A importância da contabilidade nas empresas vai muito além de cumprir burocracias e obrigações fiscais. Ela exerce um papel estratégico na rotina do empreendedor, uma vez que pode ajudar a levantar dados para tomar decisões importantes para o negócio. Por isso, escolher uma empresa de contabilidade não é uma tarefa fácil.
É preciso dar atenção a diferentes aspectos que vão além da responsabilidade do contador. Afinal, a parte técnica é apenas um dos pontos que serão avaliados nessa escolha. Pensando nessa decisão, preparamos este guia completo com dicas práticas para encontrar uma boa empresa de contabilidade. Continue a leitura e saiba como não errar!
O que uma empresa de contabilidade precisa ter?
Uma empresa de contabilidade reúne todos os recursos humanos, operacionais e tecnológicos para gerenciar cálculos de tributos a órgãos públicos, cumprir obrigações tributárias e fazer a manutenção de livros contábeis.
Além disso, é possível dar consultoria em relação ao planejamento tributário da empresa, fluxo de caixa, receitas, investimentos e gestão financeira do negócio. As atividades de uma empresa de contabilidade são muito amplas, mas suas principais tarefas podem ser resumidas em:
- fazer cálculos de impostos e emitir guias de pagamentos;
- dar assessoria fiscal, financeira, administrativa e contábil;
- ajudar a abrir a empresa;
- apurar e emitir pró-labores, contracheques e outros documentos na área de gestão de pessoas;
- preparar e remeter obrigações acessórias;
- fazer escrituração contábil, além de registrar outros dados do negócio.
Para fazer tudo isso, a empresa de contabilidade precisa ter pelo menos um contador registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Também é necessário que os sócios dela cadastrem o escritório no CRC após a abertura do CNPJ.
Você pode encontrar escritórios que são generalistas ou especializados. Estes últimos trabalham com segmentos de empresas cujas necessidades são bem específicas. Já os generalistas tentam atender a diferentes nichos, tendo em vista procedimentos que são comuns entre todos eles.
Como funciona um escritório de contabilidade?
Anos atrás, uma empresa de contabilidade tinha uma função bastante limitada, focada na burocracia. Hoje, com o avanço da tecnologia e da grande relevância das informações, essas entidades desempenham um papel fundamental na geração de conhecimento sobre o negócio, levantando dados essenciais para a tomada de decisões.
Na prática, você terá apenas o trabalho de enviar as informações da empresa para o escritório — a equipe fará todo o trabalho. Essa mesma dinâmica ocorre em empresas de contabilidade online. A diferença é que, neste último modelo, tudo é feito por meio de uma plataforma. Em atividades remotas, a certificação digital contribui com a validação dos documentos.
Com os dados de movimentação financeira, colaboradores, notas fiscais e compras, por exemplo, a empresa de contabilidade faz a conciliação bancária e emite balancetes, folhas de pagamento, impostos, contribuições devidas etc. Também dá o suporte necessário na abertura de empresas e filiais, ajudando na emissão de alvarás, licenças e alterações de contrato social.
Quais são os 6 cuidados ao escolher uma empresa de contabilidade?
A empresa de contabilidade gerencia muitas informações sensíveis. Por isso, é importante escolher profissionais qualificados e confiáveis. Veja alguns critérios que você deve avaliar!
- Analise a confiabilidade da marca - Em primeiro lugar, pesquise a história da empresa e sua atuação no mercado. Marcas que contam com muitos anos de experiência e já têm um nome consolidado dão mais credibilidade e confiança de que os serviços prestados são de qualidade.
- Pesquise recomendações - É uma boa prática pesquisar sobre a experiência que outras empresas e empreendedores tiveram com escritórios de contabilidade. Dá para conferir isso em redes sociais, no Google ou em sites especializados, como o Reclame Aqui. Não existe empresa sem reclamações, mas problemas recorrentes são facilmente percebidos nos comentários deixados pelos clientes. Outra fonte importante de recomendações são nossos amigos, parentes e outros empreendedores conhecidos que também contratam esse tipo de serviço. Avalie como foi a experiência deles. Em alguns casos, as empresas fazem muitas promessas para atrair clientes, mas é na prática que você descobre a qualidade do serviço.
- Investigue a situação cadastral da empresa - Todo contador responsável por um escritório de contabilidade precisa estar registrado no Conselho Regional de Contabilidade, como dito anteriormente. Outro órgão que pode ser consultado é o Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis (Sescon).
- Mensure os relatórios emitidos - A cada mês, o escritório de contabilidade vai enviar relatórios com diferentes informações, como folha de pagamentos, cobrança de tributos e balancetes. Dê uma olhada nesses modelos e veja se as informações são satisfatórias.
- Consulte o pagamento de honorários - Com base no volume de serviços que serão prestados, o escritório vai definir um valor a ser pago. Portanto, ele não é fixo e será necessário fazer uma avaliação prévia. Realize um levantamento dos valores cobrados por diferentes empresas, compare e avalie o custo-benefício.
- Observe como é a comunicação com os clientes - Informe-se sobre os canais de comunicação disponíveis para você fazer solicitações ou tirar dúvidas. Entenda também o horário de funcionamento da empresa contábil. Assim, dá para saber se o contador é acessível ou não. Aliás, lembre-se de que ter acesso a respostas rápidas é essencial para o bom andamento dos negócios.
Quais as principais dúvidas ao escolher um escritório contábil?
Ainda ficou com dúvidas sobre os serviços do escritório de contabilidade ou como escolher a parceria certa? Veja se as suas condizem com as perguntas mais comuns sobre o assunto!
É muito caro?
Isso vai depender do volume de serviços a contratar. Empresas de contabilidade online costumam ser mais baratas, uma vez que necessitam de uma infraestrutura mais enxuta para funcionar. De qualquer modo, a contabilidade é um investimento relevante para promover mais produtividade no seu dia a dia e evitar problemas com o Fisco.
Como será feita a gestão de finanças da empresa?
O escritório de contabilidade pode fazer a gestão das finanças do seu negócio ao controlar prazos de pagamento, emitir guias e até registrar a entrada e saída de valores. Muitas vezes, utilizam softwares que ajudam o empreendedor a acompanhar essas informações. Esses serviços, no entanto, precisam ser combinados de antemão.
Eles vão responder qualquer tipo de dúvida?
Uma das facetas do trabalho da contabilidade é a consultoria. Qualquer questão relacionada às áreas fiscal, trabalhista, contábil e tributária pode ser sanada pelo seu contador. Por isso, ele se torna um parceiro estratégico para tomar decisões.
A contratação de uma empresa de contabilidade é uma decisão importante que pode fazer seu empreendimento ganhar fôlego, profissionalismo e organização para crescer ainda mais. Por isso, siga as dicas que compartilhamos com você neste post e escolha o melhor parceiro para seu negócio.
E para entender como ganhar mais tempo e praticidade no seu dia a dia, conheça mais sobre nossos certificados digitais de e-CPF e e-CNPJ!
