Ultimamente, o uso frequente de recursos eletrônicos está se tornando parte da rotina nos mais diversos campos da atividade humana. Nesse contexto, o certificado digital é cada vez mais necessário para otimizar a rotina e facilitar o trabalho da gestão.
Assim, a proposta deste material é apresentar as principais diferenças entre e-CNPJ e NF-e. Veja como explorar essas ferramentas para executar trabalhos que antes exigiam muito mais burocracia. Ainda, confira os benefícios que os certificados digitais podem gerar para os negócios e como obter o certificado ideal conforme a necessidade de sua empresa.
O que é o e-CNPJ?
No universo corporativo, são tantas inovações que é comum surgirem dúvidas sobre a diferença entre recibo e nota fiscal e em relação ao uso desses recursos digitais. Por isso, saber o que o e-CNPJ é essencial para atingir as metas e obter melhores resultados no ambiente de trabalho.
Em suma, o e-CNPJ é um documento do tipo Certificado Digital ICP-Brasil. Com ele, as pessoas jurídicas podem se identificar digitalmente, já que ele substitui o documento do representante legal da empresa. Ou seja, em vez de utilizar um documento de identificação de papel, o e-CNPJ serve para esse tipo de identificação, mas no meio eletrônico.
Na classificação dos certificados digitais, o e-CNPJ é considerado um Certificado Digital do tipo A. Logo, seu uso possibilita confirmar a integridade de qualquer documento que tenha sido assinado digitalmente com esse tipo de certificado.
O que é o NF-e?
A NF-e é a Nota Fiscal eletrônica, um outro modelo de Certificado Digital ICP-Brasil que pode ser utilizado por pessoas jurídicas. Esse tipo de certificado também serve para assinar digitalmente, documentos fiscais e validar a integridade deles. Na verdade, a NF-e é bem semelhante ao e-CNPJ, pois ambos têm validade jurídica e trazem bastantes benefícios aos seus usuários.
O que diferencia esses dois documentos digitais?
Tanto o e-CNPJ como o NF-e concentram diversas utilidades para uma empresa. O e-CNPJ é mais usado para assinar qualquer modalidade de documento digital que tenha validade jurídica. Ou seja, é possível usar essa ferramenta para assinar documentos de aquisição de bens imóveis ou mesmo de aluguel em nome da empresa.
O e-CNPJ também pode ser útil para assinatura de novos documentos contratuais entre a empresa, clientes e fornecedores. Outro ponto relevante desse tipo de certificado digital é que pode ser utilizado também firmar acordos, parcerias e contratações de serviços em qualquer setor da companhia.
Entre outras atribuições, o Certificado Digital e-CNPJ também pode servir para enviar documentos e informações previdenciárias e trabalhistas aos órgãos gestores desses serviços. Com ele, o titular também pode efetuar pagamento de tributos e realizar movimentações bancárias. Semelhantemente à NF-e, o e-CNPJ também pode servir para emissão de notas fiscais eletrônicas.
A função mais relevante da NF-e é emitir e assinar notas fiscais eletrônicas. Esse certificado serve para assinar vários tipos de notas. Entre elas destacam-se a Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, Nota Fiscal Avulsa Eletrônica e outras.
Quem são as pessoas autorizadas a usarem esses certificados?
O certificado digital para pessoas jurídicas, tipo e-CNPJ e NF-e também permite que pessoas autorizadas previamente possam representar legalmente a empresa e utilizá-los. Para isso, é necessário autenticação em órgãos como a Receita Federal do Brasil e outros órgãos gestores responsáveis por monitorar recursos que permitem assinar documentos digitalmente.
No entanto, a principal diferença é que o NF-e pode ser emitido para funcionários da empresa. Ou seja, não precisa ser, necessariamente, o titular na Receita Federal. Isso otimiza a gestão desses serviços, pois o empreendedor pode nomear o responsável pela emissão da NF-e, sem o compartilhamento de dados sensíveis, como senhas.
Como esses documentos digitais facilitam a rotina da gestão?
Entre todas as modalidades de certificados digitais, o e-CNPJ é o único modelo que permite acesso a todos os setores e processos de que a empresa necessita realizar. Logo, a possibilidade de poder ser usado tanto por sócios como por representantes legais facilita muito a rotina da gestão.
Assim sendo, o e-CNPJ é um excelente recurso para flexibilizar soluções nos espaços corporativos, já que permite designar um colaborador para ficar responsável pela emissão de notas, por exemplo. Vale lembrar, entretanto, que ao emitir a nota fiscal, o sócio não terá acesso a outros documentos da empresa.
Dados como e-CAC da Receita Federal ou do Sistema da Conectividade Social (FGTS), por exemplo, permanecerão em sigilo, pois é necessário autorização para acesso. Isso é um importante critério de segurança e proteção de dados confidenciais da empresa.
Quais as pessoas autorizadas para usarem cada um?
Para quem ocupa cargos hierárquicos, também é importante saber o modo correto de uso desses recursos. O e-CNPJ, por exemplo, só pode ser utilizado pelo empresário, seu sócio e o representante legal da empresa designado por eles. Por outro lado, o certificado NF-e pode ser utilizado tanto pelos representantes legais como pelos funcionários previamente autorizados.
Outra diferença básica entre esses certificados é que o NF-e é de uso exclusivo para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Por meio dele, pode-se assegurar a veracidade dos dados desse documento.
Por fim, vale esclarecer que uma organização pode ter mais de um certificado digital, já que o e-CNPJ só pode ser utilizado pelos proprietários e sócios da empresa. Para facilitar a distribuição de tarefas e agilizar os processos, o ideal é que o empresário invista em mais certificados, principalmente os modelos que permitem o uso pelos funcionários.
Como obter um certificado digital?
Para obter qualquer tipo certificado digital, é necessário escolher uma autoridade certificadora (AC) no Brasil, mas que seja subordinada ao ICP-Brasil, responsável por regulamentar a emissão de documentos digitais no Brasil. Porém, você pode adquirir esses certificados, de forma mais simples e rápida, com parceiras como a assinar documentos digitalmente.
Portanto, os documentos digitais possibilitam a eliminação de processos burocráticos porque aumentam a possibilidade de resolver diversas situações pela internet. Ou seja, dispensa a necessidade de sair de casa ou de enfrentar longas filas em órgãos públicos ou cartórios.
Como você viu, os documentos digitais são ferramentas eletrônicas específicas que funcionam para comprovar a identidade de uma pessoa física ou jurídica no ambiente online. Por medidas de segurança, tais recursos utilizam criptografias para proteger os dados das empresas no ambiente virtual.
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