Autentificação de documentos: aprenda a fazer de forma online

Já não é novidade que hoje em dia você pode assinar documentos digitalmente. Mas você sabia que é possível autenticar documentos de forma totalmente online, sem precisar ir até o cartório? Com isso, não é mais preciso enfrentar deslocamentos e filas, fator essencial para qualquer um que procura evitar a burocracia.

No entanto, apesar de essa possibilidade existir desde 2020, muita gente não sabe como fazer e quais são os requisitos para conseguir validar seus documentos. Neste texto, vamos explicar para você como esse processo funciona. Confira!

O que é a autenticação de documentos? 

Antes de entendermos como funciona a autenticação de documentos, vamos compreender o que ela significa. Esse é um processo previsto na legislação para comprovar a autenticidade de documentações.

A autenticação é o ato pelo qual um cartório (tabelionato de notas) confirma que a assinatura aposta em um documento corresponde à assinatura cadastrada de determinada pessoa. Em outras palavras: o tabelião atesta que “a firma (assinatura) é desta pessoa”, conferindo segurança jurídica às partes que vão usar o documento.

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É importante ressaltar que esse processo não analisa o conteúdo do documento — apenas a autoria da assinatura, fornecendo fé pública a documentos com base nisso. É bem comum que esse tipo de procedimento seja exigido para questões jurídicas, como autorizações de viagens de menores, contratos, transferências de bens, entre outros. Entenda mais sobre seu uso a seguir:

Para que serve a autenticação de documentos?

O principal objetivo da autenticação é confirmar a veracidade de assinaturas, cópias e informações presentes em um documento. Esse processo garante que os dados foram fornecidos ou reconhecidos pelas partes envolvidas, atribuindo segurança jurídica e validade legal ao conteúdo.

Esse processo possui diversos usos, sendo que é especialmente útil em transações formais, como contratos, procurações, escrituras, entre outros, nos quais a confiança entre as partes ou a exigência de um órgão oficial demanda uma verificação adicional.

Tenha em mente que esse procedimento evita fraudes, facilita processos burocráticos e assegura que o documento possa ser aceito em órgãos públicos, empresas ou instituições financeiras — aspecto fundamental para as empresas.

Onde a autenticação de documentos deve ser feita?

A autenticação de documentos pela internet pode ser feita pela plataforma e-Notariado, da Central Notarial de Certificação Digital (Cenad). Segundo o Colégio Notarial do Brasil (CNB), responsável pela Cenad, o procedimento permite a “materialização e desmaterialização” da autenticação do documento, o que torna a sua movimentação, já certificada, mais rápida.

O processo pode ser feito no aplicativo e-Notariado disponível nas lojas de apps. Inclusive, é nele que ficará armazenado o certificado digital. Também é possível realizar o procedimento pelo site da plataforma com o mesmo nome. Ali, além de validar, o interessado verifica se a documentação foi reconhecida.

Além disso, é claro, os documentos também podem ser autenticados no cartório. Esse serviço continua disponível e é amplamente utilizado para validar cópias e assinaturas. A autenticação cartorial é realizada por um tabelião, que verifica se a cópia de um documento é fiel ao original ou se a assinatura foi realmente feita pela pessoa indicada, mediante apresentação de documento de identidade.

Quais são os documentos necessários para fazer uma autenticação?

Para fazer uma autenticação em cartório, os documentos exigidos podem variar conforme o tipo de autenticação (de cópia ou de assinatura). Veja os principais casos:

Além disso, os cartórios podem exigir outros documentos em situações específicas, como em casos de documentos técnicos, em língua estrangeira ou emitidos fora do Brasil. Os procedimentos e exigências também mudam caso seja utilizado algum tipo de assinatura digital, por isso, recomendamos sempre consultar o cartório antes de ir.

Quais são os tipos de autenticação existentes?

A autenticação de um documento pode ser feita por diferentes métodos, dependendo do contexto (físico ou digital) e do nível de segurança necessário. Veja abaixo as principais formas:

1. Autenticação baseada em senha

Essa forma de autenticação é comum em ambientes digitais. Para acessar ou validar um documento, o usuário fornece uma senha previamente cadastrada. Embora simples, esse método é vulnerável se a senha for fraca ou compartilhada. Pode ser usado em sistemas que exigem login para acessar ou assinar documentos.

2. Autenticação biométrica

Utiliza características físicas únicas, como impressão digital, reconhecimento facial ou de voz, para confirmar a identidade do usuário. É considerada uma forma segura de autenticação, muito usada em aplicativos bancários, assinatura de contratos digitais e validação de documentos em dispositivos móveis.

3. Autenticação de dois fatores (2FA)

Combina dois métodos distintos de verificação, como senha + código enviado por SMS, senha + biometria ou, então, como em uma assinatura híbrida. É amplamente utilizada em plataformas que exigem segurança extra para assinar ou acessar documentos confidenciais.

