Você sabia que já é possível autenticar documentos de forma totalmente online, sem precisar ir até o cartório? Com isso, não é mais preciso enfrentar deslocamentos e filas, o que gera economia de tempo e evita aglomerações, fator essencial para qualquer um que procura evitar a burocracia.

No entanto, apesar dessa possibilidade existir desde 2020, muita gente não sabe como fazer e quais são os requisitos para conseguir validar seus documentos. Neste texto, vamos explicar para você como esse processo funciona. Confira!

O que é reconhecimento de firma? 

Antes de entendermos como funciona a autenticação de documentos digitais, vamos compreender o que ela significa. Chamada também de reconhecimento de firma, é um processo previsto na legislação para comprovar a autenticidade de documentos. Ele fornece fé pública a documentos, utilizando como base uma assinatura. É bem comum que esse tipo de procedimento seja exigido para questões jurídicas, como autorizações de viagens de menores, contratos, transferências de bens, entre outros.

Onde fazer?

A autenticação de documentos pela internet pode ser feita pela plataforma e-notariado, da Central Notarial de Certificação Digital (Cenad). Segundo o Colégio Notarial do Brasil (CNB), responsável pela Cenad, o procedimento permite a “materialização e desmaterialização” da autenticação do documento, o que torna a sua movimentação, já certificada, mais rápida.

O processo pode ser feito no aplicativo e-Notariado disponível nas lojas de apps. Inclusive, é nele que ficará armazenado o certificado digital. Também é possível realizar o procedimento pelo site da plataforma com o mesmo nome. Ali, além de validar, o interessado verifica se a documentação foi reconhecida.

Como fazer a autenticação? 

Para fazer a autenticação online, é preciso tirar um certificado digital, que pode ser obtido em um tabelionato de notas credenciado como Autoridade Notarial. A emissão do certificado digital, para essa finalidade, é gratuita, bastando comparecer ao tabelionato de sua preferência levando documento de identidade e comprovante de residência.

Após a obtenção do certificado, se o documento for digital, é preciso enviá-lo por e-mail. Agora, se o documento for físico, será necessário comparecer ao tabelionato para digitalizá-lo e, assim, enviá-lo para a autenticação.

A plataforma entrega o documento já certificado ao tabelião, que será responsável por verificar sua autenticidade. Após o procedimento, a plataforma gera um comprovante com dados do notário ou responsável que tenha feito a assinatura de autenticação, bem como a data e hora da assinatura, além de um código de verificação.

Por que o Certificado Digital é importante para a autenticação? 

É o certificado digital que dá segurança a esse tipo de processo. Existem diversos tipos de certificados, para atender a diferentes necessidades. Entre as principais categorias, podemos citar:

  • e-CPF, Identidade Digital destinada a pessoas físicas;
  • e-CNPJ, identidade de pessoas jurídicas e atrelado ao CNPJ;
  • NF-e, certificado digital para quem precisa emitir notas fiscais eletrônicas, que permite o reconhecimento da empresa diante dos órgãos públicos.

A Serasa Experian oferece Certificados Digitais, disponibilizando diversos tipos de assinatura digital, como o e-CNPJ, o e-CPF, o e-Saúde, o e-Jurídico e o e-Contador.

Cada uma delas fornece serviços específicos para cada cidadão e profissional. Para mais informações, visite o site Serasa Experian Certificado Digital.

Quais são os benefícios de fazer autenticação de documentos online? 

É claro que a digitalização de diferentes processos traz, à primeira vista, vantagens como mais rapidez e também menos erros. E, quando o assunto é a autenticação de documentos, os benefícios são bem parecidos. Além disso, ela pode oferecer:

  • a possibilidade de realizar a materialização e a digitalização das autenticações em diversos cartórios, logo, trazendo mais flexibilidade;
  • é possível enviar o documento tanto para pessoas quanto para outros órgãos, além de verificar a validade de outras autenticações;
  • redução de custos, já que a validação pode ser feita digitalmente, não necessitando ir até um cartório e arcar com os custos cobrados pelo procedimento. Além da economia com o uso de papel, impressora e também de transporte dos documentos;
  • confere validade jurídica aos documentos digitais;
  • menos burocracia, simplificando os processos de reconhecimento de firma, justamente por permitir ser feito de qualquer lugar com internet;
  • oferece mais conveniência tanto para pessoas físicas, quanto jurídicas, já que facilita a autenticação;
  • traz mais eficiência para lidar com documentos e também para a comprovação de atos jurídicos. O que facilita muito no caso empresarial, pois podem cuidar de seus processos legais com mais agilidade, além de diminuir as possibilidades de erros ou fraudes;
  • oferece a mesma validade legal para operações digitais, que se daria para processos feitos no papel.
Como era feito antes? 

Antes da digitalização, para se autenticar um documento, era necessário ir até o cartório pessoalmente, levando consigo o documento. Além disso, era preciso que a pessoa reconhecesse firma, isto é, que ela tivesse a sua assinatura atestada no cartório. Dessa forma, ela estava autorizada a autenticar um documento.

Agora, desde o dia 18 de outubro de 2021, os cartórios de notas conectados à plataforma e-Notariado, podem reconhecer, ou melhor, autenticar os documentos digitalmente. Eles utilizam a tecnologia blockchain, a mesma usada para validar transações com moedas digitais.

Quem pode fazer? 

Qualquer pessoa que tenha interesse em autenticar os seus documentos, pode fazer o reconhecimento de firma digital. Porém, ela precisa ter um certificado digital notarizado. Isto é, a identidade de uma pessoa física ou jurídica reconhecida por um notário.

Se não tiver o certificado digital nessas condições, é possível conseguir por meio de um Tabelionato de Notas credenciado. O processo é gratuito, e pode ser realizado tanto de forma online, por videoconferência, quanto presencialmente.

A autenticação de documentos é um processo muito importante para a validação de diferentes procedimentos. É por meio desse mecanismo que pessoas físicas e jurídicas conseguem comprovar que as informações que estão no documento são verdadeiras, não apenas para as partes envolvidas, mas também, de forma pública. Garantindo mais segurança para que negociações, contratos e até autorizações sejam processadas.

A sua digitalização não é só uma necessidade, mas também, mostra uma tendência cada vez maior de trazer a tecnologia para os processos mais burocráticos.

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