificado digital NF-e é válido não só para a unidade ou para as unidades da empresa no estado em que ele foi emitido. Ele também vale para as demais unidades que a empresa tiver - matriz ou filiais - em qualquer estado do País.
- O certificado digital NF-e é utilizado em quais momentos da emissão da nota fiscal eletrônica?
O primeiro momento da emissão da nota fiscal eletrônica que será usado o certificado digital NF-e é na assinatura do documento. O segundo, é na transmissão da nota para a Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Mas não é só na emissão que o certificado digital NF-e é utilizado. Ele também permite resgatar a resposta de autorização de uso ou rejeição da nota fiscal eletrônica pela Sefaz. Mas isso só pode ser feito com o mesmo certificado digital usado para emiti-la.
- É possível usar o certificado digital NF-e no MacBook?
O certificado digital NF-e pode ser usado no MacBook, mas não é possível instalar diretamente nele devido a limitações do sistema operacional. O procedimento muda de acordo com o tipo do certificado digital.
Para o NF-e A1 - o certificado deverá ser instalado primeiro em um computador com o sistema operacional Windows e, depois, importado para o MacOS por meio do arquivo de backup (.pfx).
Para o NF-e A3 - é preciso instalar programas específicos fornecidos pela Autoridade Certificadora para poder utilizar o certificado digital no MacBook
Veja como usar o NF-e Serasa Experian em MacBook .
