Como assinar um documento digitalmente?

Nem todo documento precisa de papel e caneta para ser assinado. Com o avanço da transformação digital, já é possível validar contratos e outros arquivos importantes de maneira segura e rápida — sem sair do escritório. A assinatura eletrônica virou uma alternativa moderna e eficiente, pois é capaz de eliminar gastos com deslocamentos e autenticações cartoriais, além de contribuir para processos mais sustentáveis.

A assinatura digital possui valor legal e se apresenta como uma solução mais atual que a assinatura manual: ela oferece mais agilidade na formalização de documentos e garante proteção às informações. É uma ferramenta que atende às exigências de segurança sem complicar os fluxos.

Leia também: Como assinar documento digitalmente de forma gratuita pelo Gov.br

Nós, da Serasa Experian, reunimos informações úteis para ajudar quem deseja assinar digitalmente com agilidade e segurança. O procedimento pode variar conforme o tipo de arquivo e há opções simples para diferentes formatos, como Word e PDF. A seguir, explicamos como funciona esse processo e quais opções estão disponíveis:

Afinal, como é assinado um documento digitalmente e que seja válido?

Atualmente, existem diversas maneiras de assinar documentos no ambiente digital. A maioria das plataformas oferece soluções gratuitas, embora muitas imponham certas restrições de uso, como número de assinaturas ou recursos limitados. Ainda assim, essas alternativas são seguras e autênticas para assinar documentos com qualidade.

Esse processo pode ser realizado em diferentes formatos e dispositivos, inclusive computadores, tablets e celulares. No entanto, para que a assinatura tenha validade jurídica, o arquivo precisa estar nos formatos PDF, XML ou P7S. A assinatura pode ser aplicada diretamente no Adobe Acrobat Reader ou por meio de serviços especializados em coleta de assinatura, como o Bycloud. Abaixo, confira duas maneiras de assinar documento digitalmente.

Como assinar documentos pelo PDF no Adobe Reader?

Primeiramente, você tem a possibilidade de assinar digitalmente arquivos em PDF e em Word. Isso é importante para que você use o software correto para dar continuidade ao processo de assinatura.

1. Após ler o documento na íntegra, vá em “ferramenta” na barra superior.

2. Procure a opção “certificados” e clique em “abrir”.

3. Na barra superior vai aparecer a opção “assinar digitalmente”, clique nela!

4. Por fim, vá ao final do texto, no espaço para colocar sua assinatura e faça um quadrado, demarcando o espaço que irá ficar sua assinatura digital. Na sequência vai abrir uma janela com os certificados digitais identificados. Selecione o certificado com seus dados e clique em “continuar”. Em seguida, clique em “assinar”.

Assim, basta salvar o documento e pronto! Ele foi assinado digitalmente.

Como assinar documento digitalmente no Microsoft Word?

1. Após ler o documento na íntegra, clique em “arquivo”, depois em "Informações" e então, em "Proteger Documento". Na sequência, clique em “adicionar uma assinatura digital”.

2. Neste momento aparecerá uma janela para preencher algumas informações como o “tipo de compromisso” - escolha a opção mais aderente e depois preencha o "objetivo da assinatura deste documento".

Nesse exemplo selecionamos a opção “aprovou esse documento” e preenchemos como "teste". Certifique-se de que o certificado digital selecionado está correto e clique em “assinar” para finalizar.

3. Pronto seu contrato foi assinado!

Nesse exemplo, selecionamos a opção "aprovou esse documento" e preenchemos como "teste". Certifique-se de que o certificado digital selecionado está correto e clique em "assinar" para finalizar. Pronto, seu contrato foi assinado!

Saiba mais sobre como assinar documentos com segurança no nosso vídeo exclusivo! Confira:

O que diferencia a assinatura eletrônica da assinatura digital?

A assinatura digital é uma das "modalidades" da assinatura eletrônica, mas não são exatamente a mesma coisa. Embora os dois termos apareçam frequentemente como sinônimos, eles se referem a formas distintas de validar documentos no meio digital.

A assinatura eletrônica equivale a qualquer método eletrônico capaz de confirmar a identidade de quem assina. Essa verificação pode acontecer de diferentes maneiras, como autenticação facial, uso de senha, login, geolocalização ou reconhecimento biométrico.

Por outro lado, a assinatura digital precisa do certificado digital, um recurso mais complexo e seguro. Esse certificado funciona como um arquivo eletrônico vinculado a dados específicos da pessoa física ou jurídica — nome, CPF ou CNPJ, nome de usuário, entre outras informações — além de conter um par de chaves criptográficas que asseguram a validade jurídica da assinatura.

A emissão do certificado digital só pode ser feita por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à estrutura do ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), sistema nacional responsável por dar suporte e autenticidade à identificação digital no país. Logo, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Entenda no quadro abaixo:

Como funciona o processo de assinatura eletrônica?

Para quem sempre lidou com contratos em papel, a transição para o meio digital pode ser confusa — especialmente em relação à segurança. É comum questionar como assegurar que o responsável pela assinatura é, de fato, a pessoa autorizada, ou ainda, de que forma o sistema deduz que o documento permaneceu intacto após o aceite.

Essas preocupações fazem sentido e estão no centro das soluções adotadas pelas plataformas de assinatura eletrônica. E o processo para isso envolve ferramentas tecnológicas que validam tanto a identidade do assinante quanto a integridade do arquivo assinado. Entenda a seguir:

1. Elementos de verificação da identidade

A identificação do signatário acontece com a ajuda de mecanismos conhecidos como pontos de autenticação. Essas etapas de verificação são responsáveis por confirmar que a assinatura foi feita pela pessoa autorizada, utilizando dados como senhas, biometria, localização ou outras informações digitais vinculadas ao usuário. Quanto mais etapas o sistema exige, maior o grau de segurança na identificação.

