Com as novas tecnologias, várias tarefas da rotina da contabilidade deixaram de ser realizadas manualmente e passaram a ser executadas em programas e plataformas que integram informações de diferentes áreas, permitem automatizar processos, reduzem as chances de erro e possibilitam ter uma visão clara e rápida de vários aspectos relacionados ao serviço de contabilidade. Além de ajudar a manter o trabalho organizado, elas melhoram a experiência dos clientes e contribuem para o desenvolvimento do negócio. Conheça 10 ferramentas para contadores que não podem faltar no seu escritório.

Ferramentas para contadores prestarem serviços para empresas clientes

1. Certificado Digital
Indispensável para o trabalho do contador, ele é necessário para acessar os sistemas eletrônicos dos órgãos governamentais na internet para prestações de contas das empresas clientes, comprovando a identidade do usuário e a integridade das informações transmitidas por meio de criptografia.
Além disso, ele permite assinar digitalmente documentos eletrônicos com validade jurídica, como contratos. O que torna desnecessário o deslocamento até um cartório e a despesa para reconhecer firma. Para o serviço de contabilidade, o mais indicado é o certificado digital e-Contador, que é a identidade digital exclusiva para contadores com registro profissional.

2. Sistema de Gestão Contábil
São programas que permitem a automatização de rotinas contábeis, tornando possível integrar tanto informações contáveis e fiscais quanto a folha de pagamento a partir de arquivos em diversos formatos emitidos por diferentes sistemas. Eles possibilitam até entregar várias obrigações das empresas para os órgãos governamentais.
Tudo isso traz muito mais confiabilidade para os serviços de contabilidade prestados para as empresas clientes e possibilita executá-los mais rapidamente, pois torna desnecessário digitar um grande volume de informações, o que levaria tempo e seria passível de erros.
Existem opções de sistema de gestão contábil tanto para instalação local em um computador quanto para uso na nuvem. O que permite o acesso de qualquer lugar e a todo momento, viabilizando, inclusive, fazer o trabalho de contabilidade em home office mantendo a segurança das informações dos clientes.

3. Emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
São sistemas para emissão de Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-e) para empresas clientes em que o transporte de cargas faz parte das atividades realizadas. Eles fazem o cálculo de impostos automaticamente e permitem até a integração com sistema de gestão empresarial.
Existem emissores que podem ser instalados localmente ou para uso em nuvem. O que torna possível preencher e emitir o CT-e de qualquer local e por vários tipos de dispositivos, seja computador, tablet ou celular.

4. Controle de Notas Fiscais Eletrônicas
Existem sistemas na nuvem que podem controlar as notas fiscais emitidas pelas empresas clientes. Eles permitem consultar e baixar todos os XMLs das empresas clientes diretamente da SEFAZ e prefeituras, bem como armazená-las e até imprimi-las, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais relacionadas.

5. Gestão de documentos contábeis e fiscais - São sistemas que auxiliam na gestão de documentos contábeis e fiscais, permitindo tanto o armazenamento e organização deles quanto a disponibilização para os clientes, seja por meio digital ou físico. Além disso, é possível monitorar os prazos de entrega de forma automática, bem como o encaminhamento de demandas dos clientes diretamente para os responsáveis.
Há vários sistemas de gestão de documentos contábeis e fiscais disponíveis em nuvem, com recursos que garantem a segurança das informações das empresas clientes. Inclusive com a possibilidade de fazer backup de todos os documentos armazenados na nuvem.

6. Instalação e atualização de aplicativos do governo
Existem sistemas que permitem instalar e manter atualizados automaticamente os aplicativos do governo que você precisar utilizar para os serviços de contabilidade. Eles também atualizam os índices necessários para entregar determinadas declarações sem você precisar verificar cada um deles nos sites do governo. Ou seja, facilita o trabalho e otimiza o tempo.

 

Ferramentas para contadores gerirem o próprio negócio

Além de oferecer um serviço de qualidade para os seus clientes, é necessário estar atento ao próprio negócio. Fazer uma boa gestão é fundamental para o sucesso, independentemente do tamanho do seu escritório de contabilidade. Veja algumas ferramentas para contadores que auxiliam na administração do negócio:

1. Comunicação com Clientes e Prospects
Comunicar-se de forma eficiente é fundamental para o serviço do contador. Os apps de comunicação instantânea, como WhatsApp Business, Telegram e Signal, podem ser canais importantes para contactar clientes rapidamente e estreitar relacionamento, além de ser ferramenta profissional para se relacionar com prospects. É possível, inclusive, criar respostas automáticas e obter estatísticas sobre as mensagens que foram enviadas, entregues e lidas.

2. Videoconferências
É importante humanizar as reuniões e facilitar a comunicação com os clientes e entre a equipe, principalmente quando há pessoas trabalhando em home office. Existem diversas ferramentas que possibilitam fazer videochamada com várias pessoas ao mesmo tempo, como Zoom, Google Meet, Teams e Skype.
Todas as ferramentas para videoconferência podem ser acessadas tanto pelo celular quanto pelo computador ou tablet. A maioria tem versão para uso gratuito, geralmente com menos funcionalidades, e uso pago, que oferecem uma série de recursos extras. Quase todas permitem, inclusive, gravar as reuniões.

3. Planejamento, execução e acompanhamento de tarefas
Diferentes plataformas, como Trello, Slack e Asana, ajudam na organização de tarefas. Você pode, por exemplo, criar quadros para cada mês com as respectivas demandas, atribuir responsáveis e acompanhar o cumprimento delas. Essas plataformas ficam na nuvem, permitem compartilhar arquivos e até a integração com outras que armazenam documentos, como o OneDrive e o Google Drive.
Outra opção é o Google Workspace, um pacote de ferramentas de escritório criado pelo Google em uma plataforma na nuvem. Ela reúne editor de texto, planilha, apresentações, agenda, e-mail, chat e videoconferência em um só lugar, permitindo o trabalho colaborativo entre os membros da equipe e com clientes. A plataforma tem pacotes flexíveis, de acordo com as necessidades de cada empresa.

4. Sistema de gestão integrado (ERP) - É um sistema que integra vários setores, como recursos humanos, finanças e vendas. O que permite, por exemplo, aprimorar processos, automatizar tarefas, controlar fluxo de vedas, gerenciar pagamentos, analisar metas e desempenho, cumprir obrigações fiscais. Como ele, você poderá verificar, facilmente, o que precisa ser ajustado.

 

Conteúdos relacionados no site da Serasa Experian