Assinatura Digital: O que é, Como fazer e Tudo que você precisa saber

Já pensou se você pudesse assinar documentos digitalmente em Word e PDF, sem a necessidade de papel, caneta e até idas ao cartório para reconhecer firma? Pois saiba que, com a assinatura digital, é possível liberar a “papelada” de forma prática, segura e, sobretudo, com validade jurídica.

Afinal de contas, como já dizia um famoso ditado: tempo é dinheiro. No mundo dos negócios, essa frase faz ainda mais sentido. Sendo assim, é fundamental contar com ferramentas para otimizar processos.

Interessou-se pelo assunto e quer saber mais sobre assinatura digital? Então, continue a leitura porque preparamos um artigo completo com benefícios e dicas práticas para assinar documentos online. Confira!

Afinal, o que é assinatura digital?

Basicamente, a assinatura digital é uma espécie de identidade no mundo virtual. Com ela, é possível firmar compromissos em documentos digitais com tecnologia capaz de identificar o seu emissor.

Na prática, o processo utiliza diferentes recursos de criptografia para conferir maior segurança e integridade na emissão de documentos eletrônicos. Afinal de contas, com a expansão da tecnologia, grande parte dos arquivos e da emissão de documentos migraram para o ambiente digital, não é mesmo?

A partir disso, a maior disponibilidade de ferramentas tecnológicas contribuiu para a mudança no formato da assinatura de documento digital. Logo, a evolução nesses processos influenciou o desenvolvimento de modalidades de autenticação e assinatura digital de documentos.

Nesse contexto, a assinatura digital permite assinar seus documentos da mesma maneira que as assinaturas manuscritas validam contratos, registros e outros conteúdos que antes existiam apenas em papel.

Contudo, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil, a partir de 2001, tornou-se possível assinar documentos digitalmente. Desde então, essa modalidade de assinatura passou a ter validade jurídica em todo o território nacional.

Além de flexibilizar uma gama de soluções para a rotina de diferentes frentes de trabalho, criar a assinatura digital foi um importante passo para reduzir o uso de papel e contribuir para a preservação ambiental.

Portanto, como vivemos em um mundo cada vez mais conectado, poder contar com esse tipo de solução tecnológica representa inúmeras vantagens para os trabalhadores liberais, autônomos e gestores de empresas. Isso porque a assinatura digital traz a mesma segurança jurídica de documentos autenticados em cartórios.

Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Ambas modalidades de assinaturas são feitas no mundo virtual. No entanto, elas funcionam de formas diferentes e não têm a mesma validade jurídica. Entenda!

Assinatura digital

Em primeiro lugar, a assinatura digital só pode ser realizada por meio de certificado digital no padrão ICP-Brasil. Essa certificação dá mais segurança ao processo porque ele utiliza tecnologia criptográfica para preservar a identidade do signatário.

Além disso, a assinatura digital só é válida quando apresenta as seguintes características:

• • integridade: o documento não pode ser alterado. Caso contrário, a assinatura será invalidada;
  • autenticidade: por meio de chave privada, apenas o autor consegue assinar os documentos digitais. Em teoria, isso atesta que quem assinou o documento é mesmo quem afirma ser;
  • irretratabilidade: assinou está assinado e não dá para voltar atrás. Como o autor usa uma chave privada para cifrar o documento, ele não pode negar a autenticidade depois;
  • validade jurídica: o documento assinado digitalmente é oficial e com força na lei. Na prática, isso significa que ele não pode ser anulado ou alterado sem motivos plausíveis e pautados na lei.

Como você pode perceber, a assinatura digital é ainda mais segura que o nome ou rubrica escrita a próprio punho. Isso porque o manuscrito está sujeito a falsificações e podem ser contestados a partir de uma análise grafotécnica — que considera traço, força aplicada no papel e características dos movimentos.

Em resumo: os documentos assinados digitalmente asseguram mais integridade e proteção aos dados e informações.

Assinatura eletrônica

Por outro lado, a assinatura eletrônica não exige que o signatário tenha um certificado digital. Nessa modalidade, a segurança é determinada por outros fatores que podem ser verificados pela internet.

Geralmente, o sistema utilizado para esse fim faz a conformação de evidências por meio da comprovação da identidade do signatário. Entre as mais relevantes, destacam-se a geolocalização, o endereço IP do equipamento utilizado, a fotografia, a apresentação de documentos oficiais e a assinatura manuscrita.

Diferentemente da assinatura digital, se a assinatura eletrônica for contestada por algum motivo, o signatário precisa comprovar a autenticidade. Ou seja, ela tem apenas a presunção de veracidade, mas que pode ser contestada com a apresentação de provas legais.