2. Proteção do conteúdo: criptografia e código hash

Além da identificação, a assinatura eletrônica precisa garantir que o conteúdo do documento não foi alterado após o aceite. Essa proteção se dá por meio do uso do código hash — um tipo de criptografia que gera um código único com base no conteúdo do arquivo.

Esse código funciona como uma "impressão digital" do documento. Qualquer modificação, por menor que seja, invalida o hash e denuncia a alteração. Assim, o código criptografado protege cada página e assegura a autenticidade do material, impedindo adulterações.

A assinatura digital é segura?

A assinatura digital é extremamente segura, muito mais do que as pessoas imaginam, pois ela é protegida por criptografia, que consiste em armazenar dados com um código incompreensível para agentes externos. Ou seja, os dados de assinatura não aparecem com informações como nome e número de documento, mas com um código aleatório que não faz sentido se você não tiver a ferramenta para decifrá-lo.

Esse mecanismo pode ser comparado com a chave de uma porta, mas muito mais complexa, portanto, mais difícil de falsificar. Aliás, o nome do código é exatamente "chave privada". Só o proprietário do certificado digital pode usá-lo. Até mesmo para verificar se a assinatura é válida, é usado um outro código, chamado de "chave pública".

O mais importante é que você saiba que é mais fácil falsificar uma assinatura escrita do que a digital.  Por quê? Porque copiar uma assinatura no papel só depende de habilidades manuais, não digitais.

A assinatura digital tem validade jurídica?

Essa é uma dúvida muito comum, o que é natural diante de qualquer inovação. Nos acostumamos a precisar ir ao cartório, a carimbos e outras exigências burocráticas com o objetivo de garantir a validade de contratos e a segurança jurídica.  

Contudo, desde que foi editada a MP nº 2.200-2, em agosto de 2001, a certificação digital passou a ser reconhecida juridicamente. Isso significa que a assinatura digital equivale a uma de próprio punho, mesmo que reconhecida em cartório.  

A exigência para garantir essa validade é que a emissão do certificado digital respeite as regras estabelecidas pela MP, que normatiza o processo de certificação. Essas normas definem a infraestrutura das Chaves Públicas Brasileiras (ICP - Brasil).

Benefícios da assinatura digital

A adoção da assinatura digital pode beneficiar mais do que apenas a digitalização de processos: essa solução ajuda as empresas a operarem internamente e ter mais controle, precisão e agilidade para a tomada de decisões. Trata-se de uma solução estratégica que responde às demandas atuais por eficiência e segurança sem depender de papel, cartório ou deslocamento. Cada setor colhe ganhos específicos com essa tecnologia.

Confira alguns exemplos:

• Departamento pessoal: a formalização de contratos e a organização de documentos se tornam mais ágeis. O tempo entre a proposta e a contratação efetiva diminui e o acesso a arquivos importantes passa a ser imediato;

• Área jurídica: documentos com valor legal ganham mais camadas de proteção. A rastreabilidade da assinatura permite comprovar autoria e autenticidade, o que reduz disputas e simplifica auditorias;

• Setor financeiro: a análise e aprovação de contratos relacionados a crédito, empréstimos ou pagamentos se tornam mais diretas. A assinatura digital remove etapas intermediárias e contribui para decisões mais rápidas.

É preciso reconhecer firma para assinar documento digitalmente?

Com a assinatura digital, o ato de reconhecer firma em cartório deixa de ser obrigatório. O processo já inclui mecanismos técnicos que atestam a identidade do signatário de forma segura, dispensando etapas presenciais e burocráticas.

A autenticação acontece por meio de chaves criptográficas que protegem o conteúdo e asseguram que nenhuma alteração seja feita após a assinatura. Esse sistema também impede que outra pessoa assine em nome do titular sem autorização.

Todo esse respaldo técnico tem fundamento jurídico. Aliás, a assinatura digital conta com reconhecimento legal no Brasil por meio da ICP-Brasil, estrutura oficial responsável por validar os certificados digitais usados nesse tipo de operação.

O que podemos esperar da assinatura digital?

Como muitas das tecnologias que conhecemos, a utilidade da certificação digital não está limitada à confirmação de autenticidade de um documento ou contrato, por exemplo. Para se ter uma ideia, o Inmetro está em processo de implantação de um sistema que usa a certificação digital nas bombas de combustível.

O objetivo é evitar fraudes, como a adulteração da medição da bomba (de combustível, claro!). Essa irregularidade é adotada por alguns postos de gasolina, para que a quantidade de combustível transferida para o veículo seja menor que a registrada na bomba.  

Com a assinatura digital instalada na bomba, a ideia é impedir que alterações sejam feitas sem o uso de uma chave concedida pelo sistema IPC Brasil. Desse modo, o motorista poderia confirmar a quantidade de combustível abastecida por meio de um aplicativo de celular.  

Isso significa que vários mecanismos e sistemas podem usar esse tipo de solução, o que facilita a contabilização de impostos e a fiscalização. Como essas inovações também geram economia de recursos, a tendência de ampliação de uso é grande.

Confira mais detalhes sobre o certificado digital e como ele funciona no vídeo abaixo:

Para concluir, o mais importante na hora de escolher a sua opção de certificado é buscar por uma Autoridade Certificadora. Depois, basta escolher a melhor opção para a sua assinatura digital. São vários modelos de certificado, com diferentes períodos de validade.

Agora que você já sabe como assinar documento digitalmente, que tal conferir outros conteúdos úteis acerca do segmento e entender como assinar documentos pelo celular? Não perca e até a próxima.