Quem atua como empreendedor entende a importância de manter a organização na sua gestão contábil. Contudo, o cenário pode ser novo para muita gente — e isso costuma gerar algumas dúvidas em relação aos documentos, mesmo os mais simples. Afinal, você sabe qual a diferença exata entre recibo e Nota Fiscal (NF)?

Se o assunto parece desafiador, não se preocupe. Criamos este artigo especial para esclarecer de uma vez por todas as diferenças entre esses documentos. Para complementar, explicaremos ainda como funciona a Nota Fiscal eletrônica e por que ela se tornou uma ferramenta valiosa para qualquer empresa. Então, aproveite a leitura!

O que é recibo?

Um recibo é um documento que atesta o pagamento de uma dívida (ou parte dela). Ao contrário do que o senso comum sugere, isso não significa que a pessoa está em atraso com algo. Em termos contábeis, é assim que nos referimos ao valor a ser pago por um produto ou serviço.

Logo, o recibo é fornecido no ato do pagamento de uma compra. Contudo, é fundamental ter em mente que esse documento não formaliza a venda de um produto. Sua função é comprovar, por escrito, a quitação da dívida, além de trazer informações sobre quem recebeu o valor.

O objetivo é validar a transação, mostrando que o dinheiro foi entregue a quem deveria recebê-lo. Um bom exemplo de uso é o recibo emitido por profissionais liberais. Nesse caso, a função é dar ao cliente um documento que atesta que ele pagou pelo serviço.

Vale lembrar que o recibo deverá ser armazenado para declaração junto à Receita Federal. Outro exemplo é o chamado Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), que qualquer empresa pode emitir para formalizar o pagamento a um profissional autônomo, que não tem CNPJ, por um serviço esporádico.

O que é Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é um documento que registra as informações sobre uma determinada venda. Veja que, nesse caso, o objeto em questão não é necessariamente a mercadoria ou o serviço. O foco aqui é o processo de venda. Para falarmos sobre o que isso significa, vejamos quais são essas informações.

A Nota Fiscal traz detalhes sobre os impostos recolhidos sobre aquela transação. No caso de uma NF de serviço, são registrados os dados financeiros e contábeis. Sempre que sua empresa realiza uma venda a um cliente, ela deve emitir esse documento com as informações corretas.

Tendo isso em mente, podemos apontar o objetivo principal da Nota Fiscal: comprovar o direito de posse daquele produto. Como mencionamos, a NF lida com o processo de venda. Consequentemente, sua emissão comprova que sua empresa está transferindo o direito de posse daquela mercadoria para outra pessoa (física ou jurídica). Isso nos dá uma pista muito boa sobre o que difere entre recibo e Nota Fiscal.

Afinal, quais são as diferenças entre recibo e Nota Fiscal?

O recibo serve para demonstrar o pagamento de uma dívida. A Nota Fiscal, por sua vez, transfere a posse do bem comercializado para o comprador. Não é à toa que a NF é o único documento aceito para transporte de mercadorias: ele atesta que o destinatário estará adquirindo a propriedade daquele produto.

A diferença principal, então, é que o recibo não certifica a transferência de posse do item comercializado. Para complementar, a Nota Fiscal registra informações contábeis e financeiras relacionadas à venda — o que nos leva à legislação de cada lugar.

A política pública determina quais são os impostos a serem recolhidos em cada atividade. No caso do comércio, a Nota Fiscal é a responsável por registrar essas informações para cada venda. Por isso, toda NF deve ser armazenada pela empresa para uso interno e prestação de contas.

É com base nela que serão feitos os cálculos para recolhimento de impostos e taxas. Para ir além, a Nota Fiscal fornece uma base de informações mais confiáveis para analisar o desempenho do negócio e fazer previsões. Já imaginou tentar calcular seu faturamento anual sem descontar os impostos pagos?

Um ponto importante é que a legislação brasileira é bem complexa. Cada atividade costuma estar atrelada a diversos impostos e taxas, o que gera uma carga de trabalho grande para os contadores. A boa notícia é que a tecnologia nos ajuda a descomplicar esse processo.

Como funciona o NF-e Serasa Experian?

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) existe apenas no formato digital, mas tem a mesma validade jurídica e contábil que o documento impresso. Sua finalidade é idêntica: documentar uma prestação de serviço ou circulação de mercadoria entre duas partes.

Isso ocorre por meio de uma plataforma especializada que transmite o documento via internet. Um dos grandes benefícios é justamente a agilidade, além da eliminação do uso de papel. Vale destacar que a sustentabilidade se tornou um valor cada vez mais importante em todo o mercado, e a NF-e favorece esse movimento nas empresas.

A NF-e Serasa Experian, por exemplo, é uma plataforma que traz segurança, agilidade e economia de insumos — até mesmo para microempreendedores individuais (MEI). O sistema usa chaves criptografadas para preservar o sigilo das informações.

A proteção é garantida por meio de um certificado digital. É uma tecnologia autenticada pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI) e pela ICP-Brasil conforme descrito em lei. Existem, no total, 13 tipos de Notas Fiscais eletrônicas — e todas devem ser emitidas com o uso de um certificado digital.

A Serasa Experian é especialista no assunto e oferece o que há de melhor em tecnologia para a emissão de Nota Fiscal eletrônica. O certificado NF-e permite não só a emissão desse documento, mas a realização de outras atividades contábeis na sua empresa.

Uma das vantagens é poder emitir NF-e sem precisar compartilhar a senha do e-CNPJ com os funcionários que registram as vendas. Em outras palavras, você garante o sigilo necessário de informações mais sensíveis do seu negócio. Na prática, você desburocratiza os processos, agilizando as vendas e facilitando a rotina da sua equipe.

Viu só como é simples a diferença entre recibo e Nota Fiscal? Agora que você sabe a função de cada documento, coloque a tecnologia a seu favor e livre-se dos gastos com papel impresso. Esse é um passo importante que pode impulsionar a transformação digital na sua empresa!

Quer ver como esse tipo de tecnologia pode funcionar no seu dia a dia? Então, entre em contato com a Serasa Experian e fale com quem mais entende do assunto!