Quais áreas podem se beneficiar da assinatura digital? 

Diversos setores podem — e devem! — usar assinatura digital. Isso vale tanto para profissionais liberais como para empresas maiores. A seguir, vamos listar algumas áreas que usam a assinatura digital e explicar como elas se beneficiam da ferramenta.

Área jurídica

Para as empresas ou escritórios de advocacia, a possibilidade de emitir documentos assinados digitalmente traz inúmeros benefícios, tanto para o advogado quanto para os seus clientes e parceiros.

Geralmente, para a validade jurídica usando a assinatura tradicional, ambas as partes teriam que ir até o cartório reconhecer firma. Depois disso, ainda teria a necessidade de irem ao fórum para assinar os documentos e protocolar petições ou consultar autos e processos.

Porém, com a possibilidade de assinar documentos digitalmente na área jurídica, ambas as partes podem simplificar esse trabalho, pois isso será feito no ambiente virtual. Assim, além da economia de tempo e de recursos, ainda há a dinamização do trabalho que o ambiente online oferece. Logo, essa é uma das principais vantagens para os advogados que apostarem no certificado digital para assinar e liberar documentos jurídicos.

Área contábil

De igual modo, os contadores também podem desfrutar das vantagens de usar assinatura digital para otimizar a rotina. Afinal de contas, quem atua nesse ramo também está em constante contato com clientes, empresas, parceiros, fornecedores e órgãos do governo. Sob essa ótica, a possibilidade oferece mais dinamismo e agilidade aos processos para a área contábil.

Somado a isso, também é importante considerar a economia de tempo, o que permite que o profissional e sua equipe possam organizar melhor a rotina. Logo, o tempo economizado pode ser canalizado para outras atividades que necessitam de mais atenção em sua empresa de contabilidade.

Contudo, as vantagens de assinar documentos digitalmente não se limitam apenas a essas. Para quem atua na contabilidade, tais recursos também influenciam diretamente a experiência e o nível de satisfação dos clientes. Afinal, o uso desse recurso torna possível as relações à distância, e de maneira rápida, segura, eficiente e prática.

Área de saúde

A área de saúde é uma das que mais precisam de segurança em todos os processos e envio de documentos. Sendo assim, a emissão de laudos à distância e de receitas médicas por meio de telemedicina são exemplos de situações que necessitam de proteção de dados e informações.

Nesse contexto, o uso de assinatura digital é uma forma segura de evitar problemas comuns, como a falsificação de receitas, pedidos de exames, atestados médicos e até prontuário eletrônico do paciente (PEP).

Tendo em vista a necessidade de zelar pela segurança dos pacientes, portanto, o uso dessas ferramentas tecnológicas na área da saúde possibilita aos profissionais de consultórios, clínicas e laboratórios trabalharem e emitirem seus documentos com muito mais segurança.

Quais são as vantagens da assinatura digital para pessoas jurídicas?

Como você percebeu, as assinaturas digitais são uma tecnologia indispensável na vida dos profissionais liberais. Isso vale especialmente para aqueles que integram as áreas de direito, medicina e contabilidade.

Afinal de contas, independentemente da forma de atuação — presencial ou home office — poder contar com as vantagens de um certificado digital facilita muito o dia a dia.

Porém, além dos benefícios relacionados à autenticidade, segurança e validade jurídica, o privilégio de poder assinar documentos digitalmente traz outras importantes vantagens para quem trabalha com Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Confira!

Redução de custos

Como todo o processo é realizado por meios informatizados, usar essa modalidade de assinatura para documentos digitais proporciona a redução de despesas em vários sentidos. Assim sendo, isso engloba tanto os serviços de advocacia, consultórios médicos e odontológicos como os demais setores que apostam na tecnologia para impulsionar os negócios.

Além de economizar tempo por não precisar ir em cartórios homologar a documentação, esse tipo de assinatura dispensa a necessidade de caixas-arquivos, papéis, impressoras, cartuchos e outros insumos relacionados a cada área profissional. Logo, isso também implica a diminuição de gastos com materiais de limpeza, água, energia elétrica e até mesmo de aluguéis de espaço físico.

Outro ponto relevante é a sustentabilidade atrelada a esse benefício. Quando a sua rotina de trabalho dispensa o consumo de papel e utiliza menos equipamentos elétricos e materiais de escritório, você reduz a utilização de recursos energéticos. Em termos de responsabilidade sustentável, isso é essencial para a preservação ambiental e para elevar a credibilidade de sua marca.

