Quando você precisa assinar um documento físico, como um contrato de locação, o que você pensa? Ir ao cartório, reconhecer firma, colher assinaturas, ir à imobiliária. Isso tudo é uma enorme burocracia! Não é? Mas, então, como funciona a assinatura digital?
Quando você usa um certificado digital para fazer a mesma coisa, o processo é simples. Ao assinar digitalmente um documento, você confere a ele total segurança e a mesma validade jurídica de um documento físico, sem a necessidade de sair de casa ou do trabalho. Você assina em alguns minutos e pode enviar o contrato por e-mail ou em aplicativos de mensagens instantâneas.
Neste post, você vai entender as implicações e os detalhes de funcionamento da assinatura digital. Confira e descubra em quais situações ele pode facilitar a sua vida.
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma identidade eletrônica, ou seja, é uma chave virtual que identifica uma pessoa ou empresa, comprovando sua autoria na concordância com um fato ou na autenticação de um compromisso.
No lugar de usar caneta e papel para se comprometer com o aluguel de uma casa, por exemplo, os envolvidos usam seus certificados digitais para registrar virtualmente suas assinaturas no contrato, o que serve de comprovação de que o locador e o locatário concordam com as regras estabelecidas para a locação.
A diferença é que uma assinatura de próprio punho pode ser falsificada. Existem técnicas para confirmar a autenticidade de uma assinatura feita à mão. Elas consideram o traço, a força aplicada no papel e as características dos movimentos que compõem as letras.
Contudo, isso depende de um perito, chamado de grafotécnico. Por isso, o mais comum é que seja preciso reconhecer firma em cartório, para que, com base em uma análise dos documentos de identidade, o cartorário ateste que a assinatura é autêntica — correspondente à pessoa mencionada no documento.
No caso do certificado digital, a falsificação não é possível, pois há uma chave privada única, que é inviolável e está protegida por criptografia. Como o certificado é emitido por uma empresa autorizada, a validade dele é atestada no momento da emissão.
Além da vantagem de segurança e da facilidade, o meio ambiente também agradece. Afinal, o documento eletrônico é sustentável, ou seja, elimina os gastos com impressão e armazenamento físico de papéis. Você reduz custos em sua empresa e ainda fica de bem com o planeta!
Mas atenção! A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma, não o registro do documento em cartório, que são procedimentos diferentes. “Firma” é um sinônimo de assinatura, portanto, o “reconhecimento de firma” atesta que ela é verdadeira e corresponde à pessoa que assina.
O registro do documento em cartório é quando o próprio contrato, com suas cláusulas, testemunhas e participantes é registrado, atestando o que foi combinado e disposto no documento.
Ah! E outro ponto que vale destacar é que assinatura digital e diferente da assinatura eletrônica, ok?
Outras utilidades do certificado digital
Além de permitir a assinatura de documentos virtuais, a assinatura digital pode ser usada para comprovar uma identidade com fins diversos, como:
- em declarações fiscais, como a de Imposto de Renda, pessoa física e jurídica;
- acessar plataformas como o E-Cac e o E-Social, que disponibilizam serviços públicos;
- se cadastrar em órgãos diversos, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) e o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
- fazer alterações contratuais de empresas, por meio da RedeSim.
Como funciona a assinatura digital?
Com o que dissemos até aqui, você já tem uma boa ideia sobre como funciona a assinatura digital de contratos, do uso do certificado digital e da formalização da assinatura digital, mas, provavelmente, ainda deve estar em dúvida sobre alguns detalhes. Vamos entender um pouco melhor sobre como a certificação digital funciona, começando pela criptografia.
Se você imagina que a criptografia é uma novidade, precisa assistir a um filme chamado “O jogo da imitação”, que conta como o matemático Alan Turing, considerado o pai da computação e da inteligência artificial, contribuiu para o fim da Segunda Guerra Mundial, decifrando mensagens codificadas com criptografia.
