Com a pandemia da Covid-19, muitas empresas colocaram as equipes que podiam trabalhar à distância em home office e, algumas, até adotaram esse modelo definitivamente. O que causou impactos e trouxe desafios para a rotina de trabalho. Veja como alguns hábitos e determinadas plataformas podem contribuir para ter uma boa comunicação, manter a motivação e ajudar a sua equipe em home office a trabalhar de forma saudável e produtiva.

Mantenha contato diário com a equipe em home office

Reuniões - determine horários para reuniões com a equipe inteira para traçar o planejamento do dia/semana ou informar estratégias, diretrizes e decisões, por exemplo. Também estabeleça reuniões individuais para esclarecer possíveis dúvidas e ter um contato mais próximo com o funcionário, inclusive para saber como ele está além do trabalho.

Checklist - antes das reuniões com a equipe em home office, seja um encontro coletivo ou individual, faça uma lista com tudo que precisa ser tratado. Isso ajuda a otimizar tempo, torna a reunião mais objetiva e nenhum assunto fica esquecido.

Interação - informe, com a devida antecedência, a agenda de reuniões coletivas para que cada um possa dizer, durante o encontro, o que está fazendo e como está se sentindo.

Saber ouvir - assim como a equipe em home office deve ouvir você com atenção, você também deve escutar cada um que faz parte dela. Acolha as preocupações e dificuldades, esclareça as dúvidas com empatia e resiliência.

Objetividade - quando se está distante, os ruídos de comunicação tendem a ser mais frequentes. Por isso, se expresse com o máximo possível de clareza e objetividade. Tenha em vista que uma ligação, um áudio ou uma videochamada para discutir os detalhes de um projeto pode ser muito mais eficiente que uma mensagem de texto.

Onde me encontrar - também é importante informar como a equipe em home office podem se comunicar com você durante a jornada de trabalho. Por exemplo, se é por e-mail, chat corporativo, WhatsApp ou telefonema.

Atenção! Manter contato frequente e diário não significa ser uma pessoa controladora e tampouco atrapalhar o desempenho das tarefas de todos. A equipe precisa sentir que você confia nela, seja no escritório ou em home office. Trabalhar à distância é uma boa oportunidade para repensar o modelo de liderança e praticar novas formas de gerir. Estimule a autonomia, a responsabilidade e a cooperação.

Defina objetivos para a equipe em home office

Os funcionários precisam saber o que é esperado durante o período de home office, ou seja, quais entregas devem ser feitas e em qual prazo. Isso ajuda a trazer segurança e objetividade na organização da rotina de trabalho.

  • Atividades - defina junto com as equipes as atividades prioritárias a serem cumpridas e o cronograma de entregas. Lembre-se de focar no resultado e não no controle;
  • Recursos - forneça os recursos necessários para que todos executem as atividades, como equipamentos, plataformas ou informações;
  • Apoio - mostre-se disponível para que a equipe em home office contate você sempre que necessário e/ou ofereça o apoio técnico para o desenvolvimento da atividade, como conversas com outra pessoa da equipe.

Invista em ferramentas para ajudar a equipe em home office

Existem várias plataformas que podem otimizar o seu tempo e dos membros das equipes da sua empresa em diferentes tarefas, e ajudar na rotina de trabalho, tais como:

Videoconferências - para humanizar as reuniões e facilitar a comunicação, há diversas ferramentas disponíveis para fazer videochamada com várias pessoas ao mesmo tempo. Zoom, Google Meet, Teams e Skype são algumas delas. Todas podem ser acessadas tanto pelo celular quanto pelo computador.

Planejamento e organização - existem várias ferramentas, como Trello, Slack e Asana, que ajudam na organização de tarefas. Você pode criar quadros para cada mês com as respectivas demandas e atribuí-las ao funcionário responsável, por exemplo. Nessas plataformas, você consegue ver o que cada pessoa está produzindo e ainda conversar com a equipe em home office ou com o funcionário por meio de um chat.

Junto às ferramentas, é necessário que os funcionários saibam gerir o tempo em meio às diversas distrações que podem surgir trabalhando em home office. Como familiares que precisam de atenção, e problemas domésticos. É preciso saber o momento de cada coisa. Por isso, é importante que você converse com a equipe em home office sobre a gestão do tempo de cada um. Existem várias técnicas que podem ajudar o funcionário a aproveitar melhor o tempo, ou seja, ser mais produtivo, por exemplo:

Técnica Pomodoro - ela propõe uma divisão do fluxo de trabalho em momentos de alta concentração. Primeiro, o funcionário deve fazer um checklist com todas as tarefas a serem cumpridas durante o dia. Depois, deve dividir o tempo disponível em períodos de 25 minutos, chamados “pomodoros”, e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.

  • Tempo - pode ser usado o cronometro do celular para marcar o tempo. Quando o timer tocar, ao fim dos primeiros 25 minutos, o funcionário deve fazer um X nas tarefas concluídas ou informar o status do trabalho, como “50% concluído”;
  • Pausa - concluída a tarefa, deve ser feita uma pausa de cinco minutos. Esse intervalo pode ser usado para ir banheiro, tomar um copo d’água ou dar atenção ao filho, por exemplo;
  • Ciclos - a cada quatro ciclos de 25 minutos, pode ser feita uma pausa maior, entre 15 e 30 minutos para descansar. Esses intervalos são fundamentais para oxigenar o cérebro e aumentar a agilidade mental.

Equilibre trabalho e vida pessoal junto com a equipe em home office

Oferecer opções de trabalho flexíveis, como o home office, é uma forma de estabelecer um equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal. Pois, quando não é necessário se deslocar até a empresa, o funcionário tem menos estresse, trabalha mais à vontade e pode dispor de mais tempo para sua vida pessoal.

No entanto, é preciso tomar cuidado para que alguns funcionários não se tornem viciados em trabalho quando adotam o home office. Portanto, incentive a equipe em home office a gerenciar o tempo da forma correta:

  1. Converse com a equipe sobre os horários de início e término das atividades e verifique que se todos estão respeitando essa regra. Na medida do possível, evite entrar em contato com os funcionários fora do horário estipulado;
  2. Estimule os funcionários a terem um tempo de lazer, seja com família ou de forma individual;
  3. Espaireça, procure conversar sobre amenidades em momentos oportunos para que o dia a dia de trabalho, mesmo á distância, seja mais leve;

A pandemia de Covid-19 impôs um cenário extremamente desafiador, o que pode causar insegurança e afetar o trabalho. Entretanto, sentir-se amparado, compreendido e estimulado tem um reflexo positivo nas relações de trabalho e na execução das tarefas, o que aumenta as chances de obter bons resultados.

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