Otimização de processos

Geralmente, ao implementar documentos eletrônicos e priorizar recursos como a assinatura digital no seu fluxo de trabalho, os resultados positivos são logo percebidos. Pois, a partir da implementação dessas ferramentas, pode-se melhorar bastante a eficiência das atividades e dos processos de rotina.

Com o uso da assinatura digital, não será necessário tanto esforço para encontrar os documentos, assiná-los e liberá-los. Isso acontece porque, nessa modalidade de assinatura, ambas as atividades serão feitas em uma única plataforma. Dessa forma, você também consegue mais autenticidade e segurança aos dados, e informações.

Segurança

Conforme já destacado, uma das exigências para assinar documentos digitalmente é integrá-la a um certificado criptografado, que seja emitido por uma Autoridade Certificadora. Esse procedimento preserva a identidade do usuário, a proteção das informações e a autenticidade do documento, o que ajuda também a prevenir fraudes.

Em vias gerais, a utilização de documentos impressos incorre no risco de perda e de diferentes danos causados por sujeiras, rasuras e até mesmo pela ação do tempo. Porém, é possível evitar esses riscos quando se utiliza uma plataforma de assinatura digital, pois os critérios de segurança são de responsabilidade dos algoritmos de criptografia de ponta.

Praticidade

A praticidade é outra vantagem implícita ao uso da certificação digital para assinar documentos. Desde que se tenha acesso a um computador com internet, o signatário pode contar com a praticidade de acessar o documento e assiná-lo quando precisar.

Quais são as vantagens da assinatura digital para pessoas físicas?

Certamente, a opção de poder trabalhar com documentos eletrônicos traz vantagens significativas para a rotina. Além disso, a utilização da assinatura digital ainda facilita a organização, o planejamento, o fluxo de trabalho e possibilita o monitoramento de prazos para liberação dos documentos.

Mas a pergunta que não quer calar é: quais são as vantagens para os clientes, enquanto pessoas físicas, de ter uma assinatura digital? Pois bem, os benefícios são, basicamente, os mesmos dos listados para pessoas jurídicas.

Pensa bem: uma das vantagens de poder assinar documentos digitalmente, por exemplo, é a redução dos riscos de extravios e perdas de documentação importante. Geralmente, empresas têm uma infraestrutura para armazenamento desses papéis.

No entanto, nem sempre, o consumidor sabe muito bem o que fazer com esses documentos. Com a assinatura digital, os dados e informações necessárias são armazenadas online e de forma segura. Então, os proprietários podem acessar quando necessário.

Também é preciso destacar a possibilidade de reduzir burocracias nos processos e melhorar o relacionamento com os clientes. Ao assinar documentos digitalmente, todos os envolvidos nos serviços, acordos, contratos ou documentos eletrônicos podem acessá-los por meio de recursos informatizados, a qualquer hora ou lugar. Isto é, não é necessário que todos se desloquem para um cartório e enfrentam filas para reconhecer firma das assinaturas.

Aliás, vale lembrar que é possível usar a assinatura digital até para fazer a transferência de carros online entre pessoas físicas e jurídicas.

Quais são as possibilidades com a assinatura digital?

Tanto para as pessoas físicas como para as jurídicas, o uso dessa modalidade de assinatura permite várias possibilidades de utilização.

Para quem tem o certificado e-CPF, é possível utilizar serviços como:

• e-CAC, que permite a verificação de sua situação fiscal e abre o acesso para a participação em leilões online da Receita Federal;
• e-Social, que permite o recolhimento do FGTS de funcionários domésticos, consulta de dados do Imposto de Renda;
• para os profissionais liberais, permite a assinatura de documentos eletrônicos, como receitas, exames e prontuários médicos.

Já para os empreendedores, alguns dos serviços liberados com o uso do e-CNPJ são:

• emissão de documentos de arrecadação do Simples Nacional;
• cadastro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI);
• livre acesso ao Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (CNES);
• solicitação de financiamento na Financiadora de Estudos e Projetos (FEP) e afins;
• verificação e acompanhamento de documentos e serviços na Receita Federal.

Como assinar um documento digitalmente?

Em linhas gerais, para assinar digitalmente um documento, o signatário precisa de um certificado digital. Esse certificado é a forma de comprovar a identidade eletrônica de pessoas físicas ou jurídicas. Sendo assim, a certificação digital é conhecida como e-CPF ou e-CNPJ, respectivamente.

Para obter esse recurso e poder assinar documentos digitalmente, é necessário seguir alguns passos. A seguir, vamos mostrar quais são eles. Confira!