4. Autenticação com assinatura eletrônica

Nesse caso, o documento é assinado digitalmente usando uma assinatura eletrônica simples ou com certificado digital ICP-Brasil, que tem validade jurídica. Esse método é seguro e aceito em diversos processos legais e empresariais.

E como fazer a autenticação de documentos online?

Para fazer a autenticação online, é preciso tirar um certificado digital, que pode ser obtido em um tabelionato de notas credenciado como Autoridade Notarial. A emissão do certificado digital, para essa finalidade, é gratuita, bastando comparecer ao tabelionato de sua preferência levando documento de identidade e comprovante de residência.

Após a obtenção do certificado, se o documento for digital, é preciso enviá-lo por e-mail. Agora, se o documento for físico, será necessário comparecer ao tabelionato para digitalizá-lo e, assim, enviá-lo para a autenticação.

A plataforma entrega o documento já certificado ao tabelião, que será responsável por verificar sua autenticidade. Após o procedimento, a plataforma gera um comprovante com dados do notário ou responsável que tenha feito a assinatura de autenticação, bem como a data e hora da assinatura, além de um código de verificação.

Por que o certificado digital é importante para a autenticação? 

É o certificado digital que dá segurança a esse tipo de processo. Existem diversos tipos de certificados, para atender a diferentes necessidades. Entre as principais categorias, podemos citar:

·       e-CPF, identidade digital destinada a pessoas físicas;

·       e-CNPJ, identidade de pessoas jurídicas e atrelado ao CNPJ;

·       NF-e, certificado digital para quem precisa emitir notas fiscais eletrônicas, que permite o reconhecimento da empresa diante dos órgãos públicos.

Quem pode autenticar documentos online? 

Qualquer pessoa que tenha interesse em autenticar os seus documentos pode fazer o reconhecimento de firma digital. Porém, ela precisa ter um certificado digital notarizado. Isto é, a identidade de uma pessoa física ou jurídica reconhecida por um notário.

Se não tiver o certificado digital nessas condições, é possível conseguir por meio de um Tabelionato de Notas credenciado. O processo é gratuito e pode ser realizado tanto de forma online, por videoconferência, quanto presencialmente, conforme comentamos anteriormente.

Quais são os benefícios de fazer autenticação de documentos online? 

É claro que a digitalização de diferentes processos traz, à primeira vista, vantagens como mais rapidez e também menos erros. E, quando o assunto é a autenticação de documentos, os benefícios também são significativos, como a obtenção de validade jurídica para as documentações. Além disso, ela pode oferecer:

Qual é a diferença entre a autenticação e a assinatura eletrônica?

A autenticação e a assinatura eletrônica são conceitos relacionados à validação de documentos, mas têm finalidades e funções distintas. A autenticação é um processo que confirma a veracidade de um documento ou de uma assinatura.

No caso físico, ela é feita por um cartório, onde o tabelião confere se uma cópia é fiel ao original ou se a assinatura foi realizada pela pessoa identificada. Já no meio digital, a autenticação pode envolver senhas, biometria ou certificados para garantir que o usuário tem autorização para realizar determinada ação.

Por outro lado, a assinatura eletrônica é o ato de assinar digitalmente um documento, comprovando a concordância do signatário com seu conteúdo. Ela pode ser simples (como um clique de aceite), avançada ou qualificada, sendo essa última feita com certificado digital ICP-Brasil, que confere valor jurídico ao documento, equivalente ao de uma assinatura manuscrita reconhecida.

Enquanto a autenticação visa verificar a identidade ou a fidelidade de um conteúdo ou ação, a assinatura eletrônica serve para formalizar a concordância de uma parte com um documento. Ambas são usadas para dar segurança e validade jurídica, mas cumprem papéis diferentes em processos físicos e digitais.

E como era feita a autenticação de documento presencialmente?

Antes da digitalização, para se autenticar um documento, era necessário ir até o cartório pessoalmente, levando consigo o documento. Além disso, era preciso que a pessoa reconhecesse firma, isto é, que ela tivesse a sua assinatura atestada no cartório. Dessa forma, ela estava autorizada a autenticar um documento.

Agora, desde o dia 18 de outubro de 2021, os cartórios de notas conectados à plataforma e-Notariado podem reconhecer, ou melhor, autenticar os documentos digitalmente. Eles utilizam a tecnologia blockchain, a mesma usada para validar transações com moedas digitais.

A autenticação de documentos é um processo muito importante para a validação de diferentes procedimentos. É por meio desse mecanismo que pessoas físicas e jurídicas conseguem assinar contratos online e comprovar que as informações no documento são verdadeiras, não apenas para as partes envolvidas, mas também, de forma pública, garantindo mais segurança para que negociações, contratos e até autorizações sejam processadas.

A sua digitalização não é só uma necessidade, mas também mostra uma tendência cada vez maior de trazer a tecnologia para os processos mais burocráticos. Gostou do conteúdo? Aproveite para compartilhar o texto com seus contatos nas redes sociais!