As mensagens com troca de informação de guerra eram escritas a partir de um código. Para entender o significado delas, quem as recebia precisava usar essa codificação para “traduzi-las”. Não vamos nos alongar em contar a história toda para evitar spoilers e para não perdermos a objetividade no texto, mas a comparação ajuda a entender a criptografia atual.
Dito isso, quando alguém acessa os dados de um certificado digital, eles não fazem sentido, pois foram registrados com uma forma muito avançada da técnica desvendada por Turing. As informações ficam inacessíveis, protegidas por uma chave privada única, que só pode ser usada pelo proprietário do certificado.
Mesmo os sistemas que verificam a validade do certificado não têm acesso a essa chave. Eles verificam uma chave pública, que apenas permite a verificação de autenticidade. Em outras palavras, o certificado comprova que a chave pública, que pode ser acessada, corresponde a uma determinada pessoa.
As autoridades certificadoras
Para garantir a confiabilidade desses registros, o certificado digital é emitido por uma autoridade certificadora, como a Serasa Experian. No Brasil, contamos com a autoridade certificadora raiz, a ICP-Brasil, que é a entidade que fiscaliza, autoriza e audita as autoridades certificadoras que podem emitir os certificados digitais.
Ou seja, a ICP-Brasil verifica se as normas e diretrizes das práticas e políticas de emissão de certificados digitais estão sendo seguidas, mantendo a confiabilidade do sistema emissor nacional.
Os tipos de certificado digital
Existem certificados digitais para pessoa física, o e-CPF; para pessoa jurídica, o e-CNPJ; e os exclusivos para emissão de notas fiscais, o NF-e.
Enquanto o primeiro (e-CPF), permite assinar em nome de um ser humano, o segundo (e-CNPJ), corresponde a assinatura feita em nome de uma empresa, que também pode usar o terceiro (NFe), para ser reconhecida em órgãos públicos e emitir notas fiscais eletrônicas.
Isso porque, atualmente, vários procedimentos fiscais e até a emissão de notas, precisam ser autenticadas com o uso de um certificado digital.
Os certificados digitais precisam ser renovados periodicamente, de acordo com o período de validade de cada um, que varia de 1 a 3 anos. Essa renovação é importante para a segurança e garante confiabilidade ao sistema de certificação.
Você pode usar certificados no formato de software, que são instalados em um computador, são chamados de A1 e têm validade de 1 ano. Nesse caso, ele estará registrado na sua máquina e poderá ser exportado, como as empresas fazem para que os seus contadores possam usar o certificado para alguns procedimentos fiscais, como envio de relatórios para a receita federal em nome da empresa.
O certificado também pode ser salvo em uma mídia física, como um cartão com chip ou um token USB. Esse formato é identificado como A3 e tem validade variável, de 12, 24 ou 36 meses.
Como obter um certificado digital?
Existem regras e procedimentos para garantir a segurança, a inviolabilidade e a autenticidade de seu certificado digital. Por isso, você precisa de uma empresa certificadora — como a Serasa Experian, pioneira nesse segmento.
Desde que começou a pandemia, avançamos bastante em termos de facilidade, pois passamos a executar o processo de emissão por meio de videoconferência, para os certificados modelo A1. Apenas os certificado A3 exigem a emissão presencial. O processo é simples e seguro, com 3 passos básicos, que são:
- compra: pode ser feita totalmente online, você escolhe a forma de pagamento e agenda a emissão;
- emissão: confirmado o pagamento, a emissão é feita online (no caso do A1), na data agendada;
- instalação: após uma rápida reunião virtual, na qual são confirmados os seus dados, a emissão passa por um processo de aprovação. Assim que ele termina, você pode baixar o seu certificado.
Então, agora que você sabe como funciona a assinatura digital, basta contratar o produto e agendar o melhor dia e hora para a emissão do certificado. No horário combinado, um de nossos colaboradores estará disponível por meio de uma teleconferência e vai passar todas as informações que você precisar.
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