Escolha uma Autoridade Certificadora 

A Autoridade Certificadora (AC) é a entidade responsável pela emissão do certificado digital. Esse órgão pode ser público — como Detran e Receita Federal — ou privado.

Defina o tipo de Certificado Digital

Na prática, o certificado digital consiste em um documento digital com os dados do signatário, que pode ser pessoa física ou jurídica. Assim que a identidade digital é criada, os dados serão protegidos por criptografia altamente complexa. Além disso, outro critério de segurança é a criação de uma senha.

Para mais segurança, há duas chaves criptografadas para proteger as informações do arquivo. Uma é a chave pública e a outra privada. Elas são únicas, complementares e são geradas por algoritmos matemáticos complexos.

Além disso, existem vários tipos de certificados digitais, como por exemplo o A1 e o A3

A1

Nesse formato, a sua identidade fica salva no computador, mas pode ser copiada para outras máquinas se for necessário. Aliás, o fato de ser armazenado diretamente no seu dispositivo minimiza os riscos de extravio, sabe? No entanto, vale lembrar que o modelo não é compatível com dispositivos móveis, como celular e tablet.

A3

A principal diferença entre os modelos A1 e A3 está na forma de armazenamento. Enquanto o certificado digital A1 fica salvo no computador, o formato A3 é salvo em um cartão ou token. Sendo assim, a alternativa é ideal para quem precisa de mobilidade.

Além disso, de modo geral, profissionais de saúde e advogados se beneficiam mais do A3. Isso porque esse tipo de certificado é exigido para ter acesso a sistemas e-DOC, assinatura de prontuários eletrônicos e envio de DMED.

Mas tem um ponto importante: a emissão do certificado digital A3 só pode ser feita presencialmente, diferentemente do A1 que tem a opção de videoconferência. Então, se os recursos citados não forem essenciais para você, o A1 pode ser mais interessante.

Reúna a documentação necessária

Para a validação tanto do e-CPF quanto do e-CNPJ, é necessário apresentar alguns documentos de identificação. Essa é uma questão de segurança que visa assegurar que a pessoa que deseja emitir o certificado é mesmo quem diz ser. Os documentos exigidos variam conforme o tipo de certificado digital e o objetivo de uso.

De toda forma, os documentos precisam estar em bom estado de conservação e legíveis. Aquela identidade velhinha e rasgada, por exemplo, não é válida. Além disso, para certificado de e-CPF, apenas o titular pode solicitá-lo. Já o e-CNPJ pode ser requerido por um representante legal cadastrado da Receita Federal. Em ambos casos, procurações não são aceitas.

Use o Certificado Digital para assinar documentos digitalmente

Prontinho! Após cumprir todas as etapas, você já pode usar a assinatura digital em documentos. Para validar arquivos em PDF, basta acompanhar o seguinte passo a passo:

• abra o arquivo no Adobe Reader;
• leia o documento e confirme as informações;
• procure a opção “ferramentas” na barra superior;
• procure o ícone “certificados” e clique em “abrir”;
• nesse momento, aparecerá na barra superior à opção “assinar digitalmente”. Clique no comando;
• role a página até o final do documento e faça um quadrado com o mouse para demarcar o local que ficará a assinatura;
• uma janela se abrirá para você selecionar o seu certificado digital. Após selecionar, clique no botão “continuar” e, em seguida, em “assinar”;
• Pronto! O documento em PDF foi assinado digitalmente.

O processo de assinatura digital no Word é um pouco diferente. De toda forma, o passo a passo também é bem simples:

• abra o arquivo no Microsoft Word;
• leia o documento e confirme as informações;
• abra o menu “arquivos”;
• selecione a opção “informações”;
• clique no botão “proteger documento”;
• selecione “adicionar uma assinatura digital”;
• uma janela se abrirá para preencher algumas informações como “tipo de compromisso” e “objetivo da assinatura deste documento”;
• verifique se o certificado digital selecionado está correto. Caso não esteja, basta clicar no botão “alterar” e procurar nos arquivos do computador a assinatura desejada;
• se estiver tudo certo, basta clicar no botão “assinar”.
• pronto! O documento em Word foi assinado digitalmente.

Em resumo: a assinatura digital é uma realidade na rotina de muitas profissões, sobretudo para as áreas que dependem da constante liberação deles para os clientes e parceiros de negócios.

Nesse sentido, obter um certificado digital é fundamental para assinar os documentos digitalmente de forma prática, segura e com validade jurídica. Portanto, escolha uma Autoridade Certificadora e solicite a solução para otimizar os processos do dia a dia.