O eSocial e o Certificado Digital ajudam as empresas a cumprirem as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias com mais agilidade, eficiência e segurança. Para que a empresa esteja em conformidade com as regras e exigências referentes ao rumo de atuação, é preciso preencher e disponibilizar um alto volume de informações, formulários e documentos para as diferentes organizações governamentais, correto?

Portanto, é fundamental entender como funciona o eSocial com certificado digital para facilitar a rotina de trabalho de determinados setores da empresa e contar com as vantagens desse novo modelo. Se você quer saber tudo sobre o assunto, basta continuar a leitura, é sobre isso que falaremos nas próximas linhas. Vamos lá!

O que é o eSocial

eSocial é o termo referente ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Funciona como uma plataforma para unificar e facilitar a comunicação entre empresas empregadoras e o Governo. Com essa plataforma digital, é possível fazer o envio e a troca de informações que dizem respeito aos colaboradores da empresa e suas obrigações como os órgãos governamentais competentes.

O eSocial foi instituído em 2014 por meio do decreto nº 8373/2014 por meio de uma ação conjunta entre Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal e Instituto Nacional do Seguro Social e Ministério do Trabalho.

O objetivo desse esforço é o de facilitar e tornar mais simplificados todos os processos de responsabilidade dos empregadores junto ao governo, como o envio dos dados trabalhistas, fiscais e previdenciários de seus funcionários.

Por isso, desde o ano de 2018, todas as empresas são obrigadas a atuar com o modelo de responsabilidade do eSocial. O único modelo que está isento de atuar com o eSocial são as empresas MEI, que continuam a utilizar o documento de Declaração Simplificada (DAS).

Com a centralização dos dados trabalhistas, previdenciários e fiscais, as empresas passam a enviar diversos documentos, antes feitos de maneira não centralizada, como:

  • Livro de Registros de Empregado;
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • Relação Anual de Informações Sociais;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • Comunicação de Dispensa;
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • Quadro de Horário de Trabalho;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para Controle de Admissão e Demissão;
  • Guia da Previdência Social.

A principal mudança, portanto, é que todos esses documentos são enviados de maneira digital e ficam armazenados de forma centralizada, facilitando os cadastros e os acessos a essas informações importantes sobre a empresa. Na maioria dos casos, as informações são automaticamente armazenadas pela empresa. Mas, para que o envio passe a funcionar de modo automático, será preciso que todos os dados sejam imputados no sistema.

Outra importante mudança é que para acessar o Portal do eSocial é preciso contar com um certificado digital. Tal certificado é o que permite que as informações sejam feitas de maneira digital, garantindo que apenas a empresa empregadora tenha acesso e possa modificar as informações e dados enviados para o Portal.

eSocial e Certificado Digital

Com o objetivo de diminuir a burocracia para o envio de dados fiscais, trabalhistas e previdenciários, o Portal do eSocial conta com um sistema de segurança que garante a integridade das informações contidas nos formulários online. Logo, o certificado digital garante mais segurança, autenticidade e validade ao Portal do eSocial.

O certificado digital é aplicado para realizar o envio do eSocial por utilizar uma tecnologia de criptografia que permite identificar os responsáveis e titulares, possibilitando a autenticação dos documentos enviados com validade jurídica.

Por essa razão, o certificado digital é o responsável por validar, garantir a segurança e facilitar o acesso, de maneira efetiva, ao Portal do eSocial. O certificado digital, ferramenta muito empregada na maioria dos sistemas presentes nas organizações governamentais, faz a identificação das milhares de empresas usuárias do sistema.

A declaração do IR também se tornou bastante descomplicada ao utilizar o certificado digital e contar com a desburocratização dessa atividade e com a facilidade de contar com um sistema totalmente integrado e descomplicado.

Benefícios do certificado digital para o eSocial

Dentre as inúmeras vantagens do certificado digital para o eSocial, existem três que se destacam como principais. Confira abaixo!

  • Otimização

O principal objetivo de utilizar um certificado digital para autenticação e acesso ao Portal do eSocial é a otimização de tempo e de espaço. O certificado faz com que todo o processo seja mais ágil e funcional. Afinal, não existe mais a necessidade do contribuinte realizar o cadastro e preenchimento de diversas guias e formulários separadamente.

Além disso, todos os documentos requeridos devem ser encaminhados ao cartório para a autenticação deles. Soma-se a isso, a capacidade de armazenar tais documentos em arquivos de computador, eliminando a necessidade de espaços físicos para armazenar os documentos e guias.

  • Economia

A economia financeira também aparece como um dos principais benefícios por eliminar os gastos com impressão de papéis, deslocamento para autenticação e gastos referentes, correção de erros e diminuição na demanda de logística para realizar todo o processo. Tudo é feito de maneira digital, podendo ser acessado e corrigido sempre que houver necessidade, sem gastos adicionais.

  • Segurança

A certificação digital tem o respaldo de chaves criptografadas que efetivam a segurança das informações e a autenticação dos documentos cadastrados. Toda a transmissão de dados e informações é realizada digitalmente e com menores chances de vazamento de informações e possibilidade de erros humanos. Devido à crescente preocupação com a Lei de Segurança de Dados, as empresas precisam assegurar que as informações relevantes sobre colaboradores e clientes sejam feitas de maneira segura.

Os principais tipos de Certificado Digital

Existem diferentes tipos de certificados digitais e, para que o processo de envio e acesso ao eSocial seja ainda mais descomplicado, conforme uma norma de orientação da própria plataforma, eles acontecem com os tipos A de assinatura digital e em duas etapas. Veja a seguir!

  • Certificados do tipo A

Esses são certificados que se referem às assinaturas digitais e são indicados para assinar documentos ou transações com identificação do titular e validação das operações realizadas. Tal certificado oferece uma validação jurídica que equivale à assinatura tradicional física e pode ser usado para diversas finalidades. Dentro da classe do tipo "A", os formatos mais recomendados para esse caso são o A1 e A3.

    • A1

O certificado digital A1 é um arquivo que comporta os formatos PFX ou P12 e deve ser instalado em um ou mais computadores. Ao ser feito corretamente, o A1 conta com um prazo de validade de 12 meses, devendo ser renovado ao término da validade.

    • A3

O certificado digital A3 comporta diferentes formatos de mídia que podem determinar o objetivo e forma de uso, como cartão plástico com chip ou pendrive. O prazo de validade do A3 é de 12, 24 ou 36 meses, sendo necessário fazer a renovação após esse período.

Cada modelo apresenta vantagens e desvantagens que podem suprir as necessidades de empresas diversas. Portanto, cada negócio deve entender qual a melhor solução para o seu momento, como flexibilidade e custos para implementação.

O eSocial e o certificado digital funcionam como uma ferramenta para desburocratizar e facilitar os processos que são de responsabilidade da empresa ao prestar contas com as obrigações previdenciárias, trabalhistas e sociais, como a declaração do IR com o certificado digital. Além de centralizar as informações, possibilita economia de tempo e de recursos, bem como a otimização dos processos e mais segurança nas informações disponibilizadas, já que tudo é feito de maneira digital.

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